Oito motivos pelos quais sua organização precisa da assinatura eletrônica agora

O cenário profissional mudou muito nos últimos anos, com pequenas e médias organizações precisando se adaptar para permanecerem competitivas. A tecnologia de assinatura eletrônica é parte essencial dessa adaptação porque permite fechar negócios com mais rapidez, o que reduz o tempo de efetivação da receita, além de melhorar a visibilidade do gerenciamento de documentos e aumentar a segurança do cliente, garantindo a sua satisfação.

Veja a seguir oito motivos para começar usar o DocuSign eSignature ainda hoje.

1. Redução dos custos

O corte de custos tem se tornado uma prioridade entre as atuais tendências econômicas e muitas empresas estão buscando produtos que podem maximizar seu retorno do investimento. As soluções de assinatura eletrônica podem economizar em média US$ 36 por documento quando consideramos o papel, a impressão, a postagem e o armazenamento. Elas também eliminam custos associados a erro humano ou em casos em que há informações necessárias faltando nos documentos. Contratos com esses erros podem custar até quatro vezes mais para processar do que aqueles enviados corretamente da primeira vez.

Nossos clientes incluem a Flowserve, uma empresa fornecedora de maquinário industrial e ambiental, que usou o eSignature para economizar US$ 2.000 por contrato e reduziu os honorários advocatícios em 40%. O Departamento de Saúde da Carolina do Sul o usou para economizar US$ 4 milhões e eliminou 2,85 milhões de documentos em papel por ano, enquanto a Universidade do Texas economizou US$ 2,4 milhões ao implantar a tecnologia.

2. Melhor experiência do cliente

Facilitar as experiências positivas dos clientes é uma parte vital da operação de um negócio bem-sucedido e a assinatura eletrônica pode ajudar com recursos inteligentes que simplificam seu uso. Com a assinatura eletrônica, os clientes podem assinar e devolver documentos com o clique de um mouse ou com o toque de um dedo de qualquer lugar no mundo, em praticamente qualquer dispositivo. Assegurar a facilidade de uso tem demonstrado ser recompensador, com 57% das empresas que usam a tecnologia de assinatura eletrônica relatando um aumento da satisfação do cliente com o processo de acordo digital.

3. Aumento da produtividade

As soluções de assinatura eletrônica automatizam totalmente o fluxo de trabalho de documentos, simplificando a celebração de contratos e aumentando a produtividade dos funcionários. Os clientes do DocuSign observaram ganhos imediatos; a Seguros Unimed o usa para criar fluxos de trabalho conformes e mais eficientes.

Após implementar o DocuSign Agreement Cloud, a seguradora descobriu que processos que tradicionalmente consomem muito tempo e dinheiro agora podem ser completos em uma fração do tempo. Por exemplo, o tempo médio do ciclo para a criação de procedimentos operacionais padrão foi reduzido em 70% e eles obtiveram uma economia de mais de R$13 milhões em insumos de escritório.

4. Menos erros e imprecisões

As empresas enfrentam menos erros automatizando todo o ciclo de vida de contratos com geração de documentos, colaboração, fluxo de trabalho e um repositório central de acordos. Como a solução de assinatura eletrônica é capaz de guiar o signatário ao longo de um documento, os erros e imprecisões diminuem. Em média, as assinaturas eletrônicas reduzem os erros em 49%.

5. Mais privacidade e segurança

Precisar transferir contratos físicos de um signatário para outro, especialmente em uma situação de assinaturas múltiplas, aumenta o risco de violação da privacidade. Por outro lado, a assinatura eletrônica mantém o documento armazenado com segurança em um local digital e rastreia as alterações do contrato durante todo o processo de assinatura. As regras de encaminhamento podem ser especificadas para que os signatários obtenham acesso dentro da ordem de autorização, o que protege o documento de adulteração ao longo do percurso.

E, diferentemente das assinaturas de próprio punho, as assinaturas eletrônicas também incluem um registro eletrônico que serve como uma trilha de auditoria e prova da transação. A trilha inclui o histórico de ações realizadas com o documento, incluindo os detalhes de quando foi aberto, visualizado e assinado. Se um dos signatários contestar sua assinatura ou se houver alguma dúvida sobre a transação, essa trilha de auditoria está disponível para todos os participantes da transação.

6. Redução da necessidade de armazenar documentos em papel

Muitas soluções de assinatura eletrônica oferecem armazenamento digital ilimitado e assim facilitam a localização e recuperação de documentos para que você não precise mais dedicar espaço de armazenamento a contratos, acordos e outros documentos assinados.

Como todos os documentos do DocuSign são armazenados em um repositório central, a transformação para o digital também reduz o risco de perder ou destruir documentos em cópia física.

7. Rápida implementação

Muitas soluções de assinatura eletrônica se adaptam perfeitamente ao seu fluxo de trabalho e funcionam com as ferramentas que você já usa. Isso permite rapidamente implementar as assinaturas eletrônicas nos processos de negócios. O DocuSign oferece uma gama robusta de recursos para ajudar sua equipe a começar a trabalhar com sucesso com o eSignature, incluindo uma grande organização de sucesso do cliente que oferece serviços de implementação, além de aulas ao vivo e on-line e suporte 24/7.

8. Redução do impacto ambiental 

Ao substituir documentos em papel por eletrônicos, os clientes do DocuSign criaram um ambiente mais ecologicamente correto, reduzindo o consumo de aproximadamente 55 bilhões de folhas de papel, o equivalente a cerca de 6 milhões de árvores.

O DocuSign eSignature reduziu de forma significativa a dependência das empresas nos métodos tradicionais antiquados de comunicação revolucionando a maneira como documentos são compartilhados, assinados e armazenados. O eSignature elimina a necessidade de imprimir, enviar por fax, escanear, enviar por correio e armazenar documentos em papel, fornecendo um processo eletrônico de assinatura de documentos que é rápido e fácil de usar.

Se você ainda não experimentou as vantagens do eSignature, inscreva-se para uma avaliação gratuita