Com a busca contínua pelo aumento da produtividade aliada à elevação dos lucros, a otimização de processos vem se tornando um dos principais objetivos de qualquer empresa. Atualmente, existe uma série de meios para conferir maior dinamismo e fluidez às atividades desenvolvidas em um negócio, principalmente no que se refere às suas tarefas operacionais. Isso é possível em razão das diversas técnicas organizacionais e ferramentas tecnológicas disponíveis.

Tendo isso em vista, é fundamental que a companhia busque estratégias que sejam capazes de reduzir o tempo destinado à execução das tarefas operacionais ao longo da cadeia produtiva. Para ajudar você a colocar em prática essa empreitada, separamos 6 ações poderosas.

Continue a leitura e descubra agora mesmo o que é possível ser feito!

Mapeie seu negócio

A primeira ação necessária para reduzir o tempo gasto com tarefas operacionais na empresa é a realização de um mapeamento altamente detalhado sobre todas as atividades que são desenvolvidas e as funções dos colaboradores envolvidos na estrutura organizacional do negócio. Ao realizar esse levantamento, é possível saber exatamente como a companhia funciona em todos os setores que a compõem.

Para isso, é fundamental que a corporação utilize ferramentas capazes de identificar os elementos e os processos que estruturam toda a sua cadeia produtiva. Vale a pena, por exemplo, apostar na distribuição de questionários e na realização de entrevistas que identifiquem a percepção dos funcionários sobre o funcionamento da empresa, assim como implementar canais que coletem informações com relação à experiência dos clientes

Delegue tarefas

Após a etapa de mapeamento dos setores e processos que compõem o negócio, é possível observar e analisar as suas características e formatos de funcionamento. Com base nessas informações, a equipe gestora tem condições de identificar eventuais sobrecargas de trabalho em relação aos seus colaboradores e, então, organizar de forma mais adequada a distribuição das atividades operacionais que fazem parte do seu cotidiano.

É fundamental que a distribuição dessas tarefas leve em conta não apenas as demandas organizacionais que foram identificadas no mapeamento efetuado, mas também os variados perfis profissionais dos funcionários que constituem o seu quadro. Dessa maneira, os gestores são capazes de delegar funções e afazeres de acordo com as competências específicas de cada um dos seus colaboradores, o que confere maior eficiência à dinâmica de trabalho em curso.

Estabeleça metas

aumento da produtividade relativa às operações que  são efetuadas em um negócio está associado de modo direto à definição de metas que possam, de fato, ser alcançadas pelos funcionários da companhia. Isso porque o estabelecimento preciso desses objetivos contribui para direcionar a atuação dos colaboradores da companhia, que, ao se tornarem cientes das demandas específicas do negócio, tendem a se empenhar na busca pelo seu alcance.

Portanto, é muito importante que, em conjunto às equipes, os gestores discutam as necessidades específicas dos seus setores e determinem os meios mais apropriados para saná-las. Tudo isso deve ter como base a política institucional da empresa. A partir daí, é possível fixar metas de diferentes alcances, como as gerais — da companhia como um todo —, de cada departamento e dos profissionais envolvidos nas diversas tarefas operacionais.

Promova a comunicação interna

Um dos principais obstáculos para estabelecer a efetividade produtiva de um negócio é a sua ineficiência comunicacional. Quando há falhas na comunicação entre os funcionários da empresa, podem ocorrer erros operacionais com graus de gravidade variados, de modo que todo o fluxo de trabalho pode ser comprometido. Nesse cenário, o tempo demandado para desenvolver as atividades laborais tende a aumentar consideravelmente, o que tende a gerar prejuízos para a companhia.

Esses entraves podem ser evitados com a implementação de processos de comunicação interna que otimizem a troca precisa de informações entre os colaboradores da empresa. Para isso, é essencial que sejam criadas e divulgadas normas comunicacionais objetivas e inequívocas. Dessa forma, além da criação de uma normativa que contenha os procedimentos que devem ser seguidos, é recomendável que a companhia invista em ferramentas que melhorem a comunicação, como a computação em nuvem.

Automatize processos

automação empresarial é uma prática crucial para diminuir o tempo exigido para executar tarefas operacionais, uma vez que a substituição de atividades manuais por procedimentos automáticos reduz — ou até extingue — erros e aumenta a eficiência dessas operações. Com tal implementação, os profissionais têm a oportunidade de se dedicar a outras demandas da companhia, tornando-se mais produtivos em sua rotina de trabalho.

Atualmente, existe uma série de recursos tecnológicos que contribuem para a automatização de processos em uma empresa, tornando-os mais rápidos e precisos. Entre essas ferramentas utilizadas estão o Big Data, o sistema CRM, as plataformas em nuvem, o sistema ERP, o e-mail marketing e os contratos eletrônicos. A opção pelas tecnologias mais apropriadas vai depender das tarefas operacionais desempenhadas e dos objetivos específicos do negócio.

Utilize a assinatura eletrônica

A automatização de processo só é implementada de forma plena quando a empresa adota dispositivos tecnológicos que vão além dos procedimentos internos relativos à cadeia produtiva da empresa. É nesse contexto que a assinatura eletrônica torna-se um poderoso aliado da otimização das tarefas operacionais de um negócio, uma vez que essa ferramenta permite que uma transação seja fechada a qualquer momento e a partir dos mais diversos locais.

O uso desse recurso agiliza o fluxo de tramitação de documentos, possibilitando que tanto a movimentação interna de arquivos entre os colaboradores quanto as negociações com clientes sejam realizadas com rapidez e comodidade, sem a necessidade de deslocamento dos envolvidos no processo. Como se não bastassem essas vantagens, tudo é feito com o mais elevado nível de segurança, sem riscos de fraudes ou extravios, e dentro da legalidade jurídica.

A otimização das tarefas operacionais que são desenvolvidas no interior de um negócio é uma ação essencial para aumentar a produtividade e possibilitar o crescimento no nicho mercadológico em que atua. Em um universo corporativo caracterizado pela alta competitividade entre as empresas, corporações que investem em processos mais eficientes ficam à frente da concorrência e tendem a alcançar maiores índices de lucros.

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