7 dicas para reduzir seus custos em TI com a tecnologia

Como reduzir custos em TI? Em uma era em que quase tudo é feito por via computacional, não dá mais para se manter “analógico”.

O problema é que muitas empresas investem errado em TI, trazendo aplicações redundantes, sem escalabilidade ou que se sobrepõem a outros sistemas.

Hoje você vai entender como a inovação em serviços de TI é crucial para o sucesso das organizações. Além disso, vai conferir alguns exemplos de uso da tecnologia para conciliar eficiência, velocidade e gestão de custos, bem como os benefícios dessas práticas de atualização!

Boa leitura!

Quais são os principais tipos de inovação?

Existem inúmeras formas de inovar e reduzir custos em TI. Abaixo, você confere 7 dicas fundamentais para esse caminho.

1. Coloque a migração para nuvem como 1º ordem na empresa

A nuvem é a chance das empresas de obter mais segurança para os arquivos e eliminar a perda de documentos por extravio ou danos físicos. Além disso, é uma oportunidade de digitalizar processos e oferecer mais flexibilidade, possibilitando que diversos assuntos sejam resolvidos pelos colaboradores no aeroporto, em casa ou mesmo no trânsito.

Nessa perspectiva, a computação em nuvem também representa o marco zero na eliminação de custos com papel, impressões e digitalizações. Também traz recursos que otimizam o quantitativo de mão de obra e diminui os custos em TI por conta do excesso de equipamentos locais.

2. Não abra mão da automação de processos

Investir em processos automatizados não significa gastar mais em TI. Ao contrário, significa trocar altos gastos permanentes por outros, que resultam em queda de despesas em muitas áreas diferentes em longo prazo.

Estamos falando no trabalho com Big Data para melhor conhecer o cliente e fazer campanhas de marketing mais precisas. Estamos falando também no uso da realidade virtual para economizar com visitas externas (caso de uma imobiliária, por exemplo).

3. Estude a viabilidade de adoção do BYOD

BYOD é a sigla para Bring Your Own Device (“Traga seu Próprio Dispositivo”). Trata-se da possibilidade de que os funcionários acessem os sistemas da empresa com seus próprios smartphones.

O BYOD, assim como o teletrabalho (que veremos abaixo) implica na profunda redução de custos em TI (hardware), o que faz diferença no ROI da área tecnológica.

4. Amplie suas políticas de estímulo ao home office

Há alguns anos, um professor de Economia da Universidade de Stanford analisou em ambiente controlado a diferença de desempenho entre os funcionários que trabalhavam in company e os que atuavam remotamente.

O resultado foi o surpreendente percentual de 13% a mais de produtividade aos que faziam home office, além de um aumento de lucro da empresa na casa dos 22%. Em um contexto em que cada centavo faz diferença, 22% de lucro excedente pode representar o limiar entre liderança de mercado ou estagnação.

A razão para essa performance financeira é que, além da maior produção, profissionais em home office reduzem a pressão pelos investimentos em infraestrutura de TI, como ativos de rede e hardware.

5. Cogite recorrer ao Desktop as a Service

Você certamente já ouviu falar em digitalizar servidores ou aplicações. Mas já pensou em digitalizar seus PCs para reduzir custos em TI?

Chamado de PC as a Service (PC com Serviço), Desktop as a Service (Desktop como Serviço) ou Device as a Service (Dispositivo como Serviço), esse modelo de entrega de serviços computacionais consiste em recorrer a fornecedores de desktops virtuais hospedados em nuvem, com contratação por assinatura.

Nesse formato, há uma infraestrutura de desktop virtual de back-end, na qual máquinas virtuais executam sistemas operacionais de PCs, permitindo que você tenha máxima capacidade computacional (de memória e processamento).

A vantagem? Você não precisa mais gastar muito com computadores superpotentes. Um simples thin client (chamado popularmente de “terminal burro”, pelas suas limitações) resolveria seus problemas e jogaria seus custos em TI ao chão.

6. Promova o outsourcing de alguns serviços

Já é ponto pacífico na maioria das empresas mundiais que a centralização de toda a infraestrutura de TI (e de seus serviços correlacionados) enfraquece a organização, aumentando os custos em TI.

Imagine, na prática, gastar milhões em servidores, ativos de rede e computadores. Imagine também, em seguida, sacrificar o capital de giro com dezenas de licenças de software, além de comprar pacotes de atualização e aplicações de segurança.

Pense também em ter que manter uma extensa equipe de help desk para atendimento ao público interno, bem como outra de monitoramento e gestão de incidentes críticos. Não dá para esquecer-se dos fins porque todo o esforço empresarial está focado nos meios. Essa constatação, por si só, justifica o outsourcing de TI.

Por mais que muitos gestores não se deem conta disso, o investimento em hardware, software e equipes imensas de TI é muito mais pesado do que o de contratar uma parceira em serviços de tecnologia. Um especialista externo, capaz de prover serviços de monitoramento, gestão de segurança da informação e help desk, por exemplo.

Quanto custa o melhor profissional do mercado em segurança de dados? A terceirização é uma forma de ter dentro da companhia os melhores profissionais, sem ter que se preocupar com gestão de folha ou custos trabalhistas. É uma maneira inteligente de derrubar os custos em TI.

7. Internalize a assinatura eletrônica na cultura de seus processos internos

Por mais resistente que seja o empresário ou o gestor, não há como retardar a digitalização dos processos corporativos, independentemente do segmento e do porte da empresa. Por mais incompreensível que pareça à primeira vista, reduzir custos em TI não quer dizer parar de investir em TI, e sim investir corretamente.

Quem insiste em gerir o administrativo da empresa como se fazia nos anos 30 (com caneta, papel, pastas A/Z e pilhas de papéis) acaba, nos dias de hoje, gastando muito mais com serviços de informática do que se implantasse uma solução definitiva para abolir o papel na organização.

São sucessivas digitalizações (para digitalizar o que já deveria ter nascido digitalizado), gastos incessantes com toners (por conta das inúmeras impressões de documentos que chegam de parceiros e clientes que já atuam exclusivamente em nuvem), além uma infraestrutura de computadores que nem precisaria existir se a organização estivesse apoiada em servidores virtuais.

O pior é que esse “apreço ao papel” gera inúmeros prejuízos. A RE/MAX, por exemplo, rede imobiliária que atua em mais de 100 países, reduziu em 80% o tempo de coleta de assinatura de contratos trocando a assinatura manuscrita pela firma eletrônica. Já no preenchimento de documentos da Salesforce, gigante mundial de softwares, o que demorava 5 dias passou a ser feito em 24 horas.

Na área de TI pode se usar para contratos com fornecedores, assinatura de entrega de devices, reembolso, autorização de compra de um novo servidor e muitos outros casos de uso. A assinatura eletrônica é, portanto, um caminho inteligente para não somente reduzir custos em TI, mas também de todo o fluxo de processos na empresa.

Quais são os desafios das empresas que não apostam em inovação?

Uma empresa que insiste em não apostar em inovação inevitavelmente fica para trás em relação às vanguardistas, que colocam a TI no centro de sua política de inovação.

Em um momento em que os clientes são cada vez mais “digitais”, o mundo dos negócios também precisa se adequar. E o primeiro passo para isso é eliminar de vez a tramitação de papel na organização, o que deixa a empresa lenta, pesada, ineficaz e custosa.

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