Como assinar documento com certificado digital passo a passo

Muitas vezes, um “calcanhar de Aquiles” das organizações é a gestão de documentos e contratos no dia a dia. Não saber como assinar documento com certificado digital e nem utilizar a assinatura eletrônica pode gerar perdas de oportunidades, dificuldades de relacionamento com parcerias, entre outros pontos delicados.

A implementação dessas tecnologias é um passo muito importante na transformação digital dos negócios. Por isso, é fundamental pensar em formas de otimizar essa área para mudar as rotinas da sua empresa para melhor.

Neste artigo, você vai entender como fazer isso. Então, se tem dúvidas sobre como assinar um documento com certificado digital, continue lendo. Nos tópicos a seguir, traremos as principais informações sobre o assunto. Aproveite para ficar por dentro.

Passo a passo para assinar documento com certificado digital

O certificado digital é um documento que permite à sua empresa atestar que ela é, de fato, a titular daquela comunicação. É a mesma lógica de pensar na função que o documento de identidade tem para uma pessoa física.

Em alguns casos específicos, quando você precisa assinar um contrato é necessário apresentar o documento para comprovar que você é quem diz ser, a fim de que aquele contrato tenha validade legal e seja possível atestar a segurança daquela transação.

Nesse sentido, quando temos documentos que são emitidos de forma digital, é importante ter como atestar que o emissor é realmente aquela entidade (pessoa física ou pessoa jurídica). Assim, o certificado digital funciona como uma espécie de substituto do CPF e do CNPJ.

Para poder utilizá-lo, é preciso realizar um processo análogo ao de emissão de documentos oficiais. Ainda, para atestar a veracidade de quem o está solicitando, o responsável (seja pessoa física ou jurídica) deverá entrar em contato com uma Autoridade de Registro (AR). Ela o encaminhará para uma Autoridade Certificadora (AC). 

Seguindo as diretrizes da ICP-Brasil, ela assegurará a autenticidade da operação e permitirá a emissão do certificado digital. Ele ficará armazenado em um token ou computador.

Mas como assinar documento com certificado digital? O caminho é simples e, a seguir, listamos os passos para facilitar ainda mais para você:

1. Faça a instalação do Agente de Assinatura da DocuSign (extensão de browser e aplicação nativa, sendo .exe para Windows e .pkg para Mac);
2. Abra o programa para ver uma lista dos certificados encontrados em seu computador;
3. Selecione o certificado que deseja utilizar;
4. Clique em “Continuar” para informar o PIN;
5. Aguarde o Agente realizar a assinatura e sua validação.

O Agente vai gerar uma assinatura PAdES, em arquivo PDF. Basta abrir esse arquivo para visualizar o documento assinado com seu certificado digital.

Validade jurídica do certificado digital

Um documento que tenha sido assinado eletronicamente tem a mesma validade de um documento físico com assinatura feita à caneta. Por isso, não se preocupe quanto a essas questões.

Inclusive, houve uma atualização do artigo 784 do Código de Processo Civil e foi promulgada a Lei 14.620/2023, que agora determina:

“Nos títulos executivos constituídos ou atestados por meio eletrônico, é admitida qualquer modalidade de assinatura eletrônica prevista em Lei, dispensada a assinatura de testemunhas quando sua integridade for conferida por provedor de assinatura”.

Como assinar documentos sem um certificado digital

Agora que você sabe como assinar com certificado digital, é importante ressaltar que o uso do certificado para realização de assinatura digital é requerido apenas em casos específicos.

Logo, você não precisa adquirir um certificado para assinar documentos digitais. Isso pode ser feito por meio da assinatura eletrônica sem o certificado. Ela também tem validade jurídica e pode ser utilizada em várias situações.

A diferença é que esse tipo de assinatura, em seu formato simples, requer apenas um meio eletrônico para fazer a identificação do signatário utilizando dados como e-mail, CNPJ ou um PIN predefinido.

Ademais, existem diversos tipos de assinatura eletrônica que você pode utilizar conforme a necessidade ou ocasião, sendo assinatura simples, avançada e qualificada. Todas elas são válidas juridicamente.

Benefícios da assinatura eletrônica com o certificado digital

Conheça algumas vantagens de promover essa transformação digital no seu negócio e os ganhos que ele pode alcançar.

Agilidade na assinatura de documentos

Os processos feitos com uso de documentos de papel demandam um tempo considerável, ou seja, para a impressão, o envio do documento para ser assinado entre as partes etc. Com a possibilidade da assinatura digital, sua empresa pode acelerar os processos e prazos de fechamento de contratos com parceiros fora da sua região.

Adequação para a legislação vigente

Muitas regiões exigem o uso de certificado digital para a emissão de Nota Fiscal. Por isso, se você está abrindo sua empresa, o uso do certificado garantirá adequação à lei vigente, permitindo manter operações regulares que não trarão problemas no futuro.

Escritório sem papel

Com a mudança dos processos tradicionais para o uso do certificado digital, alinhado com soluções de gerenciamento de contratos, é possível mudar a estrutura da sua empresa para redução do uso de papel, com uma cultura paperless. Esse é um passo importante para um negócio mais sustentável, além de proporcionar a aceleração dos processos de transformação digital.

Maior mobilidade para o seu negócio e para os clientes

Muitas vezes, um contrato demora a ser assinado justamente pela dificuldade para conciliar agendas entre as partes envolvidas ou devido à distância geográfica. Assim, se o seu negócio vai fechar uma parceria com uma empresa de outro estado, utilizando o certificado digital, o processo é simplificado e garante praticidade para todos.

Redução de custos

Quando a empresa trabalha com assinatura física de documentos, há diversos gastos que, ao final, podem representar um custo razoável para o negócio, como:

• tinta para impressora;
• papel;
• envio do documento físico;
• deslocamento de pessoal;
• valor do registro em cartório.

Com o certificado digital, ambas as partes podem assinar o documento rapidamente, reduzindo bastante os gastos listados.

Assinatura eletrônica DocuSign

Depois de aprender como assinar documento com certificado digital — e sem ele também — é interessante descobrir as melhores formas não só de utilizá-lo para esse fim, mas também como estratégia para ter uma gestão de documentos eficiente no seu dia a dia.

A DocuSign disponibiliza diversos serviços que auxiliam sua empresa na agilização da assinatura de documentos e na gestão deles, por exemplo, por meio do eSignature, você consegue realizar a assinatura eletrônica. Além disso, temos soluções importantes focadas na gestão do ciclo de vida de contratos por meio do CLM.

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