Gestão de contratos: dicas de um especialista para digitalizar o processo nas empresas

Todas as empresas, de qualquer porte ou segmento, precisam lidar com negociações com clientes, parceiros e fornecedores. Para oficializar essas transações, documentos são essenciais. Porém, sem uma gestão de contratos eficiente, podem existir problemas com prazos, cumprimento de requisitos regulamentares, conformidades, etc.

O resultado são custos desnecessários, baixo desempenho operacional, questões legais e perda de competitividade. Para evitar esses problemas e, mais ainda, maximizar resultados e conquistar insights valiosos de dados contratuais, a digitalização desses documentos é um passo importantíssimo.

Afinal, contratos digitalizados podem ser geridos por meio de softwares com funcionalidades que potencializam os resultados da empresa: como o de Gerenciamento do ciclo de vida de contratos ou Contract Lifecycle Management (CLM). Para falar um pouco mais sobre esses pontos, entrevistamos o especialista em gestão de contratos e CLM da DocuSign, Felipe Bortoli. Veja!

Mercado de gestão de contratos

Cada vez mais, as empresas entendem que a gestão de contratos é a espinha dorsal do relacionamento com fornecedores, parceiros e clientes. Trata-se de todo o processo de gerenciamento desses documentos, desde a sua discussão e criação até a execução e armazenamento pós-assinatura.

Em geral, uma boa gestão de contratos contribui com melhoras significativas nas negociações da empresa, decisivas para atender conformidades legais, além de fornecer dados valiosos para avaliações de desempenho. Isso afeta de forma significativa as operações, a gestão de custos e, até mesmo, a imagem pública da empresa.

Ou seja, a gestão de contratos tem tudo a ver com resultados, faturamento e competitividade no mercado. É por isso que, hoje, esse gerenciamento vai muito além de arquivar documentos: trata-se de processos estratégicos que podem mitigar riscos e maximizar receitas. 

Digitalização de contratos

Com a transformação digital, cada vez mais os documentos físicos são substituídos por versões digitais. Desse modo, a digitalização de contratos é um movimento definitivo dentro do mundo corporativo. 

Mais do que isso. O especialista da DocuSign comenta que, por conta das frequentes atualizações em leis e outros pontos regulatórios, os modelos digitais facilitam bastante a adequação por parte das empresas. 

Ainda, a digitalização é um passo fundamental para o conceito de contratos inteligentes, isto é, quando mecanismos de inteligência artificial fazem análises de riscos e sugestões de alterações para ganho de eficiência. Por meio do aprendizado com o histórico de modificações e de decisões da empresa, as ferramentas conseguem melhorar processos.

Diante desse cenário, Felipe Bortoli comenta que, embora haja diferentes estados de maturação na gestão de contratos e na digitalização desses processos no Brasil, é fato que o mercado está olhando para isso. Afinal, não ter uma gestão eficiente, digitalizada, padronizada e com um fluxo de aprovações adequado é algo que “dói no bolso” das empresas.

Dicas de como começar a digitalização na gestão de contratos

Digitalizar contratos e contar com um bom CLM são coisas que andam juntas. Todas as empresas tem um CLM e gerenciam seus contratos de alguma forma - por exemplo, manualmente ou em planilhas, porém, além de gerar um trabalho operacional enorme nesses casos, perdem-se informações estratégicas muito valiosas para o diferencial competitivo no mercado. 

Por isso, a implementação de um software de gestão de contratos deve ser uma prioridade. Veja as principais dicas do especialista.

O que considerar para escolher um bom CLM?

Segundo Bortoli, “o principal sinal de que uma fornecedora de solução de CLM é a ideal para você é entender se ela está realmente interessada em ajudar a sua organização. Está preocupada em descobrir quais são as suas demandas e suas dores atuais? Ou em só mostrar a ferramenta dela e dizer que é a melhor?”

Ou seja, o primeiro passo na hora de escolher um software de gestão de contratos é verificar se as soluções oferecidas são adaptáveis às necessidades, dores e regras do seu negócio. 

Em segundo lugar, é importante ter em mente de quais pontos e funcionalidades a empresa não pode abrir mão, de forma a procurar soluções que contem com recursos essenciais. Por exemplo, se o seu negócio mantém negociações globais, é fundamental que o software se adapte às leis de proteção de dados de diferentes localidades do mundo. 

Ainda, vale a pena verificar como a empresa se posiciona no quadrante mágico da Gartner, a representação de mercado elaborada pela empresa de consultoria Gartner, que indica quais empresas são líderes em cada segmento — em termos de tecnologia, segurança, capacidade de execução, etc. 

Qual é a hora de implementar e como apresentar aos tomadores de decisão que o CLM é uma prioridade?

Outro ponto importante é saber a hora de adotar um CLM. De acordo com o especialista, sempre que a empresa tem transações importantes para formalizar, a modernização da gestão de contratos é bem-vinda. 

Por exemplo, quando há multas significativas em questão, caso haja descumprimento de alguma cláusula, a empresa corre mais riscos se a gestão de documentos for manual. 

Agora, para convencer os tomadores de decisão de que o CLM deve ser uma prioridade, Bortoli afirma que as métricas são as maiores aliadas. Com números em mão, é possível mostrar de forma clara como uma gestão eficiente de contratos tem implicações relevantes na empresa. "Metrificar e mostrar cálculos de retorno sob investimento é essencial".

Quais são os primeiros passos para digitalizar os contratos?

Para Bortoli, os primeiros pontos para os quais a empresa deve olhar são as portas de entrada e saída de dinheiro, isto é, os setores de compras e vendas. É importante fazer uma análise de quão eficientes são os contratos nessas portas, observando custos com logística e armazenamento, problemas com auditorias, tempo médio de discussão de cláusulas, entre outros pontos - sempre contando com o apoio do jurídico.

A partir dessa análise, a empresa pode começar a discutir processos e buscar soluções de CLM que ajudem a melhorar os resultados. 

Diferenciais da DocuSign para a gestão de contratos

A DocuSign é uma empresa presente em mais de 180 países, que tem a qualidade de execução e a segurança de dados como seus dois maiores compromissos. Não é à toa que foi nomeada líder no Quadrante Mágico 2021 para CLM — resultado já conquistado em 2020. 

Porém, mais do que o reconhecimento global, a DocuSign se destaca por seu interesse em entregar a solução perfeita para cada cliente. De acordo com o especialista, conversas para entender as necessidades e o ajuste das funcionalidades do DocuSign CLM ao perfil de cada empresa são parte essencial do trabalho. 

Além disso, nossa solução em gestão de contratos foi feita para impulsionar a inteligência de negócios. Então, mais do que armazenar documentos, o CLM da DocuSign se destaca por ter inúmeros recursos que aceleram revisões, identificam problemas e antecipam tendências e oportunidades para tomadas de decisão das empresas. 

Gestão de contratos e o impacto da transformação digital nas empresas brasileiras

A gestão de contratos é uma das práticas empresariais decisivas para os resultados da empresa. É por isso que vale a pena investir em soluções, como o CLM, que simplifiquem e tornem os processos cada vez mais eficientes e estratégicos.

A digitalização e a automatização através de soluções, inclusive, são um importante passo para a transformação digital corporativa. Quanto mais madura uma empresa for em termos de transformação digital, melhor preparada ela está para conquistar uma fatia maior de mercado e competir de igual para igual com os maiores players atuais.

Qual tem sido o desempenho de empresas brasileiras nesse cenário? Como é possível identificar o ROI da transformação digital?

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