Em momentos de crise econômica é bastante comum que as empresas deixem de investir em projetos de inovação, passem a adotar estratégias de redução de custos visando fazer a manutenção de seus processos atuais, abrindo mão de revisarem seus processos e otimizarem a maneira como fazem negócios. Mas será que este caminho garantirá que sua empresa seja competitiva e adote estratégias que permitam reduzir custos sem diminuir a qualidade dos produtos e serviços que entrega aos clientes?

Para te ajudar na tarefa de reduzir custos e, principalmente, enfrentar a crise já se preparando para o momento em que a economia voltar a ficar aquecida, a DocYouSign preparou 7 dicas bem práticas de inovar nos negócios, reduzindo custos e gerando maior eficiência operacional. Confira!

Diminua gastos com deslocamentos

Principalmente em empresas do segmento B2B (que vendem para outras empresas) ou em compras que envolvem altos valores, é comum que o processo de vendas envolva várias ligações telefônicas, reuniões presenciais e gaste muito tempo dos vendedores em qualificar os leads e desenvolver as oportunidades.

Revisar a maneira como seu time de vendas interage, negocia e coleta assinaturas nos contratos que são fechados é uma maneira fundamental de se reduzir custos com deslocamento, aumentar a produtividade do time de vendas e dedicar mais tempo para captação de leads e desenvolvimento de oportunidades.

Atualmente o método de Inside Sales, onde as vendas são conduzidas remotamente ou onde boa parte do processo de prospecção e qualificação de potenciais clientes é remoto e apenas as reuniões de negociação e fechamento de contratos são presenciais, vem alterando a cultura dos times de vendas. Neste modelo, ferramentas de vídeo-conferência como o Skype for Business, da Microsoft, e tecnologias de VOIP, ajudarão a reduzir gastos com telefonia também.

Muitas empresas estão adotando por essas inovações e mudanças no processo de vendas, avalie se não é a hora de sua empresa pensar nisso também!

Invista mais em tecnologia e menos em papel

O uso de papel nas empresas gera uma série de custos adicionais que podem ser reduzidos com o uso de tecnologia. Algumas estatísticas do IDC, mostram que um empresário chega a gastar 1 mês por ano, apenas procurando arquivos e que aproximadamente 1 bilhão de páginas é impressa por dia nos escritórios do mundo todo. Isso significa gastos com papel, local de armazenamento, envio e postagem de documentos nos correios.

Usar a tecnologia DTM (Digital Trasaction Management) para coletar assinatura em contratos é uma maneira simples, fácil e segura de reduzir custos. O melhor é saber que a própria redução de custos poderá cobrir a necessidade de investimentos gerada pela adoção dessa tecnologia.

Gere mais eficiência com metas OKR

Definir metas simples, quantificáveis, com pequenos resultados chave a serem alcanças e definidas em acordo com o colaborador e seu gestor, esta é a principal característica das metas OKR (Objectives and Key Results). Além disso, cada uma delas deve ser inter-relacionada para permitir que os colaboradores, individualmente ou em departamentos, alcancem as suas metas e levem a empresa a atingir, ao menos parcialmente, seus objetivos estratégicos.

As OKRs são utilizadas pelo Google, por exemplo, para evitar que a pressão pelos resultados contamine o ambiente de trabalho e torne as pessoas mais improdutivas. Afinal, se as metas e resultados forem propostos pelos próprios colaboradores, há um comprometimento maior deles em atingir aqueles objetivos.

Envolva os colaboradores de sua empresa

Ainda que você opte por não utilizar a metodologia OKR em sua empresa, na hora de reduzir custos, uma boa reunião de brainstorm, onde grupos de colaboradores ou todos os envolvidos de cada setor possam dar ideias de como realizar essa tarefa em sua rotina e algumas delas se tornem projetos maiores e prioritários para a redução de custos, certamente irá ajudar!

Ter canais internos, como um e-mail de ouvidoria, uma rede social corporativa ou apenas um e-mail para receber sugestões, também são boas práticas que ajudarão com que todos os colaboradores se envolvam na meta de reduzir custos sem perder a qualidade dos produtos e serviços ofertados aos seus clientes.

Evite demitir

Ao demitir um colaborador sua empresa terá os gastos com direitos trabalhistas, o impacto sobre a carga de trabalho que outros colaboradores terão que absorver, além dos investimentos com treinamento, capacitação e ambientação da pessoa na empresa que serão desperdiçados.

Por isso, avalie se de fato a demissão é necessária e se ela pode ser evitada, pois apesar de reduzir custos em sua folha de pagamento, ela pode ter implicações em outras áreas e literalmente “jogar fora” todo o investimento feito no colaborador.

Terceirize

A terceirização de alguns setores, como o de limpeza ou aqueles que não são vitais para o sucesso de sua empresa, como a contabilidade ou o de entrega de produtos, é uma boa alternativa em momentos de crise, que em outros podem não parecer tão vantajosas.

Com o mercado desaquecido, muitos prestadores de serviços estão mais dispostos a negociar condições de pagamento, valores e descontos. Por isso, antes de fazer uma contratação, avalie se de fato ela é necessária, se uma empresa poderia prestar esses serviços de maneira mais especializada e quais são os custos relativos a uma e outra alternativa.

Revise processos internos e automatize

A burocracia e retrabalhos decorrentes de processos mal estruturados são fontes de desperdícios de tempo de seus colaboradores. Em tempos de prosperidade econômica esses desperdícios são menos sentidos, pois geram custos difíceis de serem mensurados. No entanto, em tempos de crise, onde as equipes costumam ficar sobrecarregadas, a pressão pelos resultados fica mais forte e a competitividade entre as empresas exige que você abandone velhas práticas em busca de atender melhor o cliente e conquistar sua demanda que tende a ser mais escassa, este tipo de desperdício passa a concorrer com os tempos que sua equipe poderia utilizar para inovar e atingir suas metas.

Revisar os processos internos, criar formas de automatizá-los, tornando sua empresa mais digital, usando a tecnologia para evitar que o tempo e a energia dos colaboradores sejam desperdiçados com procedimentos que podem ser otimizados é a saída estratégica para reduzir custos com estes processos mal estruturados. Aqui no blog já citamos um exemplo de como as seguradoras podem revisar seus processos e aumentar a eficiência operacional, algumas dicas podem servir para sua empresa, vale conferir!

Investir em inovação de metodologia de trabalho, tecnologia, revisão de processos e até mesmo numa mudança de cultura empresarial é a melhor forma de se conseguir uma redução de custos que não seja artificialmente gerada pela pressão da crise, mas que prepare sua empresa para ser eficiente a qualquer momento e situação econômica que o país esteja.

Você considera que a inovação é a melhor estratégia para reduzir custos empresariais? Como tem alcançado este objetivo estratégico em sua empresa? Compartilhe conosco sua experiência deixando um comentário neste post!

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