Oito tendências de gerenciamento de contratos a serem observadas em 2022
A adaptação para atender às demandas em mudança dos consumidores e o acompanhamento do mercado digital atual requerem um compromisso contínuo com o aprimoramento dos processos, com o gerenciamento de ciclo de vida dos contratos no centro. Como resultado, as melhores práticas de gerenciamento de contratos estão em constante evolução.
Em 2021, o valor do gerenciamento digital de contratos mudou de uma conversa do setor administrativo para uma vantagem competitiva. Veja a seguir oito tendências atuais em gerenciamento de contratos que não podem ser ignoradas.
As oito principais tendências em gerenciamento de contratos
1. Transformação digital acelerada
A maioria dos negócios estava há cerca de uma década hesitante em relação à transformação digital, mas a COVID-19 forçou as organizações a agirem e enfrentarem de frente as ineficiências da estratégia atual de gerenciamento de contratos. Como as menores margens e os fechamentos dos escritórios, foi preciso soluções remotas para as operações diárias do negócio, os gerentes de todos os departamentos estão buscando novas maneiras para digitalizar os processos desatualizados de gerenciamento de documentos.
Por exemplo, muitas organizações adotaram uma solução de assinatura eletrônica para facilitar a transição para o trabalho remoto e eliminar procedimentos confusos de gerenciamento de contratos impressos e totalmente manuais. No início, era apenas uma solução para tapar buraco devido ao trabalho remoto. No entanto, os líderes de negócios perceberam rapidamente que os benefícios de colocar uma organização on-line vão muito além de uma resposta à COVID.
Como a pesquisa da Gartner indica, "quando um processo de negócio é convertido de processos em papel para fluxos de trabalho digitais, esse será 'o novo normal', refletindo o próximo estágio da transformação digital". Atualmente, em cada departamento, a COVID-19 está formatando a estratégia de gerenciamento de processos. Cerca de 68% dos departamentos jurídicos, por exemplo, agora afirmam que a "digitalização dos processos manuais" é uma das principais prioridades, de acordo com um estudo realizado pela Paradoxes Inc. para a DocuSign.
2. Resposta à COVID: o valor renovado de preparação e continuidade dos negócios
As equipes de compras geralmente abordam a continuidade dos negócios de forma reativa. Responder a uma crise ou adaptar-se ao trabalho remoto requer uma abordagem estratégica em vez de uma abordagem tática. Ou seja, deve-se ter as ferramentas certas nos lugares certos antes que o desastre ocorra para assegurar a continuidade dos negócios.
Infelizmente, em 2020, muitos profissionais de gerenciamento de contratos foram pegos despreparados em relação à velocidade com a qual as mudanças precisaram ser implantadas. Ser capaz de adaptar ou alterar os fluxos de trabalho rapidamente sem interromper as operações de negócio do dia a dia coloca as organizações em uma posição para lidar sem esforço com desafios não previstos e interferências com grandes mudanças. Além disso, quando uma imagem do cenário pós-pandemia ficar clara, uma infraestrutura de contratos mais flexível oferecerá suporte à escalabilidade em qualquer ambiente.
De modo geral, o gerenciamento completo de contratos fornece uma maneira simples de melhorar a continuidade dos negócios. Com um processo de gerenciamento de documentos mais ágil, as organizações eliminam procedimentos manuais lentos e liberam o caminho para atualizações de políticas eficientes, contratação contingenciada ou outros desafios operacionais. Ao adicionar a redução de custos e desenvolvimento de relacionamento à lista de possíveis benefícios da atualização de sua estratégia atual de gerenciamento de documentos, o caso de negócio para gerenciamento de ciclo de vida dos documentos fica ainda mais atraente.
3. A automação completa está impulsionando a eficiência e a qualidade do gerenciamento de contratos
A geração, a negociação e a aprovação de contrato tradicionais dependem de governança prática para avançar com os contratos, o que desperdiça tempo e apresenta uma oportunidade para que erros humanos interrompam o processo. A automação significa menos risco, conformidade regulatória mais forte e mais eficiência.
Um dos pontos mais problemáticos para as organizações é o volume completo de procedimentos operacionais que precisam ser concluídos manualmente. De acordo com um estudo realizado pela Paradoxes, 46% dos profissionais de gerenciamento de contratos afirmam que uma abundância de tarefas manuais desafia a colaboração em contratos. Trabalho duplicado, transferências de dados imprecisos e falta de rastreabilidade também são problemas que se multiplicam conforme seu negócio cresce. Portanto, quanto mais complexos forem seus fluxos de trabalho de documentos, mais sua organização pode se beneficiar da automação de ponta a ponta.
Por exemplo, um banco de dados de clientes extensivo pode apresentar desafios e um risco de segurança aos negócios que dependem da transferência manual de dados durante o processo de geração de contrato. As soluções automatizadas de gerenciamento de documentos de ponta a ponta permitem a integração com Sistemas de registros existentes, possibilitando a geração de contratos sem erros com o clique de um botão e preenchendo os documentos automaticamente com informações existentes do cliente ou do produto.
Por fim, a automação cria fluxos de trabalho padronizados e configuráveis no nível corporativo, o que aprimora a qualidade dos contratos e dos processos. Quando sua infraestrutura digital é estruturada para lidar de forma eficiente com contratos fora do padrão ou alterações de processos, não há nada inesperado que possa desestabilizar sua organização ou tornar o processo de contratos mais lento. Contratos mais rápidos significam receita maia rápida, melhores interações com os clientes e redução em geral de tempo e recursos desperdiçados.
4. O papel cada vez maior da inteligência artificial na análise de contratos
A Inteligência Artificial (IA) é um termo que já está na moda por si só, mas os profissionais de negócios geralmente não reconhecem as implicações práticas de um processo de gerenciamento de contratos auxiliado por IA.
A IA pode ser usada de maneira clara para abordar alguns dos maiores problemas em cada estratégia de gerenciamento de documentos. 47% das equipes de vendas afirmam que analisar contratos fora do padrão em relação a oportunidades e riscos em um ambiente com mudanças regulatórias é a parte mais difícil do processo após a assinatura.
Novas ferramentas de IA e de análise de negócio fornecem uma solução simples. Por exemplo, o software de processamento de linguagem natural permite revisar rapidamente um grande número de contratos existentes para que você possa desvendar e otimizar a linguagem desatualizada ou arriscada com pouco ou nenhum esforço manual. Além disso, como os aprovadores de contrato tradicionais (como as equipes jurídicas) treinam a IA para analisar contratos, os usuários da linha de negócios não precisam se preocupar em se aprofundar em contratos complexos nem em se perder na linguagem técnica e jurídica.
À medida que o mundo dos negócios fica cada vez mais complexo, os contratos precisam ser reavaliados e reconfigurados com mais frequência. Aprimorar sua capacidade de responder rapidamente a um ambiente regulatório mutável ajuda a minimizar os riscos e aumentar a visibilidade durante os processos mais complexos de vendas, M&A ou compras.
5. Mais urgência e conscientização em relação à privacidade de dados
Nunca houve tanta urgência em torno da privacidade de dados como hoje. A Lei de privacidade do consumidor da Califórnia (CCPA) foi promulgada em 1º de janeiro de 2020, A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (GDPR) da UE está bem estabelecida e diversas leis de privacidade de dados ainda estão surgindo como a LGPD aqui no Brasil.
Mas devido a normas inconsistentes nos diferentes países e com um número crescente de ataques cibernéticos a cada ano, as organizações devem reconhecer que os benefícios da privacidade de dados vão além do ambiente regulatório. As organizações precisam de uma maneira simples para acompanhar as tendências emergentes (amplas ou regionais) para facilitar a adaptação ou as rápidas alterações nas políticas existentes.
Além de fornecer adesão legal, a conformidade com as regulamentações de privacidade de dados cria confiança do cliente e ajuda a proteger sua organização de ameaças de segurança interna e externa. Os profissionais de gerenciamento de contatos de todos os setores podem considerar a IA de gerenciamento de contratos, assinaturas eletrônicas e outros recursos digitais de gerenciamento de ciclo de vida dos contratos (CLM) para ajudar a abordar questões de privacidade de dados de forma eficaz.
6. A contratação com conscientização climática está no radar de todas as empresas conscientes do mundo
O gerenciamento da cadeia de suprimentos e a remessa de produtos são responsáveis por 50% a 70% das emissões de carbono das empresas e por 3% do total das emissões de CO2 do mundo. De acordo com um relatório publicado pelo CDP, 215 das maiores empresas globais reconhecem a mudança climática como uma séria ameaça aos negócios. Com cerca de US$ 1 trilhão (e o planeta) em risco, 73% das empresas que responderam à pesquisa confirmaram a supervisão no nível da diretoria dos riscos relacionados ao clima.
A contratação com conscientização climática está se tornando rapidamente uma solução de ponta para lidar com o impacto ambiental crescente dos negócios. Aqui, novamente, parte das dificuldades envolve saber o que consta em seus contratos atuais, identificando contratos e cláusulas que lidam com (ou deixam de abordar) regulamentações voltadas ao clima.
A tecnologia digital de contratos também elimina os processos cheios de papel nos quais as estratégias de gerenciamento de contratos legados dependem. Tirando o papel da equação, o impacto ambiental do processo de contratos é reduzido.
7. Estratégias digitais de identificação promovem compartilhamento rápido e seguro de informações
Todos nós já estamos acostumados a confirmar nossa identidade diariamente, seja para abrir nosso smartphone ou usar um número de PIN para autenticar uma compra com cartão de débito. No mundo dos negócios não é diferente, mas as apostas são mais altas. Substituir métodos de identificação analógicos por novas soluções digitais aumenta a eficiência e fornece mais segurança em cada etapa do processo de gerenciamento de contratos.
À medida que ambientes de escritórios socialmente distantes se tornam uma parte aceitável dos negócios e as regulamentações evoluem, a identificação digital segura terá um papel central na transmissão de informações sigilosas de forma remota entre as partes. Felizmente, as novas tecnologias facilitam autenticar todos os usuários de forma segura.
Além de aprimorar a privacidade dos dados, a identificação digital também facilita o acesso e o gerenciamento de informações aos usuários finais, equilibrando a experiência do cliente com mais segurança corporativa. 56% dos profissionais de RH afirmaram que o gerenciamento de ID se tornaria crítico para o sucesso nos próximos cinco anos.
Embora o campo ainda seja relativamente novo, no futuro próximo, a ampla adoção de software de identificação biométrica e reconhecimento facial continuará simplificando e protegendo o processo de identificação, o que elimina a necessidade de conexões com nome do usuário e senha ou com aplicativos de verificação de terceiros.
8. Melhora da experiência dos clientes e funcionários com eficiência de contrato
A experiência do cliente sempre foi e continuará sendo um impulsionador importante da melhoria dos processos. Mas, à medida que o desenvolvimento tecnológico alcança todos os aspectos dos negócios, os clientes se tornam menos inclinados a suportar processos manuais e lentos do passado, principalmente quando a concorrência em todos os setores adota maneiras mais eficientes para a condução dos negócios.
Possivelmente você verá uma ênfase ainda maior em experiências personalizadas e simplificadas para os clientes. No gerenciamento de contratos, isso pode envolver o fornecimento de um processo mais simples e mais eficiente de integração de clientes, fornecedores ou pacientes. Todas as partes devem ser capazes de preencher, assinar e enviar documentos necessários facilmente em qualquer dispositivo e de qualquer lugar.
Por exemplo, PDFs que precisam ser baixados, impressos, preenchidos, assinados, escaneados e enviados manualmente serão vistos como uma fonte de atrito. As organizações que dependem de procedimentos de gerenciamento de contratos similares e desatualizados dificultam a vida dos clientes, afetam negativamente a produtividade dos funcionários e causam perda de receita, à medida que o tempo para a conclusão aumenta e documentos com processamento lento são abandonados.
Além de aprimorar a satisfação de clientes e funcionários, menos tempo gasto em processos manuais baseados em papel significa que a gerência pode dispor de mais tempo em questões mais amplas de estratégia de negócios e do cenário geral.
Prepare-se hoje para o futuro do gerenciamento de contratos
Investir em nova tecnologia, como o gerenciamento de ciclo de vida de contrato, para apoiar uma transformação digital acelerada deve estar no topo da lista de tarefas de 2022 de todos os profissionais visionários de gerenciamento de contratos.
À medida que as empresas crescem, o número de partes interessadas e a complexidade do processo de contrato aumentam drasticamente. Acompanhar de perto as tendências mais recentes em gerenciamento de contratos ajudará a desenvolver uma estratégia de gerenciamento de documentos que promova práticas de negócios mais eficientes, seguras e centradas nos clientes por muitos anos.