O dicionário Houaiss da língua portuguesa define “assinatura” como “nome ou marca firmada na parte inferior de um escrito, designando autoria ou aprovação de seu conteúdo”. De fato, a assinatura é o meio mais utilizado para validar a autenticidade de documentos.

No entanto, com a evolução tecnológica, a palavra assinatura ganhou novas nuances. Ela passou a validar transações digitais, assumindo uma conotação que vai além do registro gráfico.

Independentemente de ter formato impresso ou eletrônico, muitos ainda têm dúvidas sobre como criar uma assinatura. Por isso, neste post, apresentaremos um guia que vai ajudar você a entender melhor como funcionam essas firmas.

Continue a leitura e saiba mais sobre assinaturas manuais, digitais, eletrônicas, rubricas e muito mais!

Por que ter uma assinatura?

A assinatura, também chamada de firma, é uma marca ou escrita que identifica a autoria de algum documento ou obra. Assim, para qualquer ato civil que necessite da comprovação da sua identidade, será exigida uma assinatura.

Certidões de casamento, documentos de identificação (RG, CNH, Carteira de Trabalho, Título de Eleitor), testamentos, contratos de compra e venda etc. Todos esses registros exigem uma assinatura. Geralmente, criamos nossa primeira assinatura quando geramos nosso documento de identidade.

No entanto, para que essa ferramenta sirva ao propósito para o qual foi criada, precisa seguir certos protocolos, a fim de que sua autenticidade não seja questionada. Vamos ver como isso ocorre!

Validade legal de uma assinatura

O reconhecimento de uma assinatura manual ocorre por semelhança. Para atribuir valor legal, evitar falsificações e dar maior segurança às operações, a lei exige que tabelionatos armazenem e reconheçam firmas.

Assim, tradicionalmente, para dar uma maior segurança é preciso dirigir-se até um cartório e preencher uma ficha com sua assinatura manual, na presença de um tabelião ou funcionário autorizado. Além disso, o profissional faz cópias dos documentos de identificação do usuário, como RG e CPF.

A partir daí, toda vez que você desejar reconhecer sua firma para conferir validade jurídica a alguma operação, o documento deverá ser levado ao cartório onde se abriu a firma, e o tabelião (usando técnicas de reconhecimento por semelhança) compara a assinatura do documento com o registro armazenado nos arquivos. Em alguns casos, porém, pode ser necessário que o usuário esteja presente para fazer a assinatura no próprio cartório, na presença do funcionário autorizado.

Por questões de segurança, existem também outras restrições. Alguns papéis, por exemplo, podem ter o conteúdo apagado com o tempo, de modo que o reconhecimento não pode ser feito nesse tipo de material. Também não são aceitos documentos incompletos, sem registro de data ou que haja espaços em branco no contexto das inscrições.

Por fim, com a assinatura reconhecida pelo cartório, é utilizada uma etiqueta ou um carimbo com a rubrica do profissional responsável, concedendo a validade jurídica da firma.

Com a transformação digital, os modelos de assinatura passaram a migrar para um formato eletrônico, e os protocolos utilizados para garantir a segurança das operações precisou ser atualizado, levando em conta essa nova realidade.

Digitalização da assinatura

Primeiro, é importante entender que uma assinatura digitalizada não é o mesmo que uma assinatura eletrônica — embora ambas tenham um formato digital.

A assinatura digitalizada é a mera reprodução da firma a próprio punho em uma imagem eletrônica, por meio de um scanner. Ela não garante a autenticidade legal ou a integridade de um documento eletrônico, já que pode ser facilmente copiada e colada em qualquer registro.

A assinatura eletrônica, por outro lado, utiliza mecanismos eletrônicos para identificar e conferir validade jurídica ao signatário, ou seja, àquele que assinou o documento. Ela garante tanto a autenticidade quanto a integridade do registro, ou seja, dá a certeza de que o documento não foi alterado.

A assinatura eletrônica é um instrumento legal que permite ao usuário assinar documentos digitais e atribuir a eles validade jurídica. Essa tecnologia é especialmente importante nos novos modelos de negócio. Cada vez mais, registros em papel estão perdendo espaço. Afinal, muitos negócios e transações são realizados a distância, sem falar na falta de praticidade de gerenciar documentos impressos.

Portanto, se um documento está no meio digital, o único modo de lhe conferir validade jurídica é por meio de uma assinatura eletrônica. A legislação brasileira não aceita a simples digitalização da firma.

Assim como a assinatura eletrônica e a digitalizada são diferentes, existe também a distinção entre assinatura digital e assinatura eletrônica. Confira!

Assinatura eletrônica (e-Signature)

A assinatura eletrônica emprega mecanismos de segurança, com criptografia ou não, para identificar e validar um signatário. Isso pode ser feito por meio de um serviço de Digital Transaction Management (DTM). Esse tipo de autenticação é aceito em diversos tipos de documentos digitais, como:

As melhores assinaturas eletrônicas obedecem a alguns princípios:

  • autenticidade — relação inequívoca entre o signatário e o registro;
  • integridade — inviolabilidade das informações fornecidas, evitando tanto a interceptação como a alteração dos dados;
  • não repúdio — garantia legal da assinatura dentro do âmbito jurídico.

Existem diversas formas de garantir a integridade e a autenticidade dos registros digitais. Geralmente, são empregados recursos tecnológicos por meio de um software. Algumas das formas mais conhecidas são:

  • token — dispositivo móvel que se assemelha a um chaveiro com um software instalado que gera senhas (normalmente sequências numéricas) aleatórias exigidas no momento de assinar um documento ou validar uma transição (alguns bancos utilizam o token em um aplicativo instalado no próprio smartfone do usuário);
  • senhas — o usuário cria um login e uma senha no sistema;
  • voz e SMS — ao assinar o documento, o usuário recebe uma mensagem de texto (SMS) ou uma ligação para ser informado do código de segurança usado para validar a operação;
  • geolocalização — o sistema GPS do smartfone do usuário é usado para liberar o acesso àqueles que estão em um local geográfico previamente definido.

Como vimos, a assinatura eletrônica utiliza qualquer dispositivo conectado à internet para garantir a autenticidade das operações.

Assinatura digital

A assinatura digital também ocorre no meio eletrônico, mas é um procedimento mais burocrático, pois exige um certificado digital homologado por uma instituição oficial autorizada. Esse tipo de assinatura é geralmente obrigatório em processos mais sensíveis, como:

  • emissões de notas fiscais eletrônicas;
  • entrega da RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) — documento declarado anualmente com dados de atividades trabalhistas da empresa —, com uso obrigatório do certificado digital para companhias com mais de 11 funcionários;
  • demonstrativos de recolhimento de FGTS e outros encargos relativos a direitos trabalhistas.

A assinatura digital emprega algoritmos de criptografia para garantir o máximo de segurança ao autenticar documentos eletronicamente. As codificações utilizadas são diferentes a cada assinatura. Todo esse procedimento é autorizado por uma Autoridade Certificadora licenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, que fornece certificados no padrão ICP-Brasil. A Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil é uma cadeia hierárquica de confiança que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão. O modelo adotado pelo Brasil foi o de certificação com raiz única, sendo que  neste caso o ITI, além de desempenhar o papel de Autoridade Certificadora Raiz – AC-Raiz, também tem o papel de credenciar e descredenciar os demais participantes da cadeia, supervisionar e fazer auditoria dos processos.

Valor legal da assinatura eletrônica

A legislação brasileira reconhece juridicamente a validade dos documentos eletrônicos, desde que se permita validar a integridade e a autoria do registro, podendo ser adotada a certificação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

A base jurídica para esse tipo de procedimentos já tem muitos anos. Algumas leis que podemos citar no cenário mundial são:

No Brasil, a validade jurídica dos documentos eletrônicos foi fornecida pela Medida Provisória nº 2.200/2001, que diferenciou a assinatura eletrônica dos demais tipos de autorização eletrônica. Outro dispositivo legal que fortaleceu juridicamente esse tipo de autenticação foi a Lei Federal nº 11.419/2006. Ela regulamentou a tramitação de documentos eletrônicos dentro do Poder Judiciário — um divisor de águas na evolução do Processo Judicial Eletrônico (PJe).

Agora, vamos entender um pouco mais sobre os diversos tipos de firmas e como criar uma assinatura!

Quais são os tipos de assinatura e como criá-las?

Manual

As assinaturas manuais são um instrumento importante de identificação legal. No entanto, ela é mais do que isso. A assinatura se torna a sua marca e pode expressar muito da sua atitude e personalidade. Assim, ela é uma ótima ferramenta profissional e de reconhecimento pessoal.

Além disso, lembre-se também de que a assinatura é um registro que vai marcar todos os seus documentos, assumindo então uma importância histórica para a sua vida. Então, é importante entender como criar uma assinatura que mais combine com você.

Como criar uma assinatura manual?

Não há regras nem segredos. Você pode começar analisando sua assinatura atual. Um formato simples e claro será facilmente entendido pela maior parte das pessoas. Mas você pode optar por uma marca mais complexa, o que pode revelar algo mais pessoal e apurado.

Assim, se você florear com traços mais definidos e trabalhados, sua assinatura pode se tornar mais sofisticada. Por outro lado, rabiscos ilegíveis podem indicar pressa e falta de atenção. Então, cuidado.

Se a falsificação for a sua preocupação, talvez você queria fazer uma assinatura mais legível e extensa. Insira então o nome completo e escreva com clareza, pois firmas mais legíveis e bem trabalhadas são mais difíceis de serem falsificadas do que rabiscos.

Para saber ainda como criar uma assinatura, você pode se inspirar nos famosos. No geral, são formatos mais trabalhados e estilosos. Daí você pode detectar alguns traços interessantes e incorporar na sua própria firma.

É importante também fazer experimentos. Crie e escreva de vários modos diferentes e explore as possibilidades. Descubra o que mais lhe agrada, tanto em termos estéticos quanto no que se refere à praticidade de algo que deverá ser reproduzido várias vezes durante a sua vida.

Veja alguns elementos interessantes que muitos gostam de adotar:

  • enfatizar a primeira letra ou as iniciais, principalmente se sua assinatura não tiver um formato tão legível — isso dará uma aparência mais robusta e marcante;
  • sublinhar é uma forma clássica de ornamentar e dar um estilo;
  • usar técnicas de caligrafia, com voltas e ornamentos, principalmente nas letras iniciais;
  • ornamentar com voltas e formas ovais são práticas muito comuns para deixar sua assinatura mais sofisticada;
  • adotar números ou símbolos, se esses forem uma marca da sua identidade.

Por fim, treine a assinatura usando o modelo criado até que seja capaz de reproduzi-la de cabeça. Se você pensar em mudar uma assinatura, porém, precisará ter alguns aspectos em mente:

  • é possível que você tenha problemas em comprovar sua identidade, caso use uma assinatura diferente daquela registrada em documentos oficiais;
  • sempre considere um formato que seja fácil de reproduzir, conciliando praticidade e estilo.

Que cuidados adotar ao assinar documentos?

A assinatura, como vimos, tem valor legal. Ela serve para validar transações importantes, como compra e venda de bens e operações bancárias. Por isso, é importante se proteger e tomar medidas para dificultar a falsificação. Entre as melhores práticas, estão as seguintes:

  • criar uma assinatura por extenso, pois são mais difíceis de serem falsificadas;
  • inserir elementos gráficos, que deixam o formato ainda mais personalizado;
  • fazer a assinatura com um traço contínuo, ou seja, retirar a caneta do papel o mínimo possível;
  • usar um carimbo junto à assinatura, se possível;
  • não assinar papéis em branco ou sem data.

Rubrica

A rubrica é uma forma abreviada da assinatura, também utilizada para se identificar. É muito adotada para dar validade jurídica em contratos com várias folhas — o documento é assinado na última página e as páginas iniciais são rubricadas.

Essa é uma forma de se certificar de que a pessoa que assinou o contrato fez a leitura do documento por completo, tomando ciência de todas as suas páginas. Isso evita que folhas sejam substituídas por conteúdo não verificado pelo signatário. Assim como a assinatura, a rubrica pode ser registrada em cartório, a fim de garantir mais segurança aos registros. Isso, porém, não é obrigatório.

Mas como criar uma rubrica? Geralmente utiliza-se aqui o primeiro nome ou as iniciais do nome e sobrenome. Usar as letras iniciais estilizadas é o mais comum. Assim, você pode experimentar vários formatos e escolher o que mais lhe agrada.

Você pode começar por analisar sua própria assinatura e capturar os elementos que sejam mais marcantes para reproduzir em sua rubrica — letras iniciais, símbolos, traços, pontos etc.

Uma característica importante da rubrica é que ela seja simples e fácil de ser reproduzida rapidamente. Um formato muito complexo poderia dificultar o uso e até aumentar o tempo de ser escrito.

Após experimentar diversos formatos e selecionar um deles, treine até que consiga escrevê-la com facilidade e de modo natural.

Assinatura digital

As assinaturas manuais e as rubricas são utilizadas para documentos impressos. Em negócios online, no entanto, você precisará de uma assinatura digital. Essa ferramenta garante a autoria e a integridade dos documentos eletrônicos.

Para adotar uma assinatura digital, pessoas físicas e jurídicas precisam dirigir-se a uma entidade autorizada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação para obter um certificado digital. Essas empresas são conhecidas como Autoridades Certificadoras (AC). Por meio delas, o usuário pode requisitar uma chave privada. Calma que explicamos melhor!

Os protocolos de criptografia da assinatura digital são baseados em algoritmos que exigem duas chaves: uma privada (ou secreta) e outra pública (passada para quem vai se comunicar com o usuário).

Resumidamente, a chave privada é usada para assinar o documento digitalmente, ou seja, para inserir a sua identidade naquele arquivo. A chave pública serve para verificar a assinatura, ou seja, para certificar a autoria do documento.

Contudo, para assegurar a integridade das informações, é necessário também obter um hash, que é uma função semelhante à criptografia, responsável por gerar um resultado único aos dados. Na prática, ele garante que a mensagem (ou documento) enviada pelo usuário é a mesma entregue ao destinatário, sem violações. Tudo isso serve para assegurar que tanto os dados quanto a autoria deles sejam autenticados digitalmente.

A assinatura digital pode oferecer diversas vantagens ao negócio:

  • redução de custos — despesas com impressões, envio, autenticação e armazenamento de documentos são drasticamente reduzidas;
  • respeito à sustentabilidade — a redução do uso do papel diminui o impacto ambiental na extração de recursos naturais e no descarte de materiais;
  • maior produtividade — contratos eletrônicos são fechados mais rapidamente, uma vez que todas as transações podem ser realizadas no ambiente online;
  • aprimoramento no gerenciamento de dados: arquivos digitais são mais fáceis de serem organizados e armazenados, tornando o gerenciamento de documentos corporativos muito mais eficiente.

Assinatura eletrônica

Assim como a assinatura digital, a assinatura eletrônica pode prover validade a documentos. A principal diferença é que a assinatura eletrônica não exige um certificado digital para validação da assinatura.

A melhor forma de lançar mão desse recurso é por meio de um sistema de Digital Transaction Management (DTM). Ele funciona integrado à gestão de documentos nos processos de envio e recebimento de contratos, permitindo que a assinatura seja inserida.

O processo é bem simples. Para enviar o documento, basta contar com uma boa plataforma de assinatura eletrônica. Então, o usuário faz o upload do arquivo do computador ou da nuvem (Google Drive, OneDrive, Dropbox etc.) e adiciona o endereço de e-mail das pessoas que vão assinar o documento e daqueles que precisam acompanhar o processo.

Os signatários e outros interessados receberão então um link para realizar a assinatura. Quando tudo é finalizado, o documento é armazenado automaticamente na nuvem. Todos os envolvidos têm acesso seguro ao conteúdo e podem fazer o download do arquivo, se desejarem.

Assinatura de e-mail

O e-mail, apesar de ter um remetente claro, exige o uso de uma assinatura no fim da mensagem. Ela serve não só para identificar o autor, mas também para expressar sua identidade, estilo e profissionalismo. Mas como criar uma assinatura de e-mail que atinja esse objetivo?

É importante que a assinatura não só forneça as informações de nome, contato e cargo, mas também tenha um visual elegante e atrativo. Uma boa assinatura precisa ter:

  • texto claro;
  • cores bem escolhidas;
  • links da empresa e de redes sociais, de preferência embutidas nos próprios ícones;
  • imagens harmônicas, bem escolhidas e distribuídas.

Os serviços de e-mail, como Outlook, Gmail e Yahoo Mail, fornecem uma ferramenta nativa para adicionar assinaturas no fim da mensagem automaticamente. Geralmente, são opções mais básicas de formatação, como estilo da fonte, cor, links e outras edições simples.

No entanto, existem ferramentas na web que dão mais opções de personalização, deixando sua assinatura com um aspecto ainda mais profissional. Confira alguns desses serviços:

  • Wisestamp — você pode adicionar foto pessoal, links de redes sociais com ícones e escolher entre os diversos templates disponíveis;
  • htmlsig — com uma interface bem intuitiva e prática, em poucos minutos você cria uma assinatura de e-mail impressionante, com links para as suas principais redes sociais — e você pode inserir diretamente no seu serviço de e-mail por meio de um código HTML;
  • Signature Maker — fotos, sites, redes sociais e outros dados pessoais podem ser configurados nessa ferramenta de modo bem simples, ao mesmo tempo em que você já visualiza como ficará o resultado final.

No entanto, vale ressaltar que essa assinatura de e-mail não tem validade jurídica, pois serve apenas para fins de identificação e marca. Isso seria necessário, por exemplo, caso a empresa desejasse emitir cobranças de pagamento e precisasse comprovar que a mensagem foi enviada e recebida.

Para que o e-mail tenha essa validade jurídica, é preciso que a mensagem atenda aos critérios de segurança necessários:

  • autenticidade, provido por meio de uma assinatura digital, por exemplo;
  • confidencialidade;
  • integridade;
  • não repúdio, ou irretratabilidade.

Como vimos, as assinaturas são fundamentais para validar transações financeiras, comerciais ou qualquer outra que necessite comprovar a autenticidade e a autoria de documentos. Ao passo que a tecnologia avança, as empresas passam a lidar ainda mais com operações no meio online, exigindo novas formas de autenticação, mais ágeis e seguras.

A assinatura eletrônica chegou como solução, e oferece aos gestores, parceiros e clientes uma ferramenta valiosa para realizar operações a distância com valor jurídico. Empresas que adotam tais tecnologias saem na frente, pois ganham em eficiência, produtividade e redução de custos.

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