O que é qualidade de dados e qual é a importância do data quality

A urgência em utilizar informação como insumo para tomada de decisões nas empresas criou um fenômeno curioso. Hoje, muitas delas investem pesado na coleta e armazenamento, mas se esquecem de fazer uma ponte entre essa fonte estratégica e ações práticas de negócio, voltadas à gestão.

Trata-se de acumuladoras digitais, que se importam mais com o volume do que com a qualidade de dados que armazenam. Mas o que fazer para não cair nessa armadilha?

Neste artigo especial e completo sobre o assunto, vamos passar por todos os pontos que definem a qualidade de dados. Veja o que é o conceito, sua importância, seus benefícios e como aumentar a confiabilidade da sua gestão digital. Boa leitura!

O que é qualidade de dados?

Também conhecido como Data Quality, trata-se de um conceito de estruturação e classificação de informações, de acordo com seu valor estratégico e prático para as empresas. Portanto, é categorizar dados não apenas por sua origem ou extensão, mas pelo que eles podem trazer de resultados de negócio quando aplicados na gestão.

Quanto maior a qualidade de dados, maior o retorno de seu uso em ações de monitoramento de métricas, elaboração de estratégias, gestão de projetos, entre outros. Para deixar o conceito melhor definido, podemos usar um exemplo da rotina de qualquer um de nós: a alimentação.

Pense em como uma pessoa pode comer grandes quantidades e, ainda assim, seus exames mostrarem desnutrição ou deficiência de componentes importantes para nossa saúde. Isso porque, apesar de comerem muito, esse alimento não tem a qualidade necessária para entregar nutrientes essenciais que mantenham um bom desempenho do corpo.

É a mesma coisa com os dados na empresa. Quem acumula informação sem critério tem uma falsa sensação de inteligência de negócio quando, na verdade, tem pouco o que tirar de significativo de seu pool de dados. Data Quality é sobre trocar o foco na quantidade para colocá-lo na qualidade do que você armazena.

Como medir a qualidade de dados?

O conceito de qualidade de dados é simples, mas sua implementação pode trazer desafios. Afinal, o que diz se uma informação é relevante ou não para a empresa e pode ser um ativo estratégico para ações práticas?

Embora cada caso tenha sua resposta, existe uma forma de verificar a qualidade de um valor ou registro por algumas características fundamentais de Data Quality. A seguir, veja quais são esses pilares, sendo que o valor da informação aumenta em cada um deles.

Precisão

Dados de qualidade têm precisão de registro. Isso significa que é possível verificar sua autenticidade, data/período de coleta, fonte que o produziu, entre outras características que geram métricas mais aproximadas possível da realidade.

Para atestar a precisão, a comparação e o estresse de uso do dado, isso é importante. Assim como em métodos científicos, é preciso tentar desprovar a informação com frequência, com testes e análises, dando ainda mais valor para o que o registro representa.

Proteção

Data Quality é um conceito muito próximo da cibersegurança. Afinal, dados desprotegidos estão expostos a comprometimento, uso equivocado e até alterações indevidas que atrapalhem sua confiabilidade.

Essa característica ganhou ainda mais importância com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Isso porque, a lei federal exige de empresas parâmetros de segurança da informação para assegurar a confidencialidade de dados tanto internos quanto de externos.

Auditoria

É considerado um dado de qualidade aquele capaz de ser verificado e auditado por diversos departamentos e setores dentro da empresa.

O que isso significa? Que na jornada de coleta e armazenamento deve haver registros de cada etapa, que possam ser analisados no futuro para garantir que não houve qualquer alteração na informação utilizada pelo negócio.

Logo, o Data Quality preza pela integridade da informação, ou seja, o dado que entra no sistema deve se manter o mesmo até o final de seu ciclo de vida.

Disponibilidade

Não adianta coletar informação se você não puder ter acesso a ela no futuro. A gestão baseada em dados exige agilidade na hora de visualizar métricas, fazer projeções e tomar decisões.

Por isso, a qualidade de dados preza pela união entre acessibilidade e segurança. Sistemas digitais modernos permitem que os colaboradores estejam sempre a poucos cliques de distância da informação que precisam, mas que isso não signifique vulnerabilidades para agentes externos.

Parametrização

A arquitetura da informação é fundamental para o Data Quality. Desse modo, dados parametrizados são estruturados seguindo lógicas de armazenamento, como nomeação, categorização e priorização de acesso. Isso facilita tanto a indexação quanto a comparação entre métricas adjacentes, dando ainda mais visibilidade de mercado para gestores.

Qual é a importância da qualidade de dados?

Investir em qualidade de dados é investir na verdadeira inteligência de negócio (Business Intelligence). Ainda, é trocar a coleta por uma visão mais estratégica de informações relevantes trazidas para o planejamento empresarial.

Para entender o que isso significa em relação à consolidação de empresas na era digital, podemos analisar alguns pontos de importância que o Data Quality proporciona para quem implementa.

Percepção de mercado

Gerir dados de mais qualidade cria uma via de mão dupla para a solidificação de uma marca no mercado, um processo em duas frentes:

• de um lado, o uso mais inteligente da informação permite que gestores entendam o mercado mais a fundo e identifiquem oportunidades antes dos concorrentes, para se adaptarem às demandas do público com maior foco em suas expectativas;
• por outro, o próprio resultado dessa gestão baseada em dados se torna um posicionamento de marca, mostrando ao público que sua empresa investe em tecnologia para se aproximar da vida e das dores de cada cliente.

Confiabilidade de parcerias

O uso estratégico de informação não se limita apenas ao contato com o público. Empresas que tratam bem suas informações consolidam uma marca confiável para parcerias.

Essa estruturação leva a um mapeamento de fornecedores, prestadores de serviço e empresas parceiras que têm o fit ideal para o seu negócio, aumentando suas oportunidades de crescimento e chancelando a sua marca no mercado em geral.

Projeção de futuro

Quem investe em qualidade de dados investe no futuro. Pense em todas as características que citamos anteriormente para o Data Quality: precisão, disponibilidade, auditoria, proteção, parametrização.

Se seu pool de dados apresenta todos esses pontos, você tem insumos suficientes para fazer projeções fiéis de mercado, entendendo seus movimentos a curto, médio e longo prazo. Na hora de tomar decisões estratégicas, contar com essas projeções diminui consideravelmente os riscos.

Integração entre sistemas

Lembra das características de parametrização e disponibilidade? Quanto melhor estruturado são seus dados, mais fácil fica compartilhá-los e utilizá-los em diferentes sistemas e ferramentas de negócio.

Um exemplo disso é a API da Docusign, que consegue acessar e disponibilizar dados de diversos sistemas automaticamente. Assim, sua empresa evita trabalho manual e repetitivo, elimina gargalos produtivos e acelera a produtividade, tudo isso mantendo a confiabilidade dos dados sendo utilizados.

Quais são os benefícios da qualidade de dados?

Para ajudar você a entender ainda mais sobre a importância de investir em Data Quality, podemos estender o tema para questões mais práticas da rotina de gestão. Até aqui, já entendemos que a qualidade de dados leva à confiabilidade de mercado, integração e projeções de futuro, mas o que isso significa de fato para o seu negócio?

Para responder a essa pergunta, fizemos uma lista com os benefícios mais relevantes de Data Quality para quem investe nela. Confira!

Transformação digital plena

A digitalização completa de empresas é um caminho sem volta na era da informação. Com soluções cada vez mais eficientes de análise de dados, gestão digital de contratos e TI, muitos negócios devem se tornar paperless nos próximos anos.

A única maneira de fazer essa transição com sucesso é investindo em Data Quality. Afinal, é a integridade dessas informações que permite a mesma confiabilidade de processos que empresas tradicionais tinham com seus registros físicos. Quanto mais você confia em seus dados, mais tranquilidade tem para fazer a migração.

Otimização de processos

Dentro da transformação digital, a eficiência produtiva se tornou peça-chave para o sucesso. Com processos otimizados e agilidade operacional, até as empresas pequenas conseguem competir por nichos de mercado com gigantes tradicionais.

Ao investir em qualidade de dados, você aumenta ainda mais as oportunidades de otimização, como disponibilidade, precisão e segurança. Informações que apresentam essas características aceleram etapas e permitem até a automatização de processos, o que reflete em alguns dos itens a seguir.

Confiabilidade produtiva

Nada é melhor para a produtividade moderna do que ter colaboradores que confiam e sabem utilizar dados de qualidade.

A confiabilidade reflete na postura dos profissionais em relação à informação. Eles se tornam mais rápidos e estratégicos ao selecionar informações confiáveis, assim, não precisam estar o tempo todo conferindo e revisando registros para ter certeza de seu conteúdo.

Redução do retrabalho

Se existe uma garantia dentro do sistema de que seus dados mantêm integridade e confiabilidade, os conflitos de informação se tornam raros na rotina do negócio. Muito da ineficiência produtiva vem do retrabalho: equipes que têm que parar o que estão fazendo para retomar um processo já concluído, rever e solucionar conflitos de dados.

Minimização de falhas

Muito do retrabalho dentro de empresas transformadas digitalmente vem de falhas em estratégias e processos relacionados ao uso inadequado de dados.

Pense em quantas projeções podem ser comprometidas por baixa precisão de métricas e falta de integridade na informação. Esses erros vão sendo reproduzidos ao longo de toda a cadeia produtiva, gerando uma série de falhas que podem se tornar uma bola de neve para a competitividade do negócio.

Entenda que, quanto maior a qualidade de um dado, menor é a possibilidade de falhas relacionadas ao seu uso.

Redução de custos

É fácil concluir o resultado de uma operação mais eficiente, rápida e sem retrabalho: os custos de produção somam uma economia relevante para o negócio. Essa economia é direta nos recursos utilizados, mas também indireta na redução de tempo de processos e esforço dos profissionais.

Acesso mais rápido a informações relevantes

Hoje, o mercado é muito mais dinâmico do que sempre foi historicamente. O fator digital acelerou muito a mudança de tendências e demandas, exigindo de negócios modernos uma capacidade de adaptação ainda maior.

E é exatamente nos seus dados de mercado que essas flutuações ficam visíveis. A Data Quality ajuda proporcionando acesso rápido à informação que você confia.

Agilidade na tomada de decisões

O item anterior se conecta diretamente ao pilar máximo da gestão baseada em dados: a capacidade de profissionais e empreendedores para tomar decisões rápidas e efetivas que guiem rapidamente novas estratégias de mercado.

Ademais, quanto mais você confia em seus dados, menos hesita na hora de escolher caminhos. Isso ajuda o negócio a abraçar tendências antes dos concorrentes e se tornar referência de inovação para o público.

Monitoramento aprimorado de indicadores

Hoje, os indicadores de performance são a fonte mais utilizada para projetar cenários, entender histórico de estratégias e tomar decisões baseadas tanto em cenários macro como micro de mercado.

Quando a informação é confiável, íntegra e precisa, ela aumenta a riqueza e a profundidade dos KPIs que você monitora. Uma granulação capaz de gerar insights ainda mais significativos para novas estratégias de negócio. Se você quer uma verdadeira gestão baseada em dados, precisa acreditar plenamente no que eles estão dizendo.

Confiança do público

Quem utiliza dados de qualidade entende melhor seu público e se aproxima dele. Afinal, são informações que refletem com fidelidade suas dores, desejos e expectativas.

Além disso, precisamos comentar sobre o fator segurança. Investir em Data Quality é investir em proteção lógica para sistemas empresariais, diminuindo a possibilidade de vazamentos que comprometam a sua marca.

Como melhorar a qualidade de dados?

Agora que já passamos por todos os pontos que demonstram a importância da qualidade de dados, podemos terminar o guia apontando os caminhos a serem seguidos pela sua gestão. Neste último tópico, veremos dicas, práticas e atitudes que você deve tomar para inserir Data Quality na rotina da empresa. Acompanhe!

Mapeie os dados da empresa

O primeiro passo para aumentar a qualidade dos seus dados é ter uma boa visão sobre o que são, de onde vêm e como são utilizados. O mapeamento de dados é uma das ações mais importantes na transformação digital por criar um ambiente confiável e eficiente de gestão.

Esse mapeamento considera as ferramentas utilizadas para a coleta, que tipo de informação é adquirida e como — se é captada ou fornecida —, como é armazenada dentro do sistema empresarial e características de rotina: as mais utilizadas, as mais sensíveis, as mais complexas etc.

Com esse amplo mapa dos dados coletados e armazenados, fica mais fácil seguir os passos dessa lista, focando naqueles que são realmente relevantes e impactantes para o seu negócio.

Estabeleça sua jornada de dados

A jornada de dados é a sequência de etapas pelas quais eles passam durante todo seu ciclo de vida dentro da empresa. Envolve a coleta e registro, a verificação de integridade, o armazenamento e, por fim, a utilização em relatórios e processos produtivos.

O ideal é que a jornada seja padronizada para qualquer tipo de informação, independentemente da sua origem ou funcionalidade. Assim, o negócio tem controle maior sobre o estado de cada arquivo e valor no sistema, além de facilitar a indexação destes.

Invista na tecnologia adequada

Com dados mapeados e uma jornada bem definida, é hora de consolidar o fluxo de informação na empresa com base na tecnologia. Algumas sugestões interessantes são:

• sistema de gestão integrada (ERP);
• Customer Relationship Management (CRM) para gestão de dados de relacionamento com o cliente;
• monitoramento automatizados de indicadores de performance;
• ferramentas de comunicação e gestão de time que facilitem a troca de informação;
• soluções de cibersegurança (falaremos em breve sobre elas);
• soluções de digitalização como assinatura eletrônica e certificado digital.

Se possível, conte com ajuda especializada, como serviços de digitalização e suporte aliado a ferramentas digitais. Isso porque, essas soluções são as responsáveis por transformar seu mapeamento em caminhos eficientes de gestão de dados.

Não torne a empresa uma acumuladora

Aqui, precisamos falar de um dos maiores erros que empresas cometem em relação à transformação digital e à gestão baseada em dados. É mais comum do que deveria ver gestores que abordam esses temas focando muito mais na quantidade do que na qualidade.

A verdadeira qualidade de um dado vem de seu impacto real em negócios. Você pode ter informações precisas, confiáveis e relevantes, mas o que isso significa se elas estão para sempre guardadas?

Primeiramente, foque na jornada de dados para aqueles que importam. Nem tudo precisa ser tratado com a mesma prioridade, já que muitos dados podem ser redundantes ou não terem contexto suficiente para ajudarem nas suas decisões.

Com essa racionalização de seu banco de dados, desenvolva na empresa uma cultura adequada para sua utilização. Ainda, fomente o uso da informação como apoio em processos ao longo de toda a cadeia produtiva. Em reuniões estratégicas, use-os como linha guia em discussões e alinhamentos.

Coletar muitos dados é ótimo, mas não basta para a era digital. Sua qualidade depende também do retorno que ele traz para a empresa — algo que só pode ser medido em retrospecto.

Invista em cibersegurança

A qualidade de um dado depende muito da sua integridade. Quando o sistema de gestão no geral apresenta brechas, isso diminui a confiança que você e outros colaboradores podem colocar nos indicadores que estão acompanhando, gerando dúvidas que levam à hesitação e demora nas decisões mais importantes.

Investir em cibersegurança é investir não apenas nas ferramentas, mas também em ações e cultura de proteção de dados. Veja algumas soluções tecnológicas importantes nesse sentido.

Antivírus

O software antivírus monitora sistemas de informação em busca de qualquer agente malicioso, externo ou infiltrado, que comprometa o funcionamento de programas, a validade de informações e a privacidade de colaboradores e clientes.

Controle de acesso

Softwares de controle de acesso são combinados com o acompanhamento por profissionais especializados para garantir a disponibilidade da informação à empresa sem que ela seja vulnerável à utilização não autorizada.

Essas ferramentas utilizam autenticação de múltiplos fatores (MFA), log de acesso, histórico de mudanças e outras práticas para garantir a segurança do sistema. A assinatura eletrônica também contribui nesse sentido.

Atualização de sistemas

Manter sistemas, dispositivos e aplicações atualizadas é fundamental para a proteção de dados que aumente sua qualidade. Quando um deles está defasado, pode ser utilizado como porta de entrada para criminosos que queiram comprometer seus dados.

Backup

Soluções de backup automatizadas criam redundância para dados importantes, impedindo que eles sejam perdidos ou alterados definitivamente — algo que diminui a confiabilidade do sistema como um todo.

Cloud Computing

Hoje, a nuvem não é uma simples ferramenta, e sim um ambiente empresarial perfeito para todas as soluções de armazenamento, utilização e controle de dados. Trata-se de uma tecnologia capaz de aumentar a disponibilidade da informação ao mesmo tempo que foca em sua segurança, uma combinação perfeita para Data Quality.

Capacite os profissionais no uso de dados

De que adianta contar com dados de qualidade se os colaboradores da empresa não sabem usá-los com eficiência e objetividade?

A transformação digital não é apenas um processo, é uma cultura. Quando todos os profissionais entendem isso, passam a utilizar o sistema com inteligência, focando na agilidade produtiva e gestão baseada em dados.

Ademais, é importante reforçar que a capacitação dá mais confiabilidade ao Data Center. Hoje, a maioria dos ataques à informação é feita por engenharia social, em que o criminoso engana o usuário e consegue, assim, acesso legítimo ao sistema.

Faça uma gestão inteligente de contratos

Os contratos estão entre os documentos mais sensíveis na migração para a transformação digital completa. Isso porque, são dados que precisam de integridade, confiabilidade e proteção se a empresa quer manter seu nome no mercado.

Portanto, tecnologias como certificação digital e assinatura eletrônica fazem muita diferença para a implementação de Data Quality. Esse tipo de solução facilita a gestão inteligente de relações comerciais e permite a verdadeira migração para o futuro paperless.

Unindo uma boa infraestrutura tecnológica, soluções modernas e cultura de gestão baseada em informação, a qualidade de dados na empresa sobe exponencialmente. Essa jornada pode ser a base para você competir no mercado daqui para a frente.

Quer saber mais sobre a estruturação de informação e a importância da cibersegurança? Continue por aqui e leia dados sensíveis ou entre em contato para tirar dúvidas.