Como cobrar um cliente: conheça 5 dicas de agilidade e eficiência

Um homem de pé se inclina para usar seu laptop na mesa

A maior parte da geração da receita de uma empresa resulta dos pagamentos — muitos feitos em parcelas — que os consumidores efetuam pelos produtos ou serviços que adquirem do estabelecimento comercial.

O problema é que nem sempre os compradores se mantêm em dia com as obrigações financeiras que assumem diante dos seus credores. É, então, que a companhia deve fazer as cobranças. Mas, como cobrar um cliente com eficiência?

É sobre essa verdadeira pedra no sapato dos gestores que vamos tratar no post de hoje. Para otimizar os processos de cobrança e, ao mesmo tempo, conferir maior efetividade, elencamos 5 ações infalíveis.

Colocando essas dicas em prática, a empresa não apenas conseguirá cobrar os seus clientes com mais agilidade, como poderá implantar uma cultura voltada para diminuir a inadimplência e maximizar as receitas. Confira agora mesmo!

1. Acerte o tom comunicativo

O diálogo é a base de qualquer acordo. E essa máxima não se altera quando se trata de cobrar clientes que estão com pagamentos em atraso. Na verdade, é justamente a comunicação adequada que abrirá o caminho para que o consumidor quite a sua dívida. Por isso, é fundamental equilibrar o tom comunicativo da cobrança, de modo que ele não soe como ofensivo, mas também não seja pouco assertivo.

O ideal é naturalizar o máximo possível a interação com o consumidor, ou seja, abordar o cliente com empatia, respeito, tolerância e paciência, demonstrando entendê-lo. Ao mencionar a existência do débito, é importante que a empresa enfatize que compreende a ocorrência de imprevistos e, por isso, em conjunto ao consumidor, quer buscar a melhor alternativa para que o pagamento seja feito, normalizando a situação.

2. Digitalize os documentos

Quanto mais facilitados forem os procedimentos de pagamento praticados pela empresa, maiores são as chances de os clientes pagarem o que estão devendo. Dessa maneira, é essencial que a companhia disponha de um sistema informatizado que opere com documentos digitais que possam ser rapidamente disponibilizados aos consumidores por diferentes canais de atendimento. No caso das vendas remotas, essa opção torna-se uma obrigação.

Assim, quando o negócio opera com contratos eletrônicos, como os smart contracts, pode rapidamente sanar eventuais dúvidas dos clientes quanto às suas dívidas, buscando as informações do acordo na plataforma contratual automatizada. Também é crucial que a companhia ofereça boletos digitais que podem ser enviados via e-mail ou WhatsApp, conforme a preferência do consumidor.

3. Automatize o processo de cobrança

Tanto nos casos de transações com quitações parceladas quanto nas aquisições que envolvem pagamento recorrente, a automação do processo de cobrança tem condições de gerar dois efeitos bastante positivos: prevenir a inadimplência e agilizar os trâmites para que o cliente, já em atraso, quite o débito. A seguir, abordamos as principais ferramentas que auxiliam a efetuar essa dupla função.

Envio de lembretes

Muitas vezes, o consumidor atrasa o pagamento de uma conta simplesmente porque ele se esquece dela. Uma ferramenta que evita a ocorrência desse tipo de situação e serve ainda para cobrar os clientes que ainda não pagaram o débito é o lembrete automático. O envio de mensagens com a referência, o valor e o prazo do que deve ser pago pode ser feito por e-mail, SMS, WhatsApp; enfim, por todos os canais digitais usados pela companhia.

Disponibilização de agente virtual

Consiste no modelo de atendimento que utiliza princípios de funcionamento e práticas operacionais da robótica para possibilitar a interação com clientes via canais de atendimento de texto ou por voz. No processo de cobrança, a solução é útil tanto para atualizar o consumidor com relação aos pagamentos que devem ser feitos quanto para tirar dúvidas e orientar sobre os procedimentos necessários à quitação.

Uso de chatbots

Trata-se de um software que usa a integração de dados presentes na base informatizada da empresa para interagir de modo natural com o cliente via chat. A sofisticada inteligência artificial que caracteriza esse recurso permite repassar ao consumidor informações sobre os débitos que tem, assim como direcioná-lo para as alternativas de negociação e formas de pagamento disponíveis.

4. Diversifique o recebimento

Investir na diversificação dos formatos de recebimento tende a facilitar as quitações das dívidas, já que proporciona mais alternativas para os clientes, incluindo os que ainda não fizeram a quitação em razão de eventuais dificuldades com o meio utilizado para pagar. Vale disponibilizar o pagamento via transferência e depósito bancário, boleto, cartão de crédito, cartão de débito, dinheiro etc. Lembre-se de que é essencial receber.

E, claro, sempre que possível, é necessário utilizar a tecnologia para aprimorar os processos de recebimento, facilitando a vida dos clientes. Uma solução tecnológica de alta eficiência, sobretudo para cobranças simples, é o DocuSign Payments. Trata-se de um conjunto de recursos de interface extremamente amigável que oferece suporte para operar com diversos portais de pagamento, como Google Pay, Apple Pay e os principais cartões de débito e crédito.

5. Ter abertura para negociações

A inadimplência de clientes é uma condição frequente, agravada em períodos de crise financeira, devendo ser tratada com atenção pela empresa, já que pode prejudicá-la significativamente. Portanto, para evitar a ocorrência de prejuízos, a companhia precisa se dispor a negociar com o consumidor, de forma a facilitar que ele quite a sua dívida e, na medida do possível, sejam mantidas as receitas previstas.

Com o uso das plataformas automatizadas de negociação de dívidas, a empresa pode definir determinadas alternativas e condições para que o cliente efetue o pagamento. Além de aceitar propostas de renegociação, a companhia tem a opção de sugerir a redução ou a eliminação dos juros de atraso, o parcelamento do montante da dívida por meio de cartão de crédito e até mesmo o oferecimento de descontos quando a quitação for à vista.

A cobrança está longe de ser a tarefa de maior facilidade entre os processos comerciais. Contudo, quando a empresa sabe como cobrar um cliente, é capaz de tornar essa prática menos problemática e mais eficiente, preservando a receita do negócio. Com o uso de soluções de gestão documental que centralizam o trabalho e de ferramentas que facilitam o pagamento, os índices de inadimplência da companhia têm tudo para cair drasticamente.

Agora que você já sabe como cobrar, entre em contato com a DocuSign e conheça as ferramentas que vão ajudar a acabar com a inadimplência dos seus clientes!

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