Pouco a pouco, as transações em papel estão sendo eliminadas. A necessidade de fechar negócios com garantia de monitoramento, armazenamento, segurança e agilidade fez com que alternativas mais confiáveis surgissem para suprimir processos desnecessários, cortar custos e ampliar lucros. A mais importante delas atende pelo nome de assinatura eletrônica.

Mas você saberia dizer a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital? Embora correlacionadas e ambas dotadas de valor jurídico, as expressões definitivamente não são sinônimas, tampouco tecnologias usadas para fins idênticos. A verdade é que, como parte imprescindível da transformação digital, entender como essas assinaturas funcionam ajuda a aplicá-las corretamente.

Em uma era em que poucos minutos já podem representar a diferença entre fechar ou perder um grande negócio, não faz mais sentido desperdiçar dias (ou até semanas) para colher assinaturas em um contrato. Da mesma forma, não faz sentido perder produtividade com sucessivos reconhecimentos de firma para os documentos corporativos. Manter-se vulnerável a fraudes nas assinaturas no papel também não tem mais lógica. Por essas e outras, uma plataforma de Digital Transaction Management (DTM) é simplesmente crucial para a sobrevivência de qualquer negócio.

Hoje você vai perceber as diferenças entre as validações eletrônicas e, principalmente, por que quem ainda usa assinatura no papel tende a perder competitividade no mercado! Vamos lá?

O que é assinatura eletrônica?

Para sanar todas as dúvidas sobre o tema, a primeira informação que deve ficar clara é que assinatura eletrônica é um gênero do qual a digital é a espécie. Não entendeu? Vamos traduzir: esse é um termo amplo, que envolve todos os tipos de firma que usam os meios eletrônicos como validação. Exemplos dessa tecnologia são a assinatura mediante senha, aquela que você usa para consolidar operações bancárias, e a assinatura digital.

Basicamente, portanto, toda assinatura digital é eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital. Seja com a digitação de um código de segurança para confirmar uma transferência bancária ou por meio de certificado digital para efetuar operações no site da Receita Federal, a validação eletrônica assegura mais proteção às operações, velocidade no fechamento de negócios, praticidade e economia de custos — com papéis, toners e demais materiais de escritório.

Um bom Digital Transaction Management (DTM), software criado para gerenciar digitalmente transações com base em documentos, permite usar as mais variadas formas de assinatura eletrônica — tais como token, SMS, GPS, usuário + senha, código, entre outras.

Nas funções diárias, as assinaturas eletrônicas podem ser aplicadas nos mais diversos tipos de documento. Por possuírem valor jurídico, entram no fechamento de contratos de aluguel, seguros, planos de saúde, formulários de RH, contratos de compra e venda com fornecedores, assinatura de serviços, operações bancárias, notificações jurídicas, contratação de planos de saúde, além de inúmeras outras possibilidades.

O que você tem que guardar é que a adoção desse formato agiliza significativamente a finalização de procedimentos e etapas, ao mesmo tempo em que garante a integridade e a autenticidade das partes.

E a assinatura digital?

A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que usa operações matemáticas com base em algoritmos de criptografia assimétrica para garantir segurança extrema na autenticidade das documentações. Fazendo uma lista gradual de níveis de segurança entre os tipos de assinaturas existentes, temos a digital com grau máximo de autenticação, seguida pelas demais formas de assinatura eletrônica até chegar à assinatura no papel, a mais vulnerável e burocrática de todas.

Essa assinatura utiliza um par de chaves:

  • a chave privada, composta por um conjunto de códigos criptografados de conhecimento exclusivo do subscritor com a finalidade de codificação e identificação do autor do arquivo;
  • a chave pública, derivada da anterior e usada para conferir a validade da assinatura.

As codificações são diferentes em cada assinatura e qualquer tentativa de alteração no documento invalida a assinatura já fixada. Como se fosse pouco, tudo isso ainda é chancelado por uma Autoridade Certificadora. Essa entidade é devidamente licenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, unidade responsável pela criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras, fornecedora de certificados no padrão ICP-Brasil.

Para assinar digitalmente um documento, é necessário ter um certificado digital. Lembrando que, desde janeiro de 2017, esse recurso é obrigatório para empresas com mais de 3 funcionários e pode ter validade variando entre 1 e 3 anos, de acordo com a necessidade de cada negócio. O certificado é necessário para alguns procedimentos específicos, como a emissão da nota fiscal eletrônica.

Assinatura digital é o mesmo que assinatura digitalizada?

É importante destacar que assinatura digital e assinatura digitalizada são conceitos completamente diferentes. O primeiro diz respeito a um processo automatizado para a validação da firma de um subscritor com base em algoritmos e criptografia.

A assinatura digital tem base nos princípios de autenticidade, integridade, confidencialidade, não repúdio (não deixa dúvidas quanto a seu remetente) e tempestividade (Autoridade Certificadora pode averiguar data e hora da assinatura de um documento). Já a assinatura digitalizada é apenas a assinatura no papel submetida ao processo de digitalização (escaneamento), sem qualquer validade jurídica.

Quais são as soluções disponíveis no mercado?

Presentes entre as opções oferecidas pela DocuSign, as assinaturas eletrônicas podem ser feitas por meio de endereço de e-mail, certificados digitais, tokens, certificados de selo de hora brasileira, conta da DocuSign, Federado/SSO, código de acesso, SMS, telefone/voz, identificação social, identificação de terceiro, certificados digitais DocuSign e autenticação em pessoa.

Mas atenção: por mais que a assinatura digital possa ser aplicada em todo tipo de arquivo, a maioria deles não precisa desse nível de autenticação. Na prática, a assinatura eletrônica já costuma ser mais que suficiente para validar contratos e consolidar documentos.

A boa notícia é que um arquivo colocado na plataforma da DocuSign é criptografado e pode ser assinado tanto digital como eletronicamente, de acordo com a demanda. Todo o processo é registrado para garantir transparência e assegurar aos signatários que todas as alterações feitas serão gravadas em um histórico, impossibilitando a ocultação de qualquer modificação.

Dessa forma, a integridade é mantida em todas as fases, ainda ajudando a eliminar a burocracia e os gastos com papel, enquanto aumenta a confiabilidade nos processos envolvendo a administração da empresa. No fim das contas, a assinatura eletrônica ou a digital é uma aposta certa.

Com o rápido avanço tecnológico da atualidade, as assinaturas eletrônicas continuam evoluindo para garantir a segurança dos usuários, sejam eles empresas ou pessoas físicas. Cada vez mais complexas, as formas criptográficas asseguram a autenticidade dos documentos. Graças ao crescimento da procura por ambas as ferramentas, a necessidade de se evitar fraudes e de garantir acesso a um recurso confiável fica cada vez maior, seguindo como prioridade.

Essas assinaturas estão amparadas em qual lei?

A legislação brasileira disciplinou a assinatura eletrônica, de forma mais ampla, englobando todas as suas modalidades — inclusive a assinatura digital. Essa regulamentação se deu por meio da Medida Provisória 2.200-2, de 2001, conforme os termos de seu artigo 10:

Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória.

As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiras em relação aos signatários, na forma do art. 131 da Lei 3.071, de 1º de janeiro de 1916 – Código Civil.

Os meios eletrônicos de assinatura já são adotados até mesmo nos órgãos públicos. Em alguns deles, como no Judiciário, essa aplicação acontece há mais de 10 anos! Veja o que nos diz o artigo 2º da Lei Federal 11.419, de 2006:

O envio de petições, de recursos e a prática de atos processuais em geral por meio eletrônico serão admitidos mediante uso de assinatura eletrônica, na forma do art. 1º desta Lei, sendo obrigatório o credenciamento prévio no Poder Judiciário, conforme disciplinado pelos órgãos respectivos.

Quais os benefícios de usar assinaturas eletrônicas?

Redução significativa de custos

O uso da assinatura eletrônica é capaz de reduzir drasticamente as despesas com materiais de escritório. A razão por trás disso é que o uso dessa tecnologia serve de base para a completa digitalização da empresa, eliminando a necessidade de papéis, impressoras, toners e tudo mais relacionado com a impressão e o armazenamento de cópias físicas.

Pense bem: sem o uso de papel, dispensa-se também a compra frequente de cartuchos e toners, bem como de materiais para arquivamento — como pastas e caixas. Isso sem falar na redução de custos com a conta de energia, uma vez que as repetidas impressões e os escaneamentos podem se mostrar como verdadeiros vilões da conta de luz.

Compromisso com a sustentabilidade

Se, por um lado, a redução de papel representa diminuição de custos, por outro, implica em uma sinalização ao mercado de respeito à preservação ambiental, algo extremamente relevante em uma era em que 85% dos consumidores brasileiros afirmam preferir empresas que impactem positivamente a sociedade ou o meio ambiente.

Melhorias na gestão de dados

Se todas as suas tramitações documentais são feitas pela web, mediante assinatura eletrônica, todos os seus arquivos são centralizados na nuvem. Assim, você tem a possibilidade de catalogá-los por assunto, a fim de encontrar rapidamente documentos antiquíssimos por meio de ferramentas especiais de busca. Isso é gestão de dados de excelência, detalhe que faz muita diferença em um universo corporativo de alta competitividade.

Aumento da produtividade

Vindi é uma plataforma de pagamentos que conseguiu elevar exponencialmente sua produtividade com os meios eletrônicos de assinatura. Em 2015, o tempo médio de assinatura de um contrato era de 3 dias. Hoje, esse timing é de apenas 1 dia, o que representa 67% de redução! É isso mesmo: a assinatura eletrônica e demais meios de validação de autoria trazem um aumento exponencial para a produtividade, elevando seu negócio ao patamar da excelência.

Agora que você já está craque no assunto, que tal acessar nossa plataforma e fazer como outras 200 milhões de pessoas ao redor do mundo? Teste gratuitamente nossa solução por 30 dias e mude o ritmo da sua empresa!

Tags