O impacto da assinatura eletrônica nas pequenas e médias empresas

 

Uma área que muitas vezes é negligenciada no processo de digitalização de uma empresa são os acordos. E muitos proprietários de pequenas empresas subestimam o impacto direto que isso acaba tendo no resultado.

Com todos os grandes avanços que a tecnologia permite, a papelada ficou antiquada e mantém a maioria das empresas amarrada a burocracias e processos morosos.

Atualmente, processos digitais sofisticados estão incorporados em algumas áreas de negócios. A automação está transformando significativamente funções como recursos humanos, compras, distribuição, fabricação, fornecimento, vendas e marketing. São diversos softwares e recursos digitais que unificam todos os setores.

Nesse contexto, a assinatura eletrônica para PME é uma necessidade. Leia este texto com atenção para entender suas vantagens e como funciona.

Vantagem digital inexplorada

Mas há uma área de negócios que escapou da digitalização; onde papel e caneta ainda governam. São os processos de preparação, assinatura, atuação e gerenciamento de acordos comerciais ou internos.

Quando questionamos os gerentes de diversas áreas sobre suas experiências na administração de um processo de contrato baseado em papel, eles listaram seis grandes desafios:

• dificuldade em manter a visibilidade da localização e status dos contratos;
• falta de segurança associada a documentos impressos;
• problemas em administrar e controlar documentos ao longo do tempo;
• dores para coletar e gerenciar documentos de várias fontes;
• atrasos na digitalização e gerenciamento de documentos em papel após assinatura concluída;
• custo e responsabilidade de erro humano decorrente da execução manual de processos de negócios.

Assinatura eletrônica nas pequenas e médias empresas

Os acordos são o coração de qualquer negócio. Pense em como os contratos de venda, ofertas de emprego, documentos de empréstimo, processamento de faturas ou despesas e documentos de conformidade com fornecedores afetam sua produtividade, custos e experiência do cliente.

Os contratos são a base da lucratividade para qualquer negócio. Deixá-los no mundo analógico, dependendo de papel, transporte e sem o menor controle, simplesmente não faz sentido.

Felizmente, o uso da assinatura eletrônica, uma solução para gerenciar melhor o processamento dos acordos, está agora permeando o mundo dos negócios, trazendo uma grande vitória para as pequenas e médias empresas.

Veja só algumas das vantagens de usar a assinatura eletrônica em PMEs:

• mais velocidade no fechamento de diversos contratos — seja com fornecedores, clientes ou mesmo ao contratar novos colaboradores;
• menos custos para esses contratos. Antes, uma assinatura pedia idas a cartórios, não só atrasando a operação, mas trazendo mais custos;
• adaptação ao novo momento — com a pandemia, a digitalização ganhou ainda mais a preferência das pessoas, que notaram que não precisam sair de casa nem para conseguir emprego ou comprar um apartamento;
• diferenciais competitivos, afinal, se podemos fechar o negócio com uma empresa que traz agilidade e menos burocracia, não há motivo em optar por uma que insiste no papel.

Riscos comerciais de caneta e papel

Mas, se não estiver quebrado, não conserte, certo? Errado. O problema com processos manuais, não importa o quão bem ajustados, é que eles normalmente entregam tempos de resposta muito mais lentos e são mais propensos a apresentar erros.

Por exemplo, na preparação de um acordo, as pessoas geralmente acabam por recodificar dados, como informações sobre clientes, produtos ou preços, que já existem em outro sistema.

Então, quando o acordo é concluído, há um trabalho extra de digitar os dados para a transferência manual de seus termos a outros sistemas, como o de faturamento. Qualquer distração neste processo e um 5 pode virar um 50; ou um CNPJ pode ser digitado errado, comprometendo todo o trabalho pode ficar comprometido.

Mais do que isso, as empresas que ainda usam um sistema de contrato baseado em papel correm muitos riscos. Acompanhe quais são eles.

Perda de tempo

A volta de um acordo em papel pode levar dias ou semanas. Contudo, com tecnologias como preenchimento de campo automático ou assinatura eletrônica, essa demora é medida em horas ou minutos. Dos acordos assinados em DocuSign, 60% são finalizados em menos de 1h.

Custo alto

Você sabia que, quando um processo de acordo tem muitas etapas manuais, ele custa de 5 a 10 vezes mais do que um equivalente automatizado? Some isso em vários acordos realizados internos ou externamente por mês.

Redução da receita

Se os seus concorrentes podem oferecer uma maneira mais rápida e fácil de fazer negócios, especialmente com contratos de vendas, é provável que sua empresa perca negócios.

Deterioração da satisfação do cliente e do funcionário

Hoje, as pessoas não desejam mais processos de papel desatualizados. Amazon, Netflix e Uber treinaram as pessoas para esperar rapidez e simplicidade nas interações com as empresas. Assim, as marcas que não conseguem acompanhar essa tendência correm o risco de alienar seus clientes e funcionários.

Risco legal e exposição de conformidade

Muitas empresas nem conseguem encontrar todos os seus contratos, muito menos sabem que estão seguros e foram executados de forma legalmente executável. Esses problemas são sanados com um processo digital.

Tendências de uso da assinatura eletrônica para PME

Hoje, é mais simples citar as empresas que não usam essa tecnologia do que o contrário. Mesmo assim, entenda as possibilidades de assinatura eletrônica para PME.

Recursos Humanos

Com a carteira de trabalho digital e as formas remotas de trabalho, contratar sem usar o presencial também é uma possibilidade. Na verdade, tem sido mais comum, inclusive. Por isso, a assinatura eletrônica para PME permite que você repense os processos de seu RH.

Compras

Comprar com poucos cliques ficou mais simples com a assinatura eletrônica. É uma possibilidade tanto para a empresa com seus fornecedores quanto para fechar contrato com os clientes.

Além desses dois usos, a assinatura eletrônica para PME funciona para as áreas fiscal, tributária, previdenciária, entre outras. 

A escolha da plataforma de assinatura eletrônica

Agora que você viu a necessidade da assinatura eletrônica para PME, o primordial é escolher uma plataforma que potencialize as facilidades dessa solução, certo? Para tanto, há alguns critérios que devem ser levados em conta:

• usabilidade: entenda se a assinatura eletrônica será compatível com dispositivos Windows, iOS e Android, sejam eles notebooks, tablets ou celulares;
• visibilidade instantânea: verifique como é possível visualizar a assinatura e quais são as possibilidades de notificações de cada etapa;
• suporte em idiomas variados: comprar uma solução só com suporte em inglês, principalmente falando das assinaturas eletrônicas para PME, pode trazer dor de cabeça. Então, verifique essa questão;
• integrações: são elas que vão garantir que o sistema funcione bem com seus softwares de trabalho. A DocuSign, por exemplo, conta com muitas possibilidades;
• segurança: no momento, com a Lei Geral de Proteção de Dados valendo no Brasil, a segurança é uma condição vital na hora da escolha da solução.

Seja uma assinatura eletrônica para PMEs ou grandes empresas, a DocuSign se mostra como a melhor parceria. São mais de um milhão de clientes e cases de sucesso dos mais variados tipos. Inclusive, no mundo inteiro, são mais de 4 bilhões de usuários com dispositivos móveis.

Um exemplo de case de sucesso é o da Vindi, empresa de pagamentos recorrentes. Antes, ela levava até três dias para fechar contratos; porém, ao assinar eletronicamente, a redução foi de cerca de 48 horas. E esta é apenas uma amostra do que pode acontecer com seu negócio.

Ainda, com a DocuSign você pode experimentar a solução por 30 dias sem a necessidade de colocar o cartão de crédito. Não dá mais para sua empresa ficar estagnada, concorda?

Então, pare de perder tempo e traga sua empresa para o mundo 100% digital! Fale agora mesmo com nossa equipe de vendas e entenda quais são as possibilidades para a sua empresa!