Depois de todo um processo de prospecção e de despertar o interesse do cliente vem a elaboração da proposta comercial. E por mais que esse seja um ponto extremamente importante do processo de negociação, ainda deixa muitas dúvidas. Afinal, justamente por ser um momento crucial, é preciso que a proposta esteja perfeita para fechar o negócio.

Basicamente, a proposta é o planejamento da solução que sua empresa traz para o problema do cliente. Ela deve mostrar claramente que atende às necessidades do interessado e que é perfeita para o que ele espera. Por formalizar a negociação, a proposta comercial deve ser bem estruturada e organizada, honesta e objetiva, o que requer alguns cuidados básicos na sua elaboração.

Quer saber como fazer uma proposta comercial mais eficiente e fechar negócios? Então continue com a leitura!

Como elaborar uma proposta comercial excelente?

Para que a proposta atenda a tudo o que se propõe, você precisa ter a atenção de prepará-la minuciosamente. Nesse caso, a pressa pode ser sua maior inimiga. Ao mesmo tempo, porém, você não pode perder o timing do negócio, sob pena de o cliente desistir no meio do caminho. Como então montar uma proposta comercial excelente? Vamos por partes:

1. Formato

O primeiro passo é definir se a sua proposta vai seguir no formato de um documento ou de uma apresentação. Hoje em dia, na verdade, é bem incomum que as propostas comerciais sejam enviadas em papel. Assim, se você quer ter a certeza de que sua proposta será realmente analisada pelo cliente, não correndo o risco de ser esquecida sobre uma mesa ou em uma gaveta qualquer, adote a tendência paperless!

Depois de escolher o modelo da sua proposta, você deve incluir os nomes dos envolvidos: do contratante e do contratado. Inclua também o serviço que está sendo proposto, mas sem se delongar. Lembre-se da objetividade e mencione apenas aquelas informações realmente necessária à identificação da proposta.

Para não se perder em meio a tudo o que a proposta deve conter, o ideal é montar um esqueleto com todas as informações necessárias. Primeiramente redija os tópicos principais para depois ir preenchendo o esboço e fazendo eventuais alterações. Assim, vai ser como se você estivesse fazendo uma checklist, garantindo que não se esquecerá de nenhuma informação.

2. Apresentação

Comece apresentando a empresa e os serviços do seu portfólio para ajudar a contextualizar a proposta. Com isso, você vai imprimindo na mente do cliente, aos pouquinhos, todas as soluções de que dispõe para as necessidades dele.

Lembre-se também de que, muitas vezes, outras pessoas são consultadas antes que o martelo seja batido para uma proposta comercial. Nesse cenário, caso a pessoa que recebeu o documento precise discutir a proposta com terceiros, a breve apresentação da empresa e dos serviços que oferece ajudará na contextualização sobre o que está sendo tratado.

Uma sugestão bem simples e efetiva é colocar na apresentação um pequeno espaço com o propósito de apontar as qualidades do que está sendo apresentado. Você pode identificar da seguinte maneira:

  • Sobre a (nome da empresa);
  • Sobre o (nome do serviço).

Outro ponto importante a ser observado é que uma proposta comercial é diferente de uma apresentação comercial. Não se esqueça, portanto, que essa proposta será devidamente assinada. Por isso, a apresentação deve focar no que está efetivamente sendo tratado, nunca sendo exposta apenas como uma apresentação comercial.

3. Conteúdo

Sua proposta deve apresentar os objetivos daquela parceria, mostrando como sua empresa pode alcançá-los. No conteúdo, portanto, é importante apresentar um cronograma e, por fim, os custos dos serviços apresentados. Uma forma fácil e direta de montar o conteúdo de sua proposta é respondendo a 5 perguntas fundamentais:

  1. Para quê?
  2. Como?
  3. Por quê?
  4. Quando?
  5. Quanto?

Objetivos: para quê?

Esse é o momento de pensar na finalidade do cliente em contratar seus serviços. Para quê? Deixe claro para o interessado quais seriam os objetivos a serem alcançados caso efetivamente firmem uma parceria. Mostre os resultados que você está prometendo de maneira objetiva, de forma que ele consiga enxergar o valor que seu serviço pode trazer ao negócio.

Soluções: como?

Explique as soluções que estão sendo tratadas na proposta. É preciso fazer uma descrição que esclareça para o cliente de que forma prática você pode ajudá-lo. Você pode elaborar gráficos que mostrem, de forma clara, os benefícios que ele terá nesse negócio. Também é possível, aqui, explicar as metodologias a serem usadas para alcançar os objetivos propostos. A ideia é realmente mostrar como os objetivos serão atingidos.

Vantagens: por quê?

Nessa etapa, a questão é: por que o cliente deve confiar na sua empresa? Você precisa demonstrar que realmente entende suas necessidades naquele momento e que fechar uma parceria será benéfico para solucionar seus problemas e suas dores. Para tanto, dê informações capazes de fazer com que o interessado perceba que você sabe onde está pisando.

Pode acreditar: na prática, sua capacidade de domínio sobre o assunto acaba sendo transmitida para a solução em si e para a imagem da empresa em que você trabalha. Ao explicar as vantagens de negociar com sua organização, você mostra que nenhuma outra empresa atenderá tão bem às necessidades do cliente quanto a sua. Nesse contexto, o cliente confiará no que você disser, desde que o faça com segurança e coerência.

Informações adicionais sobre o cliente são preciosas nesse momento. Se você tem dados a seu respeito que podem sustentar as vantagens da parceria com sua empresa, use-os exatamente nessa etapa. Você pode incluir um breve case de sucesso que sustente as vantagens que essa parceria trará para ele, mostrando situações semelhantes para as quais, no passado, sua solução foi perfeita.

Cronograma ou tempo estimado: quando?

Chegou a hora de responder quando e em quanto tempo o serviço será realizado. O detalhe é que nem todas as soluções são passíveis de tempo certo. Por isso, ofereça ao cliente uma estimativa para que os objetivos comecem a ser alcançados, lembrando de deixar claro que essa é uma previsão e não uma certeza. Se achar melhor, proponha um intervalo de tempo — como de X a Y dias, por exemplo.

Você também pode criar um cronograma mais minucioso, contendo as datas de cada etapa do processo. Em ambos os casos, o cliente consegue visualizar melhor o que está sendo tratado e, assim, passa a ter mais confiança nos objetivos traçados. Só não esqueça de que transparência é tudo em uma relação comercial, ok? No fim das contas, é muito importante que você seja honesto sobre o tempo informado por 2 motivos:

  1. Prometer prazos não condizentes com a realidade vai fazer com que o cliente desconfie de todo o seu trabalho;
  2. Uma proposta comercial tem valor legal e pode sim ser usada contra você caso a prestação de serviços seja, na realidade, distante do prometido.

Valores: quanto?

Qual será o investimento do cliente? Sendo uma proposta comercial, você deve especificar os valores relativos a cada um dos serviços ou produtos oferecidos nessa parceria. Uma sugestão válida é criar uma planilha com o detalhamento dos itens e seus respectivos valores, sem esquecer de precificar o custo agregado de algum serviço ou processo de formalização, por exemplo.

Lembre-se de alguns pontos importantes:

  • Assim como a proposta como um todo, a precificação precisa ter um prazo definido. Afinal, o cliente vai permanecer com esse documento em suas mãos e (infelizmente) pode demorar a dar retorno, a ponto de fazer com que os valores e as condições se tornem impraticáveis. Então determine a validade da proposta ou ao menos informe que preços e condições podem sofrer alteração sem aviso prévio.
  • Não entregue seu preço mais baixo de bandeja! A verdade é que alguns clientes prezam pela negociação e gostam de regatear. Isso sem contar também que, eventualmente, sua proposta será levada a concorrentes, que provavelmente farão um preço melhor. Nesse caso, você vai precisar ter margem para oferecer uma contraproposta.
  • Se precisar de autorização gerencial ou do setor financeiro para oferecer descontos, faça-o antes do envio da proposta para o cliente. Não há nada pior do que ter que se desculpar depois por simplesmente não poder cumprir o prometido.

4. Layout

Sua proposta comercial estará completa com:

  • A identificação da empresa;
  • A identificação da proposta;
  • O detalhamento dos objetivos;
  • Os serviços e produtos oferecidos;
  • A precificação dos itens e possíveis custos adicionais — como frete, por exemplo.

Com o conteúdo completamente preparado, é hora de se preocupar com a organização visual. É isso mesmo: a aparência da sua proposta também é importante! Informações desorganizadas, mal formatadas, coloridas demais ou que denotem pressa e improviso contam pontos contra você e, consequentemente, contra sua empresa. Portanto, seja organizado, discreto e coerente, prezando pela uniformidade com a identidade visual do negócio.

Nesse sentido, é importante usar as cores, a tipografia e os traços definidos como padrões pela empresa. Você pode ter uma capa para a proposta comercial, caso queira, desde que insira o timbre da organização no documento, certificando-se de que a imagem tem uma boa resolução e que não está distorcida. Caso possua gráficos ou outras imagens, certifique-se também de que os dados estão legíveis.

5. Cuidados

Além dos passos anteriores, também é preciso dar atenção a alguns cuidados extras. Você deve incluir deveres do cliente (caso existam) e, se for necessário ao serviço apresentado, pode enviar, além da proposta comercial, termos de aceite para formalizar pontos a mais. E não se esqueça de incluir todos os contatos necessários ao final da proposta, além de deixar visíveis e organizados:

  • O endereço da sede ou da filial responsável pela proposta;
  • Os números de telefone disponíveis;
  • O e-mail de contato — preferencialmente de uso corporativo para evitar e-mails particulares.

Por fim, releia a proposta e confira se não existe algum erro na escrita em si. Uma boa dica é pedir para que outra pessoa leia, pois seu olhar já vai estar acostumado com todas as informações ali existentes, inevitavelmente deixando escapar alguma falha. Ao submeter a proposta ao crivo de um terceiro, os erros podem ser mais facilmente identificados e, assim, você tem a certeza de que a proposta está compreensível.

Como a tecnologia pode melhorar suas propostas?

Em um mundo permeado pela tecnologia, com avanços como a cloud computing, a assinatura eletrônica e a Internet das Coisas, você certamente está perdendo oportunidades incríveis de negócio se estiver contando apenas com planilhas e documentos off-line, impressões e envio de propostas em envelopes. E o pior é que pode estar se passando por obsoleto na perspectiva do cliente, que terá a clara impressão de que sua empresa não é moderna ou inovadora.

Há algumas excelentes ferramentas para ajudar a acertar em cheio nas necessidades do cliente e agilizar o fechamento dos negócios. Confira as mais importantes para suas propostas comerciais:

1. Usando as informações certas a partir de um CRM

O CRM (Customer Relationship Management) é uma ferramenta indispensável na gestão da sua carteira de clientes, pois permite que você elabore uma proposta comercial tendo como base todo o histórico de suas atividades junto à empresa — suas preferências, suas contratações anteriores e até suas recusas de serviços ou produtos.

Saber usar essas informações de forma tática na elaboração da proposta é uma carta e tanto na manga, pois assim você compreende, com base em fatos e dados, o que o cliente valoriza. Com isso, pode focar nesses dados para montar sua proposta, aumentando ainda mais a certeza de que sua solução é exatamente o que ele precisa, o que reflete lá na frente, na sua conversão em vendas.

2. Agilizando o processo com uma plataforma de assinatura eletrônica

A documentação eletrônica não só ganha cada vez mais espaço no mundo corporativo como elimina um bom espaço de tempo na negociação — que seria gasto com impressão e reimpressão de propostas e contratos, envio ao cliente, coleta de assinaturas, retorno, ajuste, reenvio e assim por diante.

Com a assinatura eletrônica, o tempo do processo negocial diminui bastante, o que também contribui para o fechamento de negócios. Isso acontece principalmente porque, no mundo comercial, demorar demais pode fazer com que você perca o timing da venda, dando espaço à concorrência para apresentar contrapropostas, consumindo a paciência do cliente e, consequentemente, aumentando suas chances de perdê-lo. A assinatura eletrônica, que tem plena legalidade jurídica, ajuda nesse cenário, pois permite que você aproveite aquele período crucial de entusiasmo pela solução.

Isso sem falar que você não precisa enviar propostas impressas nem manualmente digitalizadas, o que, além de contribuir para sua adesão ao paperless (como já sugerimos), faz com que sua empresa (e, por conseguinte, sua solução) passe uma imagem de modernidade, inovação e excelência.

3. Analisando dados com o Business Intelligence

As grandes corporações têm investido pesado no Business Intelligence. E não é à toa! Ferramentas de BI ajudam a prever não apenas tendências do mercado, mas também o comportamento dos consumidores. Por meio das informações analíticas recebidas do BI, é possível compor propostas de acordo com as melhores tendências de mercado. Assim, seu cliente se mantém à frente na corrida competitiva e sua empresa aparece com a provedora de soluções ideais.

Além disso, com o cruzamento de dados efetuado pelo BI, a composição dos serviços e produtos que você oferece tem embasamento no perfil do seu público-alvo. Não somente os clientes da casa podem usufruir da inteligência de negócios por seu histórico do CRM, mas seus novos prospects podem ser abordados da melhor forma possível com o BI!

Agora que você já sabe como elaborar as melhores propostas comerciais e alavancar sua conversão de negócios, que tal compartilhar este post em suas redes sociais? Espalhe esse conhecimento!

(Visited 1,438 times, 5 visits today)

Tags