Quando se trata de processos burocráticos, o Brasil é campeão: ganha de nada menos que 119 países ao redor do mundo! É o que confirma o relatório Burocracia nos Negócios, da Endeavor. Não é de se espantar, assim, que 77% dos brasileiros considerem o país muito burocrático — como revela um estudo da Confederação Nacional das Indústrias (CNI). E nada de achar que a burocracia está apenas no governo, porque, na verdade, ela também está mais que presente nas empresas.

O grande problema é que processos burocráticos acabam dificultando a realização de serviços, estimulando controles avulsos, elevando os custos operacionais e desperdiçando uma boa dose de tempo. Resumindo: emperram qualquer empresa. Com este post, esperamos contribuir para que você elimine a burocracia do seu negócio ao implementar processos mais fluidos, ágeis e eficientes. Então vamos lá?

Coloque a automatização para rodar

Para ganhar agilidade nos processos, um caminho é certeiro: adotar tecnologias para automatizar tudo aquilo que não precisa ser feito por uma pessoa. Do primeiro atendimento ao telefone à emissão do balanço patrimonial, é mais que possível encontrar formas de colocar os processos para correr por conta própria.

E o melhor é que, com a automatização, você não ganha só velocidade, mas também mais segurança para os dados que transitam via sistemas. A centralização das informações em softwares de gestão contribui para melhorar a capacidade de decisão e preparar sua empresa para bloquear riscos e aproveitar oportunidades de mercado.

Invista em documentos eletrônicos

O uso excessivo de papel é um dos grandes motivos para a burocracia surgir nas empresas, tornando o trabalho de todos mais difícil e repetitivo. Quando não existiam opções, tudo bem. Nessa época, os arquivos de papel eram enormes e levavam uma eternidade para serem organizados. Encontrar um determinado documento em meio a toda essa confusão era quase impossível. Mas aí veio a tecnologia.

Hoje, a gestão de documentos eletrônicos permite que se armazene absolutamente todo o conhecimento da empresa de forma segura e virtual. O uso de tecnologias como a criptografia de dados garante a integridade e a procedência de cada documento, enquanto a virtualização dos arquivos amplia a capacidade de armazenamento e o resgate de informações, que podem ser categorizadas de acordo com as necessidades da empresa.

Mas e as assinaturas? Também avançamos muito nesse tema. Nada de perder tempo validando pilhas e pilhas de papéis, um a um. Agora é possível reduzir esforços e otimizar a produtividade com as assinaturas eletrônicas. Nada de canetas especiais ou horas despendidas com rubricas em contratos. A assinatura eletrônica é inserida em cada documento em questão de segundos, garantindo a devida validade jurídica. Simples, não?

Horizontalize os processos

Quanto mais níveis hierárquicos a empresa tem, maior é a tendência ao desenvolvimento de processos burocráticos em virtude das camadas de aprovação. Se um analista tem que passar por 3 ou 4 cargos de chefia para obter um simples sim para uma compra, o negócio perde velocidade e produtividade.

A estrutura horizontal elimina esse problema, pois empodera as pessoas, suscita o senso de responsabilidade e diminui as barreiras ao consentimento e à troca de ideias. E sabia que até a estrutura física pode se tornar horizontalizada? Para isso, basta eliminar paredes e portas, incentivando a interação entre os colaboradores. Faça o teste e tire suas próprias conclusões!

Diminua a troca de e-mails

Se você considerar quanto tempo um e-mail pode demorar para ser respondido e quantos e-mails são necessários para se chegar a uma decisão, logo verá que esse recurso pode estar emperrando diversos processos que, na verdade, poderiam ser mais ágeis. Que tal interação em tempo real?

É por isso que as soluções de colaboração na nuvem (como sistemas de gestão de projetos) estão em alta. Elas diminuem distâncias, permitem uma comunicação ágil e assertiva e ainda mantêm todos os registros sobre o que vem sendo desenvolvido. Por meio dessas ferramentas, você acompanha a produtividade da equipe, vê quanto está sendo gerado de valor para a empresa e quais atividades faltam para se cumprir determinado objetivo. Trata-se de uma forma fácil e intuitiva de manter o time conectado e focado.

Reduza o tempo das reuniões

Sabe aquelas reuniões que duram horas e horas, mas não trazem nenhum tipo de resultado? Sempre é tempo de acabar com isso! Melhore seu foco ao transformar as reuniões em conversas pontuais diárias, com pautas curtas e previamente definidas. Peça que as pessoas preparem perguntas, defina rapidamente o que deve ser feito e deixe que, no dia seguinte, venham os questionamentos.

A lógica por trás disso é mais que direta: quanto mais longas são as reuniões, maior é a tendência à dispersão. E como a quantidade de participantes também influencia na qualidade das discussões, o ideal é convocar apenas quem realmente pode contribuir.

Treine mais e monitore menos

Por incrível que pareça, autonomia ainda é uma palavra desconhecida para muitos gestores, que preferem manter a equipe sob vigilância e cobrança constantes. O detalhe é que essa postura não só coloca muita pressão no ambiente de trabalho como o gestor acaba não cumprindo com suas obrigações e aumentando a burocracia ao exigir que tudo passe por ele.

Para acabar de vez com esse entrave, a gestão precisa entender que uma empresa ágil e eficiente empodera seus funcionários, investindo em equipes autogerenciáveis e oferecendo treinamentos que auxiliem na tomada de decisões, no comprometimento e na execução de tarefas estratégicas.

Parta para a nuvem

Em virtude da demora no processamento das informações e dos altos custos envolvidos com a manutenção de equipamento, o uso de sistemas hospedados em servidores físicos está se tornando coisa do passado. Toda manutenção a ser feita nesse tipo de servidor requer uma parada geral das máquinas, mobiliza o time de TI e torna os processos de atualização e implementação mais burocráticos.

Como alternativa, você pode migrar seus servidores para a nuvem, mantendo sua base de dados hospedada na internet com os mais avançados sistemas de segurança. Essa tecnologia ainda permite que você virtualize desktops, otimizando seu uso a partir de dispositivos mobile. Isso sem falar nas aplicações na nuvem, como softwares ERPs, documentação eletrônica e automação de marketing, entre outras, que podem ser facilmente adquiridas e colocadas em uso em questão de minutos.

É fato: processos burocráticos sempre existirão. Seu dever é analisar periodicamente os fluxos da empresa, a fim de empregar ferramentas de melhoria contínua e, com isso, eliminar os gargalos que impedem seu negócio de ganhar velocidade e eficiência. Pronto para esse desafio?

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