Uma área que muitas vezes é negligenciada no processo de digitalização de uma empresa são os acordos, e muitos proprietários de pequenas empresas subestimam o impacto direto que podem ter no resultado final.

Para todos os grandes avanços que a tecnologia permite, a papelada é antiquada e ainda está mantendo a maioria das empresas amarrada a burocracias e processos morosos.

Claro, processos sofisticados estão agora incorporados em algumas áreas de negócios. A automação está transformando significativamente funções como recursos humanos, compras, distribuição, fabricação, fornecimento, vendas e marketing, e tem sido assim por muitos anos, temos sistemas que comandam todas as áreas de uma empresa.

Vantagem digital inexplorada

Mas há uma área de negócios que escapou da digitalização; onde papel e caneta ainda governam. São os processos de preparação, assinatura, atuação e gerenciamento de acordos comerciais ou internos.

Quando questionamos os gerentes de diversas áreas sobre suas experiências na administração de um processo de contrato baseado em papel, eles listaram seis grandes desafios:

  • Dificuldade em manter a visibilidade da localização e status dos contratos.
  • Falta de segurança associada a documentos impressos.
  • Dificuldade em administrar e controlar documentos ao longo do tempo.
  • Dificuldade em coletar e gerenciar documentos de várias fontes.
  • Dor de digitalização e gerenciamento de documentos em papel após assinatura concluída.
  • Custo e responsabilidade de erro humano através da execução de processos de negócios manualmente.

Assinatura eletrônica nas pequenas e médias empresas

Os acordos são o coração de qualquer negócio. Pense em como os contratos de venda, ofertas de emprego, documentos de empréstimo, processamento de faturas ou despesas e documentos de conformidade com fornecedores afetam sua produtividade, custos e experiência do cliente. Eles são a base da lucratividade para qualquer negócio. Deixá-los no mundo analógico, dependendo de papel, transporte e sem o menor controle simplesmente não faz sentido.

Felizmente, o uso de tecnologias – como a assinatura eletrônica- uma solução para gerenciar melhor o processo dos acordos está agora permeando o mundo dos negócios e gerando uma grande vitória para o resultado final, gerando eficiência operacional para diversas empresas, cortando custos e dando a velocidade que eles precisam na hora de realizar negócios.

Riscos comerciais de caneta e papel

Mas, se não estiver quebrado, não conserte, certo? Errado. O problema com processos manuais, não importa o quão bem ajustado, é que eles normalmente entregam tempos de resposta muito mais lentos e são mais propensos a apresentar erros.

Por exemplo, na preparação de um acordo, as pessoas geralmente acabam por recodificar dados como informações sobre clientes, produtos ou preços que já existem em outro sistema. Então, quando o acordo é concluído, há um trabalho extra de digitar os dados para a transferência manual de seus termos para outros sistemas, como sistemas de faturamento. Qualquer distração neste processo e um 5 pode virar um 50 ou um CNPJ pode ser digitado errado e todo o trabalho pode ficar comprometido.

Mais do que isso, as empresas que ainda usam um sistema de contrato baseado em papel correm muitos riscos:

Perda de tempo: Quando você entende que a volta de um acordo em papel pode levar dias ou semanas, mas com tecnologias como preenchimento de campo automático ou assinatura eletrônica pode e deve ser medida em horas ou minutos. 60% dos acordos assinados em DocuSign acontecem em menos de 1h.

Custo Alto: Você sabia que, onde um processo de acordo tem muitas etapas manuais, ele custará de cinco a dez vezes mais do que um equivalente automatizado? Some isso em vários acordos realizados internos ou externamente por mês.

Perder receita: Para os concorrentes que podem oferecer uma maneira mais rápida e fácil de fazer negócios. Especialmente com contratos de vendas, se o processo de fechamento de uma empresa for mais lento e mais difícil do que seus concorrentes, é provável que os negócios sejam perdidos.

Deteriorar a satisfação do cliente e do funcionário com processos de papel desatualizados que as pessoas não desejam. Amazon, Netflix e Uber treinaram pessoas para esperar rapidez e simplicidade nas interações com as empresas. As empresas que não conseguem acompanhar correm o risco de alienar seus clientes e funcionários.

Risco legal e exposição de conformidade. Muitas empresas nem conseguem encontrar todos os seus contratos, muito menos sabem que estão seguras e foram executadas de forma legalmente executável.

Então pare de perder tempo e traga sua empresa para o mundo 100% digital, realize um teste grátis da plataforma e assine alguns documentos para sentir na pele a eficiência operacional que a assinatura eletrônica pode te gerar.