O que é assinatura eletrônica para você? Qual impacto que esse recurso oferece ao fluxo de seus processos internos? A transformação digital, em todas as suas vertentes, está mudando a dinâmica do mundo dos negócios, e é preciso se adaptar para não ser engolido pela concorrência.

Computação em nuvem, 5G, Internet das Coisas e realidade virtual estão no topo das inovações que prometem redesenhar o modo de consumir e lidar com o consumidor. Definitivamente, não dá mais para fazer negócios como se fazia nos anos 1980.

Mas, em meio a esse tsunami de tecnologias, há uma que é básica/fundamental para a operacionalização das outras: a assinatura eletrônica. Afinal, o que é assinatura eletrônica? Qual seu limite legal e vantagens de uso? Vamos aprofundar esse conhecimento agora?

O que é assinatura eletrônica?

assinatura eletrônica é a maneira mais simples de autenticar um documento sem a vulnerabilidade da assinatura manual realizada em papel. São eletrônicas todas as formas de subscrição que utilizem os meios computacionais para confirmação.

Isso significa que, nesse enorme guarda-chuva da assinatura eletrônica, estão embaixo a assinatura digital, digitalizada, por reconhecimento de IP, Tolken, biometria, a tradicional chancela por login e senha (como no internet banking) ou outras formas de autenticação eletrônicas como o uso de SSO ou login via Linkedin.

Embora o termo seja usado como sinônimo de gênero amplo de assinaturas por via tecnológica, no dia a dia, em geral, utiliza-se a expressão “assinatura eletrônica” para traduzir a forma de autenticação que reproduza a imagem de sua firma após o login em uma plataforma especial (cujo acesso necessita de inserção de senha alfanumérica).

Ou seja, você loga na plataforma, faz o upload do documento, posiciona os marcadores de assinatura (suas ou de terceiros) e, por fim, confirma sua própria autoria, reproduzindo a imagem de sua firma manuscrita ou fixando uma mensagem de que você foi o subscritor eletrônico do documento em questão.

O sistema, então, dispara e-mails aos demais signatários, com um link através do qual eles poderão também autenticar os mesmos documentos. Como tudo se dá de forma digital, torna-se possível, por exemplo, assinar um contrato com 15 signatários em poucos minutos (ainda que eles estejam em 15 países diferentes). Percebeu o que é assinatura eletrônica e sua vantagem principal?

Qual é a diferença entre assinatura eletrônica e digital?

Mais do que entender o que é essa assinatura, é preciso compreender as diferenças entre ela e outras formas de autenticação. Conforme você já viu anteriormente, a assinatura eletrônica é o gênero do qual a digital é a espécie. Esta última, por sua vez, não deve ser confundida com assinatura digitalizada (imagem de uma firma à caneta transferida para o computador por meio de um escâner).

A assinatura digital é das mais seguras formas de assinatura eletrônica, pois o certificado digital utilizado para essa chancela contém um conjunto de arquivos com códigos matemáticos, expressos por meio de um par de chaves criptográficas praticamente inviolável (criptografia assimétrica).

Nessa tecnologia, o signatário gera uma chave pública e uma chave privada, sendo que, enquanto uma é usada para criptografar a mensagem (de conhecimento exclusivo do proprietário), a outra é utilizada para decodificá-la (de conhecimento público).

Como cada documento gera um sistema de códigos correlacionados diferentes, fica “virtualmente impossível” fraudar um documento assinado digitalmente.

Assinatura eletrônica tem validade jurídica?

Ao pesquisar as expressões mais digitadas nos buscadores sobre o tema, veremos que depois da pergunta “o que é assinatura eletrônica”, o questionamento mais comum é sobre sua validade.

Embora esse recurso exista no Brasil há quase 20 anos, há ainda muitas pessoas (mais resistentes à mudança) que insistem com a burocracia, os altos custos e a insegurança da assinatura manuscrita. Sobre este último item, basta reparar na (imensa) quantidade de denúncias anuais sobre estelionato e falsificações de assinatura em contratos, recibos, receitas médicas e até diplomas.

Muita dessa recorrência advém do receio de alguns em adotar de vez a assinatura eletrônica, provavelmente, pela incerteza com relação à validade jurídica dos documentos ali chancelados. Um equívoco desnecessário, haja vista que a lei brasileira já autoriza esse modelo de confirmação de autenticidade desde 2001.

O marco legal da assinatura eletrônica se dá com a publicação da Medida Provisória 2.200/2001-2, que, logo em seu artigo 1º, trata da garantia “de autenticidade, integridade e validade jurídica de documentos em forma eletrônica, bem como da realização de transações eletrônicas seguras”.

Sob esse propósito, o §2 do artigo 10 da mesma MP ainda deixa claro a possibilidade de múltiplos usos de assinatura eletrônica:

“O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.”

Embora apenas esse normativo já garanta a validade jurídica dessa autenticação (já que, à época, não era necessário que as MPs fossem convertidas em lei pelo Congresso Nacional), nos anos seguintes, ainda foram editadas outras leis que ratificavam a validade dos negócios confirmados por assinatura eletrônica.

É o caso da Resolução 294/2013 da Superintendência de Seguros Privados (SUSEP), que autoriza as transações de seguros com contrato eletrônico, bem como a Lei Federal nº 11.419/2006, que trata da informatização do processo judicial (PJe).

Todo esse arcabouço jurídico ainda é corroborado por disposições já existentes no Código Civil, como o artigo 107, que estabelece que desde que não haja forma prescrita em lei, a manifestação da vontade das partes será valida.

Quais as vantagens do uso dessa assinatura?

Redução de custos

Um ambiente paperless é um ambiente que reduz a compra de papel, impressoras, canetas, toners, transporte, salas de arquivo e espaço físico, o que faz imensa diferença nos resultados finais. O que é assinatura eletrônica se não uma fonte de economia à empresa?

Melhor organização administrativa

Você já viu em nosso artigo sobre arquivo eletrônico quanto tempo uma organização perde imprimindo, assinando, entregando vias, guardando e buscando novamente documentos físicos.

Considerando que as empresas perdem, em média, 1 mês inteiro procurando documentos perdidos, imagine o que é assinatura eletrônica no âmbito da otimização administrativa?

Se todos os seus documentos são gerados e assinados em nuvem, não é mais preciso imprimi-los. Eles passam a ser alocados em cloud e basta um CRTL+F para resgatá-los. Não se perde dinheiro, e muito menos tempo procurando arquivos e existe a possibilidade de assinar os documentos usando um device móvel, permitindo que você assine documentos onde estiver.

Velocidade

CineMaterna é uma associação sem fins lucrativos voltada à ressocialização de mamães de bebês recém-chegados ao mundo. Mesmo sendo uma ONG, a empresa precisa contabilizar seus serviços, ser eficiente e, principalmente, ter custos baixos.

A solução encontrada para conciliar todas essas virtudes foi iniciar o processo de transformação digital pela assinatura eletrônica. Com ela, foi possível reduzir em 50% o tempo de fechamento dos contratos.

O mesmo caminho seguiu a Souza Cruz, maior indústria de tabaco brasileira, que conseguiu reduzir de 16 para 5 dias o tempo de coleta de assinaturas de contrato com seus fornecedores de tabaco. Exemplos como esses mostram o que é assinatura eletrônica em termos de velocidade de processos.

Mobilidade

Ter um contrato assinado em nuvem significa tê-lo em qualquer momento e em qualquer lugar, bastando acessar seu computador, tablet ou notebook. Além disso, um documento físico assinado à mão é único (perdeu, é preciso assinar outra via). Já o eletrônico pode ser reproduzido infinitas vezes.

É essencial estar sempre atento às tendências tecnológicas envolvendo  assinatura e gestão de documentos, dado que a forma como a informação circula em sua empresa diz muito sobre os resultados. Se sua concorrência fecha negócios com mais rapidez, menos erros e maior comodidade ao cliente, tenha certeza de que você perderá espaço.

Agora que você já sabe o que é assinatura eletrônica, vamos conhecer os detalhes de como levar essa tecnologia para sua gestão de documentos? Descubra agora como fazer uma assinatura eletrônica! Ou realize um teste grátis da assinatura eletrônica da DocuSign.