Bem-vindo a DocuSign

Blog DocuSign

Guia completo da gestão de documentos

Em um cenário marcado por uma série de incertezas econômicas e o acirramento constante da concorrência, toda empresa precisa agir de forma efetiva para se manter sólida. Por isso, seja para a gestão de pessoas, de projetos ou para o marketing, as metodologias e técnicas gerenciais vêm atraindo bastante o interesse das lideranças.

Mas existe um aspecto importante que ainda é ignorado por boa parte do empresariado: a gestão de documentos. O detalhe é que esse erro pode deixar a empresa mais burocrática, à mercê de riscos jurídicos e menos lucrativa.

Neste guia, vamos mostrar por que a gestão de documentos não pode mais ser subestimada por sua empresa, explicaremos como esse processo funciona, quais são as vantagens competitivas que traz para o negócio e, ainda, como implementar as melhores práticas e usar as melhores ferramentas para garantir um controle documental de excelência. Ficou interessado? Então continue lendo!

O que é gestão de documentos?

Toda empresa precisa lidar com uma série de documentos de diferentes naturezas: são contratos de trabalho, contratos de venda, contas de luz e água, guias de impostos e assim por diante. Para lidar adequadamente com essa imensidão de papéis ou arquivos digitais, é preciso criar métodos e usar as ferramentas certas.

A gestão de documentos prevê exatamente isso: a criação de processos para garantir o arquivamento correto de qualquer tipo de documento, levando em conta sua natureza e suas especificidades de manuseio. Acha que a tarefa parece simples? Então saiba desde já que uma boa gestão demanda muito mais que um grande gaveteiro para o armazenamento de documentos estratégicos.

O foco da gestão documental está em fazer com que aqueles arquivos que precisam ser mais acessados (os que estão na chamada fase corrente) sejam de fácil localização e arquivamento rápido. Ao mesmo tempo, os documentos na fase intermediária, que são menos acessados (como o contrato social da empresa) devem ser armazenados em um local adequado.

A gestão de documentos é, portanto, um processo complexo, que leva em conta uma série de características dos próprios documentos, bem como as necessidades da empresa e as mídias disponíveis para definir como será montado um arquivo eficiente, quais são os prazos e as localizações ideais para cada tipo de arquivo, assim como as melhores formas de acessá-los de maneira rápida e segura.

Por que fazer gestão de documentos?

A gestão documental tem um papel importantíssimo na organização empresarial. Como mostramos no item anterior, é preciso contar com uma série de processos e práticas para assegurar efetividade. Mas quais são os benefícios que esse de procedimento traz para a empresa? Confira e descubra!

Redução de custos

O trabalho com diversos documentos demanda um custo grande, seja de armazenamento, de geração ou de envio de arquivos. Assim como em todas as atividades corporativas, a falta de planejamento e de organização na atividade acaba gerando custos adicionais e dificultando o controle de todo o processo. Podem surgir, assim, problemas que minam o orçamento não só de uma área específica, mas que se espalham e acabam corroendo os recursos dos demais setores.

Uma gestão de documentos eficaz, no entanto, prevê que sejam realizadas mais ações com os menores custos possíveis. Esses custos envolvem desde a impressão de cópias na quantidade ideal, passando pelo armazenamento otimizado para diminuir os custos de manutenção dos arquivos até ao ganho de tempo dos funcionários.

Garantir que os colaboradores encontrem e usem os documentos de que precisam da maneira mais rápida possível faz com que dediquem seu horário de trabalho a atividades realmente produtivas, não perdendo horas no arquivo atrás de um único contrato. Nesse contexto, o salário do funcionário é inteiramente destinado à produção, sem se perder em uma atividade essencialmente burocrática.

Diminuição do volume

Já falamos aqui que a quantidade e a diversidade de documentos gerados e consultados por uma empresa é enorme. Por isso, seu armazenamento demanda um bom investimento. É preciso escolher um ambiente físico ou servidores dedicados para a guarda dos arquivos, garantir que esse arquivamento não danifique dados importantes, seja gastando energia elétrica para a correta climatização do ambiente ou pagando funcionários para a catalogação e o direcionamento desses arquivos.

Pois uma gestão de documentos eficientes implica na redução do volume de arquivos. Afinal, estamos falando do corte de documentos duplicados, eliminação de papéis que não são mais necessários e, ainda, a digitalização correta de documentos que não precisam existir em cópia física.

Além da redução do volume, há também uma significativa otimização da distribuição de documentos. A destinação de determinados arquivos para setores interessados descentraliza a guarda de documentos, tornando o acesso mais rápido, barato e efetivo. Mas não se preocupe, porque também falaremos dessas vantagens mais adiante.

Aumento da qualidade

Um outro fator que demanda atenção da gestão de documentos é a qualidade do material usado. Não basta, portanto, que o acesso aos arquivos seja fácil e rápido. Também é importante que esses mesmos arquivos estejam em condições ideais de serem analisados, consultados e enviados para terceiros ou diferentes equipes da própria empresa.

Aí entra a gestão documental, que também deve cuidar para que os documentos não sejam danificados — seja por aspectos como calor ou umidade, seja pelo mau uso ou por danos na manipulação, na emissão e no transporte. O objetivo é garantir, assim, que o nível de resolução de atividades via uso de documentos não encontre problemas técnicos que demandem a refação do próprio arquivo ou trabalhos custosos de recuperação documental.

Agilidade no acesso

Perder tempo procurando documentos para o encaminhamento de determinada ação significa perder dinheiro. Os funcionários perdem um período precioso do dia em uma atividade que não deveria tomar mais que alguns poucos minutos. A gestão de documentos tem como princípio a organização exemplar de papéis e arquivos digitais que precisam ser acessados.

Como falamos anteriormente, essa organização leva em conta a própria natureza do documento, a necessidade de ser acessado de maneira constante ou episódica e o uso desses arquivos por determinado setor da empresa. De maneira simplificada, podemos dizer que os arquivos mais usados são colocados em locais de fácil acesso, levando em conta também o departamento que o utilizará.

Empresas que trabalham com alta rotatividade de funcionários, por exemplo, precisam fazer com que o setor de Recursos Humanos tenha acesso constante aos contratos de trabalho. Por isso, esses documentos devem estar mais visíveis. Isso também pode significar que esse tipo de documento específico deve ser alocado no próprio setor de RH, evitando que a equipe tenha que fazer grandes deslocamentos para ter o que busca em mãos.

Garantia de segurança jurídica

Os documentos são, antes de mais nada, garantias jurídicas de que a empresa está realizando ações que condizem com a legislação e as boas práticas adotadas no país. De um lado, eles são provas e demandas de atores externos, que vão desde o fisco, passando por fornecedores até chegar a clientes. Por outro lado, são a garantia de que o negócio age guiado por acordos e demandas previamente estabelecidos.

A gestão documental garante, portanto, a integridade desses documentos, tornando-os disponíveis sempre que requisitados. Ainda atua para fazer com que esses arquivos sejam realmente válidos, com a apresentação de assinaturas, carimbos ou certificados.

Mas atenção: a garantia de segurança jurídica não se restringe aos documentos físicos! Arquivos digitais, cada vez mais populares e comprovadamente efetivos, também precisam contar com características que os tornem válidos diante da legislação, ao mesmo tempo em que ficam protegidos de desvios ou fraudes.

Preservação da memória

Empresas sérias estão sempre fazendo um planejamento estratégico com a intenção de melhorar seus resultados e otimizar práticas, tudo de maneira constante e controlada. Esse planejamento deve, claro, levar em conta o próprio histórico corporativo. E isso só é possível quando os dados que remetem ao passado, seja ele mais recente ou mais distante, estejam corretamente armazenados.

A gestão de documentos é, portanto, uma importante ferramenta para a preservação da memória corporativa, pilar fundamental para a organização e o planejamento empresarial. Além disso, arquivos históricos da empresa também são essenciais para garantir a segurança jurídica no longo prazo, já que existem processos e ações que exigirão a consulta de documentos não tão recentes — de 5 ou 10 anos atrás.

Por fim, vale lembrar que ter acesso facilitado mesmo em arquivos que não são recentes ajuda a empresa a preservar sua própria história, sendo capaz de identificar qual foi sua linha de crescimento, quais eram os objetivos e valores que guiaram sua criação e seu desenvolvimento. Quer saber como a reputação do negócio foi construída ao longo do tempo? Os documentos podem dizer!

Uniformização de processos

Você já deve ter notado que falamos muito sobre acessibilidade e preservação de documentos, certo? Então precisamos explicar também que essas ações demandam a aplicação de técnicas e práticas confiáveis, tornando a gestão de documentos algo comprovadamente efetivo.

Para isso, o processo de organização é baseado na uniformização de processo de emissão, guarda, transporte e utilização de documentos. Assim, por mais diversa que seja a documentação usada, todos os funcionários conseguirão ter acesso a diretrizes claras sobre como devem atuar para contribuir e garantir a integridade dos arquivos. Processos uniformizados garantem uma gestão de documento mais fluida e contribuem para o trabalho feito em outras áreas que necessitam de um acesso rápido a qualquer tipo de arquivo.

Quais são as melhores práticas?

Agora que você já sabe que a gestão documental é uma ferramenta que traz benefícios claros para a empresa, indo desde a diminuição de despesas, passando pela melhoria da produtividade dos setores até chegar ao aumento da garantia jurídica, chegou a hora de entender o que pode ser feito para que essa área seja ainda mais efetiva. Para isso, listamos algumas dicas para transformar a gestão de documentos em um diferencial competitivo. Veja!

Tenha um espaço estruturado

Muitas empresas ainda têm dificuldade em alocar os documentos, acabando por permitir que eles sejam guardados de forma dispersa, em gavetas, armários e pastas espalhadas por diferentes setores do negócio. Algumas empresas até contam com um arquivo que, no fim das contas, se assemelha a um depósito, com caixas e mais caixas sem nenhuma organização. Alguma dúvida de que isso torna o ambiente hostil?

Para evitar esses problemas, vale organizar um setor específico para o arquivamento de documentos, com prateleiras e corredores bem identificados, facilitando o controle da armazenagem. Lembre-se de que o espaço precisa atender às necessidades da empresa em longo prazo e, portanto, precisa ser suficientemente amplo. Além disso, é importante considerar que os documentos serão rotineiramente manipulados, o que exige um bom espaço de manobra para o deslocamento de caixas e arquivos.

Considere a temporalidade

Nem todos os documentos precisam ser armazenados para sempre. Isso sem contar que descartar parte dos papéis e arquivos é uma ação necessária para liberar espaço e garantir também que a empresa tenha acesso rápido ao que realmente importa. No entanto, o momento do descarte deve levar em conta a temporalidade subjacente de cada tipo de arquivo.

Para ficarmos no setor de Recursos Humanos, por exemplo, temos que entender que documentos como uma carta de pedido de demissão deve ser arquivada por pelo menos 5 anos. Já aqueles documentos que comprovam a quitação de obrigações com a Previdência Social devem ser guardados por pelo menos 30 anos. Uma boa maneira de organizar esses prazos é contar com uma tabela de temporalidade que liste os documentos de acordo com sua natureza, sua localização e sua data de descarte.

Digitalize os documentos

Quando o assunto é gestão de documentos, é quase impossível não pensar em arquivos enormes, cheios de caixas e papéis de todos os tipos, não é mesmo? Mas, felizmente, esse cenário vem mudando de forma significativa. Com o avanço da tecnologia, apostar na digitalização de documentos passou a ser uma ação estratégica, que traz benefícios concretos.

Documentos eletrônicos não demandam a ocupação de grandes espaços físicos, são mais fáceis de serem localizados, acessados e transportados, não sofrem com a deterioração comum em documentos de papel e ainda contribuem para a preservação do meio ambiente. Afinal, menos papel equivale a menos árvores derrubadas e menos consumo de energia com manutenção de impressoras, por exemplo. Isso sem falar na redução de custos por não ser mais preciso comprar tonéis de tinta e demais insumos de escritório, tampouco sendo preciso gastar com o envio de papelada de um lugar para o outro.

No mundo eletrônico, os documento se tornam mais práticos, eficazes e seguros, uma vez que existem ferramentas especializadas em garantir sua validade diante da legislação. Isso gera confiabilidade para o processo. Aí entram as assinaturas eletrônicas, sobre as quais falaremos no próximo tópico.

Tenha políticas claras de uso dos documentos

A uniformização de processos é fator-chave para o sucesso de qualquer tipo de gestão. Estabelecer diretrizes claras para o uso e o transporte de documentos é, portanto, uma maneira segura de garantir a fluidez do processo e evitar certos riscos, como extravios ou danos aos arquivos.

Dentro da política de uso de documentos da empresa, defina quais arquivos podem ser acessados por todos e quais devem ter seu acesso restrito às lideranças. Estabeleça também formas adequadas de solicitação de documentos, além de determinar quais são os passos de autorização que devem ser cumpridos antes do envio de qualquer arquivo para outras pessoas.

Esses processos vão ajudar a empresa a garantir que, mesmo com a alta rotatividade do uso de determinados documentos, eles sempre serão arquivados e realocados de maneira correta depois da consulta, além de preservar a segurança da empresa durante a movimentação de papéis ou arquivos eletrônicos.

E quais são as melhores ferramentas?

Desenvolver boas práticas para a gestão de documentos é uma tarefa complexa, que exige treinamento e investimento em áreas físicas, em materiais e em infraestrutura tecnológica. A boa notícia é que existem ferramentas que podem funcionar como importantes aliadas na manutenção de uma política documental eficiente e econômica. É justamente sobre esses aliados que vamos falar agora. Acompanhe!

Computação na nuvem

A cloud computing não é exatamente uma novidade, tanto que já está presente em diversos momentos da nossa vida cotidiana — seja na utilização de serviços baseados na rede, como a Netflix, ou no armazenamento remoto de documentos. Mas sabia que as soluções na nuvem também são eficientes quando voltadas para o ambiente corporativo, em especial para a gestão de documentos?

Por mais que os arquivos digitais não demandem um espaço físico tão grande quanto os documentos de papel, eles também requerem investimento em infraestrutura por parte da empresa. São máquinas e servidores que ocupam um determinado espaço, precisam de manutenção e geram gastos com energia para fazer um controle de temperatura ideal. Mas essas soluções físicas podem ser substituídas pelo uso de servidores na nuvem!

Basicamente, trata-se de enviar para um servidor remoto os arquivos da empresa, que ficarão sob a guarda do fornecedor escolhido. Em geral, o armazenamento na nuvem é feito por um modelo de um SaaS — sigla em inglês para software como serviço. A empresa contrata um fornecedor por um valor referente à quantidade de dados que vai movimentar, cabendo à contratada cuidar da manutenção do serviço, de sua atualização, da garantia de funcionamento e de protocolos de segurança.

Por fim, vale lembrar que arquivos alocados na nuvem podem ser acessados por meio de qualquer dispositivo com conexão com a internet — como um celular ou um tablet. Isso aumenta consideravelmente a mobilidade da empresa, que passa a acessar dados importantes a qualquer momento e de qualquer lugar.

Assinatura eletrônica

Assinar documentos é uma ação antiga e geralmente bastante burocrática. É preciso assinar mais de uma via e rubricar todas as demais páginas, além de demandar o deslocamento físico de funcionários ou gestores para comprovar a legalidade do arquivo com o próprio punho. Felizmente, esse tipo de procedimento está ficando cada vez mais no passado.

Hoje em dia, é mais que possível contar com serviços de assinatura eletrônica. Com isso, um documento não precisa sequer ser impresso para receber aquilo que o oficializa, garantindo que toda a transação será realizada em um ambiente totalmente virtual. Tudo isso traz vantagens que vão além da economia de material físico. Documentos que levavam horas ou até dias para passar por todas as partes interessadas podem, agora, ser enviados de maneira instantânea, pela internet, não importando se as partes estão na mesma cidade, no mesmo estado ou país.

E o melhor é que a assinatura eletrônica traz outros benefícios claros de gestão. As plataformas usadas para esse fim agregam outras funções, que vão desde o armazenamento digital dos arquivos gerados até sua organização automática, de acordo com definições previamente estabelecidas pelos gestores, possibilitando acesso fácil.

Além disso, essas ferramentas podem guardar informações sobre quem abriu o documento, em que local e hora, via qual dispositivo. Esses dados são importantes para garantir a integridade do processo e aumentar o nível de compliance da empresa, já que existe a certeza de que os arquivos só foram destinados e analisados por quem realmente tinha autorização para isso.

Por fim, vale lembrar que a assinatura eletrônica é 100% válida juridicamente, com seu uso previsto na legislação brasileira e de vários outros países — como Estados Unidos e Reino Unido. Além da segurança jurídica, também existe a segurança dos dados, uma vez que os softwares de assinatura eletrônica funcionam com codificação sofisticada e controles efetivos de autorização de usuários via senhas e outras diretrizes de segurança.

Sistemas ERP e CRM

Para ser ainda mais eficiente, a gestão de documentos precisa conversar de maneira efetiva com outros procedimentos de controle da empresa. Uma boa ponte de contato pode vir por 2 tipos de solução digital bastante populares: o ERP e o CRM.

ERP é a sigla, em inglês, para software de gestão empresarial, solução que integra dados de todos os setores da empresa e gera relatórios ricos para a tomada de decisão dos gestores. Esse recurso é mais eficiente quando tem acesso a documentos digitais seguros, como notas fiscais eletrônicas ou contratos assinados eletronicamente. Dessa forma, tanto a gestão de documentos ajuda a gestão empresarial como a gestão empresarial ajuda a organizar o controle e o uso dos arquivos.

Já as soluções de CRM, sigla em inglês para gestão de relacionamento com clientes, são responsáveis por coletar informações importantes sobre compradores e possíveis compradores, que vão desde nome, e-mail e telefone até dados mais complexos, como histórico de compras ou visitas à página. Para que sejam realmente eficientes, os CRMs demandam documentos organizados. Assim, a empresa conta com informações seguras para identificar comportamentos e tendências dos compradores e, com isso, desenvolver soluções mais eficazes.

ERP e CRM são, portanto, soluções tecnológicas que demandam uma gestão documental eficiente, também baseada em ferramentas digitais. O resultado é o uso integrado e produtivo de documentos, que passam a formar uma base sólida, acessível e confiável para a tomada de decisões estratégicas.

Quer saber ainda mais? Baixe agora mesmo o nosso Guia Prático e comece a organizar seus documentos de maneira eficiente!

Tags

1 Comentário

  1. Muito bom o conteúdo! E aproveitando o contato, em minha pesquisa localizei alguns sites, dentre eles achei muito intressante https://www.levelgroup.com.br/level-gestao/gestao-de-terceiros. Acredito que este conteúdo possa complementar a pesquisa de todos.

Leave a Reply

Seu endereço de email não será publicado

*