O fim do ano fiscal pode ser uma dor de cabeça enorme para as pequenas e médias empresas. Com pouco prazo e muitas atividades a serem finalizadas, essa época geralmente é uma loucura. Mas, imagine se a maioria dos processos deste período fossem tão simples quanto mandar um e-mail?

A realidade das PMEs não é fácil por si só, mas tudo tem o potencial de ficar ainda mais nesse período. Durante todo o resto do ano, como os funcionários estão focados em prospectar clientes ou vender produtos, os bastidores (boletos, recibos, contratos antigos, acordos etc.) acabam ficando em segundo plano. E é bem nessa época que estes problemas adormecidos acordam e assustam.

Então, num piscar de olhos, você corre o risco de perder ótimos números ou não atingir uma meta importante por conta de um e outro documento que passou batido em algum momento dos últimos meses ou ficou escondido no fundo de uma gaveta.

Na hora é difícil pensar nisso, mas como é que seus clientes ou parceiros veriam essa situação? (Lembre-se, eles provavelmente estarão lidando com os próprios trâmites dessa época corrida, então a última coisa que eles precisam é uma ligação sua pedindo o reenvio de um boleto perdido três meses atrás!)

Como funciona um fim de ano fiscal sem papel?

Vamos vislumbrar uma cena objetiva para entender como a assinatura eletrônica pode transformar a vida de uma empresa no fim do ano fiscal.

Uma empresa de logística tinha um longo e trabalhoso processo em papel para enviar e receber recibos. Eles não podiam enviar os recibos até que o motorista responsável pela entrega tenha conseguido uma assinatura à caneta do remetente e a enviado de volta para o escritório (e é só depois disso que chega o pagamento). Muitas vezes esse processo pode demorar não só horas, mas até dias ou semanas, e pela necessidade de agilidade, certos detalhes ficam pelo caminho.

A empresa, então, implantou um serviço digital de assinaturas e recibos, e os pagamentos começaram a cair no mesmo dia das entregas. Ou seja, passou a ser possível mensurar a receita sem ter que esperar dias ou semanas, além de ter cada passo e cada detalhe do processo perfeitamente contabilizado, arquivado e seguro.

Os primeiros passos rumo a um fim de ano fiscal tranquilo

Enviar, assinar e pagar documentos digitalmente – tudo no mesmo dia – faz uma grande diferença no fim destes períodos. Mas como é possível fazer isso? Quais são as etapas para seguir visando chegar em transações totalmente sem papel?

1º passo: Consiga a adesão dos líderes

Como em qualquer projeto instituído numa empresa, a mudança deve vir de cima. Os donos e líderes da companhia precisam vender a ideia em questão para os funcionários e fazer com que eles identifiquem os benefícios da proposta.

Quer dizer, deve existir algum processo manual baseado em papel que faz a maioria dos funcionários preferirem sair mais tarde do que fazê-lo, não? Convença-os!

 2º passo: Comece com pouco

Assim que você identificar *aquele* processo que será muito beneficiado pela digitalização, mapeie-o, repense sua estratégia e questione-se sobre o que pode funcionar melhor dentro dele.

Digitalizando este primeiro processo, você já ganha tempo e recursos para dedicar a fazer o mesmo com outros processos, além de ter a prova de que a digitalização funciona.

3º passo: Estenda o projeto para outros processos e áreas

Uma vez que a eficiência da assinatura eletrônica for provada, é hora de abranger a operação para outros processos feitos em papel que podem ser mais ágeis, seguros e econômicos. Pense em cada pedaço de papel que tem o poder de tirar alguém do sério dentro da empresa (e pense em como isso será potencializado no fim do ano fiscal!) e imagine como é possível tornar aquilo digital.

Fazer isso te possibilita chegar ao fim do próximo ano fiscal sem ter que se desesperar procurando documentos perdidos ou pedindo recibos antigos para seus clientes, com tempo para se organizar e coordenar tudo o que precisa ser feito neste período delicado.

Sem dores de cabeça e sem tempo perdido, você pode focar no que realmente importa: fazer o negócio crescer.

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