Em momentos de crise econômica, é bastante comum que as empresas deixem de investir em projetos de inovação. Nesse contexto, o foco das estratégias para reduzir custos internos passa a ser a manutenção dos processos atuais. Dessa forma, acabam abrindo mão de revisar seus processos e otimizar a maneira como fazem negócios. Mas será que esse caminho pode mesmo garantir a competitividade da empresa? Você acha que é possível adotar estratégias que reduzam custos sem diminuir a qualidade dos produtos e serviços entregues aos clientes?

Seja na crise ou na retomada do crescimento econômico, preparamos aqui 7 dicas bem práticas para você inovar nos negócios e reduzir custos. Pronto para gerar uma maior eficiência operacional e ainda economizar? Então confira agora mesmo!

1. Diminua gastos com deslocamentos

Principalmente em empresas do segmento B2B (Business to Business, que vendem para outras empresas) ou em compras que envolvem altos valores, é comum que o processo de vendas envolva várias ligações telefônicas, reuniões presenciais e algumas visitas ao cliente até a assinatura do contrato. Os vendedores gastam muito tempo para qualificar os leads e desenvolver oportunidades reais de negócio!

Revisar a maneira como seu time de vendas interage, negocia e coleta assinaturas nos contratos fechados é uma tarefa fundamental para reduzir custos com deslocamento. Assim, a produtividade do time de vendas também aumenta, pois ele pode dedicar mais tempo para a captação de leads e o adequado desenvolvimento de oportunidades.

Atualmente, o método de inside sales vem alterando a cultura dos times de venda. Com ele, as vendas ou ao menos boa parte do processo de prospecção e qualificação de potenciais clientes são conduzidas remotamente, com apenas as reuniões de negociação e fechamento de contratos sendo presenciais. Nesse modelo, ferramentas de videoconferência e tecnologias de VoIP ajudam a reduzir gastos com telefonia.

É fato: são muitas as empresas que estão adotando essas inovações e mudanças em seu processo de vendas. Que tal avaliar se não é a hora da sua empresa pensar nisso também?

Como reduzir custos de deslocamento

Precisa de uma mãozinha para saber ao menos por onde começar? Pois para diminuir os custos de deslocamento, você pode:

  • criar uma política interna para a utilização dos serviços de deslocamento oferecidos pela empresa aos colaboradores;
  • fazer a gestão dos custos com táxi, motoboy, combustível ou uso da frota corporativa;
  • definir um roteiro de ação para os vendedores, especificando quando é preciso ir ao cliente e quando negociar remotamente;
  • usar a tecnologia a seu favor, automatizando o processo de contratos e experimentando formas inovadoras de atuação, que podem envolver:
    • cloud computing para arquivamento e acesso remoto de documentos, compartilhando-os com os clientes quando necessário;
    • assinatura eletrônica de documentos;
    • videoconferências e webchats como apoio às visitas presenciais.

2. Invista mais em tecnologia e menos em papel

O uso de papel nas empresas gera uma série de custos adicionais que podem muito bem ser reduzidos com o uso de tecnologia. Algumas estatísticas do IDC mostram que um empresário chega a gastar 1 mês por ano só procurando arquivos. Essa pesquisa revela também que as páginas impressas por dia nos escritórios do mundo todo chegam a alcançar a casa dos bilhões! Isso significa gastos com papel, transporte, autenticação de assinaturas, com local de armazenamento e também com envio e postagem de documentos.

Usar a tecnologia DTM (Digital Transaction Management) para coletar assinaturas em contratos é uma maneira simples, fácil e segura de minimizar gastos. E o melhor é que a própria redução de custos pode compensar a necessidade de investimentos gerada pela adoção dessa tecnologia.

Como usar a tecnologia para reduzir gastos com papel

A tecnologia pode ser uma grande aliada da redução de gastos com papel. Para isso, você pode:

  • usar impressoras virtuais, que geram documentos em PDF;
  • implementar sistemas de gestão de documentos eletrônicos;
  • criar campanhas internas de conscientização para a redução de desperdícios;
  • elaborar políticas internas sobre o uso do papel e a impressão de documentos;
  • adotar o uso de apresentações empresariais e portfólios on-line;
  • usar a intranet para comunicações internas, criando boletins informativos e manuais de procedimentos e políticas corporativas para passar informações aos funcionários.

3. Gere mais eficiência com metas OKR

A principal premissa da metodologia OKR (Objectives and Key Results) é definir metas que sejam:

  • simples;
  • quantificáveis;
  • voltadas para pequenos resultados-chave;
  • definidas em conjunto por colaborador e gestor.

Além disso, cada meta deve ser inter-relacionada com as demais, o que permite que os colaboradores (individualmente ou em departamentos) não só alcancem suas metas, mas ajudem a empresa a atingir, ao menos parcialmente, seus objetivos estratégicos.

Os OKRs são usados pelo Google, por exemplo, para evitar que a pressão pelos resultados contamine o ambiente de trabalho e acabe tornando as pessoas menos produtivas. Afinal, se as metas e os resultados forem propostos pelos próprios colaboradores, automaticamente haverá um comprometimento maior da parte deles em atingir esses objetivos.

Como implementar as metas OKR na empresa

Para aproveitar os benefícios que o método OKR proporciona, a empresa deve:

  • buscar pontos alinhados com interesses, objetivos e cultura organizacional;
  • classificar objetivos por prioridade para direcionar os esforços das equipes;
  • decidir, desde que em acordo com o time, os números relativos a cada meta;
  • elencar no máximo 5 objetivos para cada colaborador e cerca de 4 resultados-chave a serem acompanhados para cada objetivo;
  • adotar a estratégia top-down e bottom-up, com:
    • 40% dos OKRs definidos pela gestão, para apontar a direção;
    • 60% dos OKRs definidos pelos colaboradores, indicando o caminho para chegar lá;
  • tornar as metas públicas para toda a empresa para gerar engajamento.

4. Envolva os colaboradores da empresa

Ainda que você opte por não adotar a metodologia OKR na sua empresa, uma boa reunião de brainstorm certamente vai ajudar na hora de reduzir custos. Nessa ocasião, grupos de colaboradores (ou todos os envolvidos de cada setor) podem dar ideias de como otimizar o uso dos recursos e a realização das tarefas em sua rotina. Algumas dessas sugestões podem, inclusive, se tornar projetos maiores para a redução de custos. Ter canais internos também é uma boa prática. São opções:

  • criar um e-mail específico para funcionar como ouvidoria;
  • criar uma rede social corporativa para divulgar ideias e promover a interação;
  • criar um e-mail destinado ao recebimento de sugestões.

Essas opções ajudam a fazer com que todos os colaboradores se envolvam na meta de reduzir custos, ainda sem perder a qualidade dos produtos e serviços ofertados aos clientes.

Como envolver seus times

Para realmente engajar os colaboradores em prol dessa missão, você pode:

  • definir (ou tornar públicos, caso já existam) a visão, a missão e os valores da empresa;
  • criar canais simples e seguros de comunicação para ouvir o que todos têm a dizer;
  • fomentar a gestão aberta, orientando os líderes a serem acessíveis e receptivos com todas as sugestões trazidas;
  • promover reuniões periódicas, que devem servir como momento de troca de experiências, favorecendo a ligação entre todos;
  • estabelecer formas de reconhecimento aos colaboradores que melhor aderirem às políticas e estratégias definidas pela empresa;
  • adotar boletins informativos (que podem ser virtuais) falando sobre os pontos-chave da redução de custos para ampliar a conscientização e reduzir a sensação de obrigação.

5. Evite usar a demissão para reduzir custos internos

Ao demitir um colaborador, sua empresa arca com:

  • os gastos com direitos trabalhistas;
  • o impacto sobre a carga de trabalho que outros colaboradores terão que absorver;
  • o desperdício de investimentos com treinamento, capacitação e ambientação da pessoa desligada.

Por isso, avalie se, de fato, a demissão é necessária ou se pode ser evitada. Apesar de reduzir custos em sua folha de pagamento, essa ação pode ter implicações em outras áreas e, com isso, jogar fora todo o investimento feito naquele colaborador.

Como fugir da redução de quadro de pessoal

Como alternativas ao corte de recursos humanos para reduzir custos internos, você pode:

  • acompanhar periodicamente o desempenho do time, comparando as produtividades, desde que sempre leve em conta rotinas semelhantes para não ser injusto;
  • identificar os funcionários com menor e maior produtividades para comparar suas rotinas a fim de entender as boas práticas dos melhores e as dificuldades daqueles que precisam de ajuda;
  • demonstrar apoio em vez de cobranças desmotivadoras a quem tem dificuldade em sua rotina;
  • entender que muitas pessoas têm problemas com o uso estratégico do tempo, disponibilizando-se para ajudar seu time a otimizar sua rotina;
  • buscar formas inovadoras e alternativas de atuação com foco na efetivação de vendas, diminuindo a burocracia dos processos e reduzindo o tempo de fechamento de contratos para que o time passe a focar em buscar mais negócios;
  • delegar tarefas corretamente para aumentar nos colaboradores a sensação de pertencimento e confiança.

6. Terceirize setores de forma estratégica

Mesmo que não pareça tão vantajosa em outras ocasiões, pode acreditar: a terceirização é sim uma ótima alternativa em momentos de crise. Na terceirização daqueles setores que são importantes para o sucesso da empresa como um todo, mas que não fazem parte do seu core business (como limpeza, contabilidade e entrega de produtos), há uma potencial redução de gastos, paralela à melhoria dos serviços.

E a verdade é que, com o mercado desaquecido, muitos prestadores de serviços estão mais dispostos a negociar condições de pagamento, valores e descontos. Por isso, antes de fazer uma contratação, avalie alguns pontos estratégicos. Nesse momento, pense se:

  • essa contratação é de fato necessária;
  • uma empresa pode prestar esses serviços de maneira mais especializada;
  • os custos relativos a uma e outra alternativa fazem valer a pena.

Como avaliar se a terceirização é viável

Agora chegou a hora de aprender a identificar a viabilidade (ou não) da terceirização. Para isso:

  • faça um levantamento de todos os processos envolvidos em cada um dos setores que podem ser terceirizados;
  • identifique os custos diretos e indiretos das atividades, incluindo:
    • insumos necessários, como papel, material de escritório e impressoras;
    • salários, impostos e benefícios relativos aos funcionários;
    • gastos com energia elétrica, aluguel, telefonia e internet para o setor;
    • custos com fretes e logística, caso se aplique;
  • busque orçamentos com diferentes prestadoras de serviço, todas confiáveis e bem referenciadas no mercado, para fazer um comparativo dos custos;
  • analise o índice de qualidade atual alcançado pelo setor interno;
  • observe pontos de melhoria que a terceirização pode trazer;
  • leve em conta custos e qualidade final das operações envolvidas para se decidir!

7. Revise e automatize processos internos

A burocracia e o retrabalho decorrentes de processos inadequadamente estruturados são fontes de desperdício de dinheiro e do tempo dos colaboradores. Em momentos de prosperidade econômica, essas perdas são menos perceptíveis, pois geram custos difíceis de serem mensurados. No entanto, em tempos de crise, quando as equipes costumam ficar sobrecarregadas, a pressão pelos resultados fica mais forte.

Nesse cenário, a competitividade entre as empresas acaba exigindo que você abandone velhas práticas para atender melhor o cliente. As demandas já tendem a ser mais escassas nessas ocasiões, o que agrava esse tipo de desperdício, tomando o tempo que sua equipe poderia usar para inovar e atingir suas metas.

A saída estratégica é revisar os processos internos e buscar formas de automatizá-los para reduzir custos com rotinas mal-estruturadas. Usando a tecnologia para evitar que o tempo e a energia dos colaboradores sejam desperdiçados com procedimentos que podem ser otimizados, sua empresa se torna mais digital. Aliás, já mostramos aqui no blog como as seguradoras podem revisar seus processos e aumentar a eficiência operacional. Algumas dessas dicas podem servir para sua empresa!

Como analisar e oxigenar os processos da empresa

Para isso, você deve:

  • fazer uma análise macro do negócio, dotada de visão sistêmica, bem como de seus fluxos de atividades — marketing, vendas, administrativo, financeiro e assim por diante;
  • identificar pontos de gargalo do negócio, que devem se tornar prioridade na revisão de processos;
  • conhecer a rotina, enumerar as atividades realizadas e observar pontos de melhoria;
  • fazer o desenho dos processos operacionais padronizados para cada uma das atividades executadas;
  • considerar a tecnologia como sua maior aliada, informando-se sobre as formas mais eficientes de otimizar processos com ferramentas mais modernas;
  • reunir seu time e oficializar a nova forma de atuação;
  • acompanhar os resultados, ouvir opiniões dos envolvidos e trabalhar em prol de uma melhoria contínua;
  • repetir esse ciclo em todos os setores da empresa, até que cada funcionário tenha ciência da forma padrão de realizar suas atividades;
  • entender que sempre haverá resistência, mas acreditando que, com o tempo, a eficiência trazida pela modernização dos processos convencerá os mais relutantes.

A maneira como a empresa se propõe a reduzir custos internos não pode ser efêmera. na verdade, ela precisa ser contínua e completamente absorvida pela cultura organizacional. Não deve ser voltada apenas para os tempos de crise, mas, ao contrário, precisa preparar o negócio para a eficiência constante. Para alcançar tudo isso, não se esqueça dos principais pontos tratados:

  • investir em inovação de metodologia de trabalho;
  • usar a tecnologia a seu favor;
  • revisar os processos internos;
  • pensar em uma completa mudança da cultura empresarial.

Agora comente aqui e nos conte: você considera que a inovação é a melhor estratégia para reduzir custos empresariais? Como tem alcançado esse objetivo estratégico em sua empresa? Compartilhe sua experiência conosco!

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