A tecnologia e o modo como as pessoas interagem por meio dela estão mudando o mercado. A Transformação Digital está em todos os lugares e aderir a ela permite que as empresas saiam na frente no mercado, melhorando os negócios e a relação com os clientes. O mesmo ocorre com o setor da Educação, principalmente, com a implementação do Diploma Digital.

Por determinação do Ministério da Educação (MEC), a emissão e registro de diplomas para graduação será 100% digital. De acordo com a portaria nº 1.095, publicada no dia 26 de abril, as instituições de Ensino Superior têm até 180 dias para se adequar às novas regras.

O Diploma Digital é um documento que deverá ser emitido, armazenado e só existirá digitalmente, com o uso de serviços de nuvem. A validade jurídica do documento será devido a assinatura com certificação digital e carimbo de tempo na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, conforme os parâmetros do Padrão Brasileiro de Assinaturas Digitais – PBAD e o uso dos demais dispositivos da publicação (saiba mais clicando aqui).

Apenas para fins decorativos, será permitida a inserção da imagem das assinaturas físicas na impressão em papel, porém, a validade jurídica constará apenas no Diploma Digital.

A medida foi tomada para ajudar as instituições a conterem os riscos de fraude e, por consequência, ter mais segurança nos procedimentos internos.

O termo de responsabilidade deve ser registrado com assinatura eletrônica, de acordo com o descrito em Lei (veja aqui), pelas instituições. Já o diplomando não deverá assinar o documento e continua com o direito de gratuidade na primeira via solicitada.

A partir disso, as instituições deverão publicar no Diário Oficial da União, as informações sobre os diplomas registrados, assim como manter um cadastro detalhado desses documentos para consulta pública.  Também haverá a responsabilidade de cancelar os diplomas em situação irregular.

Em vista desse novo cenário digital no cotidiano das instituições de ensino superior, chegamos a um assunto importante: Transformação Digital.

Esse termo é utilizado para o novo momento tecnológico que vivemos, no qual temos a disposição diversas ferramentas digitais que podem melhorar os processos das empresas. Como foi explicado pelo MEC, um exemplo é justamente o Diploma Digital, que poderá ajudar as instituições de ensino a se protegerem contra fraudes e riscos.

Um dos primeiros passos para essa Transformação Digital é o uso de assinatura eletrônica, que pode ajudar a sua empresa a ter processos mais rápidos e eficazes. Diminuindo algumas etapas, como impressão, envio por motoboy, extravios, perdas por acidentes, ou até a espera por presença física em um lugar específico para assinar. Tudo isso acelera a finalização de um documento.

Além disso, com a assinatura eletrônica da DocuSign é possível acompanhar todo o trajeto do documento digital, como com quem está, se foi editado pela pessoa e quando foi assinado.

Então, chegamos a questão de segurança, pontuada pelo MEC. Com todos esses registros é possível verificar a validade das assinaturas juridicamente (saiba mais sobre isso aqui). Principalmente, porque a DocuSign oferece algumas ferramentas para a validação:

  • A criptografia é usada para proteger a visualização do documento por qualquer pessoa, o que certifica a integridade do documento;
  • O algoritmo de dispersão é uma espécie de chave do código que torna o PDF ilegível, que também ajuda na manutenção da integridade do documento;
  • O carimbo de tempo é utilizado para confirmar quando ocorreu a assinatura, com hora e data;
  • Restringir o acesso ao documento já é o suficiente para a segurança da integridade do arquivo, por isso é necessário um sistema de autorização para acesso eficiente, com SMS, código de voz e autenticação em pessoa.

A DocuSign já falou anteriormente aqui no blog sobre como oferecer matrículas e rematrículas de modo 100% digital, veja aqui. Também temos um texto com dicas de como tornar sua universidade digital, aqui.

Se interessou pela assinatura eletrônica da DocuSign? Que tal fazer um teste gratuito por trinta dias? Clique aqui e saiba mais. Conheça também toda a suíte de produtos DocuSign Agreement Cloud.

Caso sua instituição de ensino ainda não sabe como se adequar à nova portaria do MEC, converse com nossa equipe de vendas para te ajudar a implementar as assinaturas eletrônicas e o Diploma Digital.