Carteira de trabalho digital: a tecnologia aliada em contratações

Carteira de trabalho digital

A carteira de trabalho digital foi regulamentada pela Lei da Liberdade Econômica (Lei nº 13.874/2019), que determinou que “a CTPS será emitida pelo Ministério da Economia, de preferência, por meio digital”, e que apenas excepcionalmente o documento deve ser impresso (art. 14). Veja que, daqui para frente, a carteira de trabalho tradicional passa a ser a exceção, e não mais a regra.

Outra novidade trazida pela legislação é que essa nova CTPS eletrônica será identificada pelo CPF, ajudando a reduzir o universo de códigos através dos quais os trabalhadores são identificados (RG, CPF, CTPS, PIS etc.).

Mas quais os reais impactos que todas essas mudanças produzem na rotina do RH e dos próprios funcionários? É isso que você vai conferir agora!

Afinal, o que é carteira de trabalho digital?

A CTPS eletrônica é um documento virtual contendo inúmeras informações trabalhistas de cada usuário. Esse ambiente pode ser acessado pela web ou aplicativo, a partir de qualquer dispositivo (há armazenamento offline).

A partir da publicação da Lei nº 13.874/2019 (20/9/2019), a CTPS digital passou a estar disponível não somente a quem tirará sua primeira versão do documento, mas também àqueles que já têm a carteira em papel, desde que façam a habilitação da versão digital.

Não está previsto que o modelo eletrônico substitua o documento em papel (as versões coexistirão). Na verdade, mesmo com a carteira digital, o governo inclusive recomenda a guarda da carteira profissional física para eventual necessidade de comprovação do tempo de serviço ou para permitir que os empregadores que não usam eSocial façam os registros de vínculo.

Quais são os impactos da carteira de trabalho digital?

Assim como outras mudanças desse processo de transformação digital no RH (caso da assinatura eletrônica e do contrato digital), a CTPS eletrônica enxuga burocracias, facilitando a vida tanto do funcionário quanto do empregador.

A partir de agora, o profissional não precisa mais apresentar sua CTPS para que as anotações sejam feitas dentro de 5 dias úteis pela empresa, já que o simples número do CPF permite o registro no sistema. Com isso, o empregador também ganha, já que não fica mais dependente do cumprimento de um dever por parte do colaborador para se manter em dia com essa obrigação trabalhista.

Até então, como era preciso esperar a entrega do documento pelo empregado, muitos gestores acabavam perdendo o prazo legal para registro da carteira, deixando passar semanas para efetuar a primeira anotação (o que resultava em condenações na Justiça do Trabalho).

Outro impacto positivo sobre as empresas é que agora basta um único registro, e não mais o fluxo “carteira + eSocial”: com a carteira de trabalho digital, o gestor entra no programa de escrituração trabalhista e lança o evento “S-2200 — Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador”. Esse apontamento substitui carimbos, assinaturas e preenchimento de dados nas folhas da carteira física.

Com isso, se economiza um tempo valioso na Gestão de Pessoas, o que serve de alerta sobre a necessidade de adotar mais ferramentas que digitalizem processos e automatizam procedimentos de RH.

Quais as vantagens que essas mudanças de rotina trazem às empresas?

Em termos práticos, os benefícios da carteira profissional eletrônica são os mais diversos, como alguns dos que você verá abaixo.

Integração com eSocial

Com a habilitação da carteira de trabalho digital pelo empregado, o registro de informações pelos empregadores passa a ser feito digitalmente, em plena integração com o eSocial. Isso significa uma redução significativa no volume de digitações e retrabalhos (por ter que anotar os mesmos dados em papel e em sistema).

Com essa digitalização da CTPS, registros de vínculos, contribuições previdenciárias, dados de FGTS, aviso prévio e acidentes de trabalho passam a ser feitos em uma mesma interface.

Agilidade em processos contratuais

Não é somente a anotação de carteira que onera a Gestão de Pessoas. Qualquer alteração, como mudança de cargo, salário, férias ou bonificações exigia o recolhimento do documento para registro, o que gerava atrasos, trabalhos manuais e muita perda de produtividade.

Com a nova CTPS, tudo pode ser atualizado imediatamente, sem nenhuma burocracia, derrubando o tempo desperdiçado com essas tarefas administrativas.

Esse tipo de facilidade, que se torna ainda mais relevante em tempos de isolamento social, explica porque a procura pela CTPS digital cresceu 105% entre abril e maio/2020.

Maior independência e integração entre RH e Contabilidade

O uso de um único banco de informações trabalhistas facilita a interação entre RH e Contabilidade. Não é mais preciso mandar relatórios de um lado para o outro, perder tempo com e-mails (que nem sempre são respondidos) e se estressar com o prazo exíguo para recebimento de dados.

De modo geral, a tramitação de processos em sistemas em nuvem provoca essa mudança na comunicação da empresa, nos moldes do que também ocorre na implementação de um bom ERP.

Mais segurança no controle da veracidade das informações

Um benefício de valor inestimável em usar a carteira de trabalho digital é ter mais segurança na autenticidade das informações laborais do funcionário ou candidato (em processo seletivo).

Embora a fraude de CTPS configure crime de falsificação de documento público, passível de reclusão de 2 a 6 anos (art. 297, §4º do Código Penal), não são poucos os casos de adulteração em carteira de trabalho, resultando em longas disputas judiciais e insegurança jurídica. A CTPS eletrônica reduz drasticamente a incidência desse tipo de delito.

Maior proteção às informações trabalhistas

Decorrente da vantagem anterior, a CTPS digital faz com que as informações trabalhistas sejam centralizadas e armazenadas em local seguro, em nuvem e com recursos de proteção de acesso de alta tecnologia. Isso é benéfico não somente ao colaborador.

Antigamente, caso perdesse a carteira, o empregado tinha que voltar à empresa e pedir uma série de documentos para comprovar a relação empregatícia, além da própria reanotação na 2ª via do documento. Esse fluxo de visitas de ex-funcionários também ajudava a soterrar o RH com atividades meramente burocráticas e que não agregavam nada à organização.

Agora, tudo fica salvo permanentemente. Ainda que haja roubo ou perda de celular, basta reinstalar o aplicativo e todos os dados estarão lá, prontos para conferência e exibição a novos empregadores. E sem causar nenhuma demanda de trabalho a nenhum RH.

Qual a relação entre tecnologia e contratos de trabalho digitais?

Tecnologias como a carteira de trabalho digital podem derrubar as rotinas do RH acima de 50%, além de reduzir custos, diminuir tarefas repetitivas, aumentar produtividade e a qualidade das entregas da Gestão de Talentos.

Além disso, a liberação de funcionários para atuar em funções mais estratégicas contribui também para melhorar o clima organizacional no RH, diminuindo as taxas de rotatividade e elevando os níveis de engajamento.

De fato, em uma era em que tanto se fala de transformação digital no setor produtivo, não faz sentido não pensar na digitalização do RH. Na verdade, a revolução tecnológica das empresas deve vir de dentro para fora, e não o contrário. Só assim as organizações serão capazes de mostrar credibilidade e DNA de inovação ao mercado.

Assim, para além da CTPS eletrônica, é altamente recomendável que as empresas comecem quanto antes seu processo de digitalização. O passo inicial deve ser dado com a implementação da assinatura eletrônica e, em seguida, com a gestão dos contratos inteligentes (smart contracts).

Da mesma forma que a carteira de trabalho digital, essas duas iniciativas impulsionam a velocidade do processo de contratação, mas também contribuem para reduzir custos e tempo na gestão das rotinas de RH.

Em resumo, o fim do papel representa a possibilidade de integrar sistemas para não mais ser refém de digitações redundantes, extravios de documentos e tempo perdido com procedimentos inócuos. Você perceberá um pouco desses efeitos com a CTPS eletrônica, mas é preciso avançar para a digitalização dos demais fluxos da Gestão de Pessoas.

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