Automação de documentos jurídicos: como e por que fazer?

A transformação digital chegou em todos os segmentos de mercado e área dos negócios. Entre elas, a automação de documentos jurídicos facilita o dia a dia dos profissionais da área. Isso vale tanto para autônomos quanto para escritórios de advocacia e até departamentos jurídicos de grandes corporações que usam documentos online.

O volume de documentos jurídicos necessário em assinatura de contratos e até mesmo no acompanhamento processual demanda desse segmento muita organização. Além disso, a impressão desse material é um custo que impacta a gestão, bem como os trâmites secundários envolvidos no envio físico da documentação.

Hoje, o sistema jurídico brasileiro está acelerando a sua transformação digital e já é possível gerenciar causas de maneira digital com mais autonomia e precisão. Neste artigo, explicamos tudo sobre a automação de documentos jurídicos. Vamos lá?

Afinal, o que significa automação de documentos?

Conhecida também como digitalização, a automação de processos é uma das frentes de destaque da transformação digital. Ela permite que as rotinas produtivas de uma empresa sejam menos manuais e operacionais, o que possibilita que as habilidades dos profissionais sejam melhor direcionadas para atividades mais estratégicas, perdendo menos tempo com pequenas burocracias.

No caso da automação de documentos jurídicos, a digitalização é desenvolvida com foco nas tarefas e etapas envolvidas nos procedimentos específicos da área. Assim, ela atua nos principais pontos de gargalos em uma rotina manual e torna esses fluxos organizacionais mais fluidos.

É comum que as pessoas enxerguem as atividades jurídicas como burocráticas e, de fato, elas são. Afinal, há padronizações conforme a legislação que devem ser atendidas para os documentos terem a devida validade e credibilidade.

No entanto, a automação jurídica, por meio da programação desses padrões, possibilita que os documentos atendam aos requisitos legais com menor intervenção humana. Assim, os advogados e outros profissionais da área conseguem demandar mais esforço na própria tese das causas do que perdendo tempo em rotinas operacionais. Além de terem certeza que todo o complience está sendo seguido para cada processo.

Como é a automação de documentos jurídicos?

Além de atender aos requisitos de padronização legais, a automação de documentos jurídicos na sua empresa deve considerar as suas particularidades. Entre elas, o porte do negócio, o volume de documentos trafegado e como os procedimentos e processos internos acontecem dentro da empresa, interferem diretamente em como a digitalização vai ser feita.

Para a automação jurídica ser desenvolvida em alto desempenho, é preciso mapear as dores no dia a dia dos profissionais responsáveis pelas tarefas e como eles acreditam que isso pode ser melhorado.

É importante ter em mente que todo o sistema jurídico brasileiro está passando pela digitalização. Então, pode ser que novas possibilidades fiquem disponíveis para facilitar o dia a dia da profissão.

Assim, a escalabilidade só se torna uma realidade do negócio quando os gestores contratam ferramentas que permitem a integração a outras soluções jurídicas ou mesmo um sistema de CLM para gerenciamento do ciclo de vida de contratos.

Quais são as vantagens da automação de documentos jurídicos?

Para investir em qualquer solução é preciso conhecer e entender qual o valor que ela pode gerar para o seu negócio. No caso da automação jurídica, há uma série de benefícios que englobam tanto a performance financeira direta da área ou escritório quanto a consolidação da percepção que os clientes têm.

Quando pensamos na carreira jurídica, a imagem que os profissionais passam para o mercado é critério de decisão para muitos que precisam contratar serviços jurídicos. A mesma lógica vale também para quem precisa assinar contratos de prestação de serviços entre empresas, a imagem que a empresa passa ao utilizar tecnologia de ponta para assinatura de documentos pode ser decisivo para o fechamento dos negócios.

A seguir, listamos algumas das principais vantagens possíveis com a automação dos documentos jurídicos.

Redução de custos

Todo negócio deve ter uma frente estratégica que cuida dos seus custos e que tenha um plano de ação de redução sem que haja perda da qualidade dos produtos e/ou serviços. Esse é um desafio que pode ser conquistado por meio do investimento em transformação digital.

A automação dos documentos jurídicos impacta positivamente na gestão de custos de maneira direta e indireta. Além de ser uma ação sustentável, a diminuição do volume de documentos impressos ajuda a reduzir e/ou eliminar despesas com:

• folhas;
• tintas para impressão;
• transporte dos documentos.
• armazenamento de documentos
• consulta a documentos armazenados

Mais produtividade

Ser digital traz a ideia de instantaneidade. A automação jurídica reduz o tempo entre o envio dos documentos, o recebimento deles e o seu processamento. No caso de situações que dependem da intervenção de órgãos públicos, o envio online otimiza muito o tempo de conclusão do trâmite legal. Além poder gerar automaticamente as clausulas de acordo com o modelo e as regras de negócio já pré-determinadas na plataforma. Com isso a geração de contratos padrão pode ser quase que 100% automatizadas.

Outro aspecto importante é que realizar as rotinas operacionais manualmente aumenta a incidência de erros. Isso impacta nos custos e reflete em perda de eficiência na solução, o que pode não ser tão bem recebido pelo seu cliente, não é verdade?

Profissionalismo

Hoje, é quase impossível conhecer pessoas que não tenham acesso a algum tipo de tecnologia. Inteligência artificial e automação de fluxos de trabalho são temas falados diariamente, principalmente nas redes sociais. Entregar ao seu cliente uma experiência jurídica digital vai fortalecer a percepção positiva sobre o profissionalismo e vai eliminar uma série de burocracias, dando mais tempo ao seu time para se dedicar ao que é realmente essencial.

Claro que estamos falando daquelas atividades burocráticas que deixam qualquer cliente incomodado. Elas devem ser automatizadas com foco em melhorar essa experiência.

Satisfação do cliente

Assim como qualquer outro modelo de negócio, os escritórios jurídicos realizam ações para captar novos clientes. No caso desse segmento, a indicação dos serviços por outros clientes, a famosa "propaganda boca a boca", é uma das principais formas de pegar novas causas.

Com a celeridade e a qualidade que a automação dos documentos jurídicos proporciona, a tendência é que a experiência do cliente com seus serviços seja positiva. Isso vai contribuir para ser a primeira opção quando ele precisar novamente. O mesmo acontece quando algum conhecido ou parente perguntar se conhece algum advogado e se pode indicar.

Qual a melhor plataforma para a rotina de advogados?

A melhor plataforma para a automação de documentos jurídicos é aquela que é especializada no segmento e que atenda aos requisitos de qualidade, segurança e suporte que o seu negócio precisa.

CLM no Departamento Jurídico

Sigla para Contract Lifecycle Management, ou Gerenciamento do Ciclo de Vida do Contrato, é uma ferramenta de tecnologia da informação que usa a inteligência artificial para gerenciar contratos de ponta a ponta.

Quando o assunto é digitalização do Departamento Jurídico, esse recurso é essencial, já que ele que concretiza a automação dos documentos jurídicos. Interessante, não é verdade?

Agora, para entender melhor como um CLM leva valor para a sua operação jurídica, faça o download do nosso "Guia de CLM para equipes Jurídicas".

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