Documentos online: tudo que você precisa saber sobre organização, segurança e legalidade

A transformação digital veio para mudar completamente a maneira como as empresas trabalham. Ela gera desafios, principalmente no que diz respeito à adaptação, mas também oferece benefícios — e os documentos online são um bom exemplo disso.

A aplicação da tecnologia na rotina da empresa traz mais dinamismo para a organização, reduz a incidência de erros, elimina a necessidade de realizar tarefas repetitivas e colabora para a produtividade. Todos esses benefícios estão diretamente relacionados com o uso de documentos online.

Afinal, o que são documentos online e por que eles são importantes para as empresas? Neste artigo, você terá acesso a um panorama completo sobre o assunto! Continue a leitura para entender o que são, os benefícios, como organizar, como criar regras de acesso, como fazer a gestão e outros aspectos práticos envolvendo o assunto!

O que são documentos online?

Para você entender quais documentos entram nessa classificação, primeiramente, precisa saber a diferença entre documentos digitais e documentos eletrônicos.

Os documentos eletrônicos são aqueles que precisam de um dispositivo eletrônico para serem "lidos". Ele pode ter formatos de informações analógicos ou digitais, ou seja, podem ser codificados tanto com uma configuração analógica quanto digital. Isso varia de acordo com o tipo de informação armazenado no documento.

As fitas VHS de vídeo cassete utilizam a versão de vídeo analógico e precisam de um aparelho analógico para acessar o conteúdo. Os documentos digitais também são eletrônicos, pois dependem de um dispositivo eletrônico para acessar as informações. A diferença é que eles contam com uma codificação binária, o que significa que só podem ser acessados por meio de sistemas computacionais.

Planilhas de cálculo, músicas em MP3 e documentos gerados por meio de editores de textos são exemplos de documentos digitais. A conclusão a que se chega é que todos os documentos digitais são, também, eletrônicos, mas o inverso nem sempre acontece.

Documentos online são documentos eletrônicos que podem ser acessados utilizando a Internet, por meio de sistemas computacionais que funcionam em smartphones, tablets, notebooks e computadores.

Quais são os documentos online?

A digitalização de processos é uma tendência em expansão entre as empresas. Parte considerável das atividades desenvolvidas pelos profissionais de uma empresa pode ser feita utilizando ferramentas digitais. Essas ferramentas costumam ser acessíveis e fáceis de manusear, o que torna todo o processo ainda mais positivo.

Essa situação tem transformado a maneira como se criam, utilizam e armazenam documentos. Podemos usar como exemplo as notas fiscais eletrônicas implementadas em 2005 e que, hoje, representam um modelo fiscal digital de sucesso.

Os documentos que utilizam a inteligência artificial e são armazenados digitalmente devem, em um futuro próximo, se tornar de uso obrigatório, como já acontece com as notas fiscais eletrônicas.

Esse movimento de transformação já é um sinal claro da importância que as empresas devem dar para o uso de tecnologia e a implementação dos documentos online em suas operações. Será que existem benefícios práticos para a empresa? É o que você descobrirá a seguir!

Quais são os benefícios de contar com documentos online?

A tecnologia deixou de ser um diferencial para se tornar uma necessidade. Com isso, empresas que não aproveitam as facilidades trazidas por esses recursos correm riscos sérios de perder espaço no mercado. No caso dos documentos online, vários benefícios são experimentados pelas empresas. A seguir, falamos um pouco mais sobre cada um deles.

Facilidade de acesso

Os documentos online estão sempre disponíveis para o acesso do usuário. Isso significa que não há necessidade de se locomover até um local para consultar a informação disponível naquele documento — para isso, basta ter um equipamento com acesso à Internet em mãos.

Com as versões digitais, além de você ter acesso fácil e rápido, corre menos risco de enfrentar problemas com extravios.

Segurança

O extravio de documentos é um problema que pode ter implicações graves para a empresa. Apesar de se tratar de uma situação séria, ela é muito comum. Quando muitas pessoas e setores manuseiam um documento físico, as chances de dano ou extravio são consideráveis.

Com os documentos online, a empresa consegue atingir um grau de proteção elevado, além de reduzir significativamente o risco de extravio. Isso contribui para a proteção das informações contra perdas, uso indevido e até possíveis fraudes.

Além disso, a empresa deve utilizar mecanismos que exigem a autenticação dos usuários que acessam os documentos online. Isso garante um histórico de acessos e controle quanto à utilização das informações.

Gestão do tempo

Com a tecnologia e o acesso facilitado a um número infinito de informações, a gestão do tempo se tornou um desafio. Outro benefício dos documentos online é que eles facilitam o acesso e o manuseio dessas informações, contribuindo para a otimização do tempo.

Via de regra, boa parte das atividades administrativas relacionadas com o envio de documento já é realizada por meio da Internet. Dessa forma, implementar documentos online traz ainda mais facilidade e dinamismo para a rotina dos profissionais envolvidos.

Aumento da produtividade

O aumento da produtividade é uma consequência natural atrelada aos benefícios já mencionados. Com acesso facilitado a documentos online e informações, os profissionais se tornam mais produtivos e podem direcionar a energia deles para a execução de atividades mais estratégicas.

Integração entre setores

Outro benefício é a integração entre diferentes setores. Com uma boa estrutura de gestão e compartilhamento de documentos online, fica mais fácil organizar as tarefas e trocar informações entre vários setores.

A integração entre os departamentos se torna possível graças ao uso inteligente e estratégico da tecnologia, que reúne os dados e facilita a comunicação e o compartilhamento de informações entre usuários.

Controle de custos

Por fim, mas não menos importante, investir na gestão de documentos online se torna uma forma de otimizar custos. O espaço físico necessário para o armazenamento de documentos se torna dispensável, e os gastos com impressão e infraestrutura são reduzidos consideravelmente.

Somado a isso, são eliminadas todas as despesas relacionadas a falhas, extravios e eventuais problemas vinculados aos documentos físicos e que impactam nas finanças.

Como você viu, há muitos benefícios no uso de documentos online dentro da sua empresa. A modalidade já é uma realidade em muitos negócios, e a utilização dela já vem se estendendo para as pessoas físicas.

Como organizar os documentos online?

Agora que você já tem uma noção do que são os documentos online e os principais benefícios de contar com essa facilidade, vale a pena entender um pouco mais sobre organização. Não basta implementar uma estrutura de tecnologia se você não tiver uma planejamento de estrutura e gestão, certo?

Para ajudar nessa etapa, selecionamos algumas dicas de como fazer a gestão de documentos online. Acompanhe!

Defina um padrão de organização dos documentos

O primeiro passo é a definição de um padrão de organização para os seus documentos. Para fazer isso, é necessário classificar os documentos online de acordo com o uso e a forma como eles devem ser arquivados.

Foque na digitalização de documentos físicos

Quem está fazendo a transição dos documentos físicos para os documentos digitais e quer manter todos os dados no online precisa providenciar a digitalização dos documentos que ainda existem apenas fisicamente.

Aqui, vale mencionar uma informação importante: documentos digitalizados podem ter a mesma validade jurídica que os documentos físicos originais.

Para garantir a legalidade, é necessário que a empresa realize a digitalização seguindo as diretrizes e os requisitos definidos no Decreto 10.278/2020.

Art. 5º - O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá:

I - ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;

II - seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I; e

III - conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II.

Nesse contexto, documentos públicos devem ser assinados digitalmente com o certificado digital. No decreto, há diversas outras referências sobre digitalização de documentos públicos e privados. É interessante conhecer todo o conteúdo, pois ele auxilia na hora de definir como se dará a organização dos documentos online na sua empresa.

Uma informação importante e que merece destaque diz respeito às assinaturas eletrônica e digital. A assinatura digital precisa do certificado, enquanto a assinatura eletrônica não. A validade jurídica de uma assinatura eletrônica não está atrelada a um certificado digital. As regras envolvendo documentos públicos e privados são diferentes, por isso, vale a pena conhecer melhor os detalhes do já mencionado decreto.

Com a digitalização dos documentos físicos, a empresa tem mais facilidade no envio de informações, na preservação e na integridade dos documentos.

É recomendado, ainda, que o armazenamento dos documentos seja feito utilizando uma plataforma em nuvem. Com isso, qualquer pessoa pode acessar os documentos de qualquer lugar, bastando um dispositivo conectado à Internet.

Realize um controle de validade dos documentos

Outro aspecto que deve ser levado em consideração pelo gestor na hora de organizar os documentos online é a avaliação da validade dos documentos. Alguns documentos não precisam ser arquivados eternamente: após o prazo de validade de guarda, é possível descartá-los.

Ao desenvolver um plano de gestão dos documentos online, os gestores devem prever questões como a validade de guarda. Com base nessas informações, é possível liberar espaço na nuvem sempre que o prazo do documento tiver expirado.

A seguir, listamos os prazos de armazenamento de alguns documentos que fazem parte do dia a dia das empresas.

Documentos com prazo de 90 dias até 5 anos:

• contas de consumo, como água, luz e telefone.

Documentos tributários com prazo de guarda de 5 anos:

• declaração do Imposto de Renda (IR);
• comprovantes do Simples Nacional;
• notas fiscais;
• recibos;
• comprovantes de lançamento;
• livros fiscais e contábeis;
• Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);
• Programa de Integração Social (PIS);
• Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins);
• Declaração de Ajuste Anual;
• Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ);
• Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
• Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF);
• sistema eletrônico de dados de escrituração fiscal ou contábil.

Documentos trabalhistas e previdenciários com prazo de guarda de 5 anos:

• contribuição sindical (GRCSU);
• contribuição previdenciária (GPS);
• Cadastro Geral da Empregados e Desempregados (Caged);
• Relação Anual de Informações Sociais (Rais);
• recibos de pagamento de salário, férias, 13º salário e controle de ponto.

Documentos trabalhistas e previdenciários com prazo de guarda de 10 anos:

• folhas de pagamento;
• sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários.

Documentos trabalhistas e previdenciários com prazo de guarda de 30 anos:

• Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);
• Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP);
• Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e da Contribuição Social (GRFC).

Documentos trabalhistas e previdenciários com prazo de guarda indeterminado:

• contrato de trabalho;
• livro ou ficha;
• registro do empregado.

Organize treinamentos de capacitação e atualização

Os profissionais que vão lidar com os documentos online devem receber um treinamento de capacitação, além de atualização contínua. Como eles serão responsáveis por acessar e utilizar os dados presentes nesses documentos, é imprescindível que mantenham a organização e consigam fazer uso dos dados de maneira inteligente e produtiva.

Planeje uma rotina de segurança digital

Além de fazer backups frequentes dos documentos online, você também precisa contar com uma estrutura de segurança digital. A Lei Geral de Proteção de Dados é um marco na proteção dos dados pessoais de terceiros que são mantidos na base da empresa.

Entre os documentos online, certamente estão reunidas informações que são contempladas pela LGPD, por isso, o gestor deve estar atento à adoção de boas práticas que garantam a segurança dessas informações.

Como criar regras de acesso para os documentos online?

A implementação dos documentos online gera muitas dúvidas entre os gestores. Os questionamentos vão desde como assinar um documento digitalmente até a forma como deve ser feita a impressão de documentos assinados eletronicamente e as políticas de acesso.

Entre essas dúvidas, uma merece atenção especial: afinal, quem pode acessar os documentos e como a empresa vai fazer esse controle?

Quando muitas pessoas têm acesso a um mesmo documento online, pode ocorrer o uso indevido dessas informações. Assim como a estrutura da empresa é pensada a partir da definição de cargos e responsabilidades, o acesso aos documentos online deve seguir o mesmo caminho.

Nesse contexto, a política de acesso aos documentos deve seguir a lógica de responsabilidades de cada colaborador. Defina quem tem ou não acesso a determinados documentos a partir das atribuições do cargo. Se o funcionário não tem necessidade de acessar determinada informação, por que liberar o acesso?

Informações sensíveis devem ser tratadas com mais atenção, especialmente em face à responsabilidade jurídica da empresa em caso de vazamento de dados pessoais.

Quais ferramentas podem ser utilizadas na gestão de documentos online?

Agora que você já tem uma ideia com relação ao planejamento e aos controles de acesso, vamos falar brevemente sobre as principais ferramentas que podem ser utilizadas para a gestão de documentos online.

Armazenamento na nuvem

Também conhecido como cloud computing, essa tecnologia permite armazenar arquivos em nuvens. Assim, o armazenamento dos documentos da empresa é salvo em servidores remotos, ampliando a segurança com relação aos riscos de extravio e garantindo acesso fácil e rápido aos documentos. Com o armazenamento na nuvem, a empresa não precisa de sistemas físicos nem de backups.

Sistema de gerenciamento eletrônico de documentos

É uma tecnologia que possibilita a concentração de todas as informações da empresa em um único meio eletrônico. Os documentos ficam salvos em um sistema, e os usuários conseguem acessar, gerenciar, controlar, compartilhar, armazenar e recuperar informações com rapidez e facilidade.

Plataformas de assinaturas eletrônicas

É uma excelente ferramenta para a gestão de documentos online. Dentro dela, o usuário consegue criar, administrar, importar e registrar informações. A assinatura eletrônica de documentos é uma realidade, e muitas empresas já estão usando essas ferramentas para trazer agilidade, segurança e eficiência para as operações.

Como realizar a gestão dos documentos online?

Já apresentamos várias dicas de como você pode fazer a gestão de documentos online. No próprio processo de planejamento de implementação, é possível estabelecer boas práticas aplicáveis ao dia a dia da empresa.

No mercado, você vai encontrar inúmeras opções de sistemas e soluções desenhadas com o propósito de auxiliar nesse processo de gestão de documentos online. Se você procura uma dica eficaz nesse sentido, a nossa sugestão é o DocuSign eSignature.

Por meio da solução, você pode assinar o DocuSing CLM, uma plataforma de gestão do ciclo de vida do documento que permite o controle de todas as etapas de existência dele: antes e depois da assinatura.

O CLM é um produto de geração de documentos, versionamento e aprovação, com templates pré-criados, com o workflow de aprovação, entre outros.

Vale destacar que a assinatura do documento não é feita pelo CLM. Para isso, você pode utilizar o DocuSign eSignature. Adiante, falaremos mais sobre ele.

Qual é a importância da boa gestão de documentos online?

Não basta implementar o uso de documentos online na empresa. Como você pôde ver, a gestão é uma etapa essencial para garantir os melhores resultados para a sua empresa.

Todos os benefícios mencionados com relação à utilização de documentos online só serão experimentados quando a empresa investir em uma gestão adequada. Para isso, você precisa colocar em prática as dicas que apresentamos até aqui, investindo em planejamento, no uso de ferramentas adequadas e no treinamento contínuo dos seus colaboradores.

Como assinar eletronicamente um documento online?

As assinaturas eletrônicas permitem que a empresa estabeleça uma relação de confiança e segurança com o cliente. Sendo legalmente reconhecidas, elas contribuem para a eficiência operacional, além de favorecer a agilidade dos processos e a proteção jurídica do seu negócio. Se você está procurando fornecedores de assinatura eletrônica, precisa conhecer a DocuSign.

A DocuSign é líder do setor , oferecendo recursos pioneiros, que proporcionam a melhor experiência ao cliente e aumentam a agilidade dos negócios. O eSignature é nosso produto de assinatura eletrônica. Você pode adquirir o produto sozinho ou integrado aos sistemas utilizados pelo seu negócio.

Entre as funcionalidades do eSignature, destacamos:

• funcionalidade — o DocuSign eSignature oferece uma experiência de fácil usabilidade, razão pela qual pode ser utilizado por qualquer pessoa;
• versatilidade — você consegue enviar e assinar documentos em qualquer lugar, a qualquer hora do dia, por meio do nosso aplicativo da web ou móvel;
• integração — o usuário pode integrar e conectar a assinatura eletrônica com diversos sistemas e ferramentas;
• personalização — o usuário do DocuSign eSignature pode adicionar campos padrão ao documento, como assinatura ou data, além de criar e salvar os campos personalizados para utilização em outros documentos;
• encaminhamento flexível — é possível encaminhar documentos para vários usuários;
• segurança — a plataforma permite que a sua empresa atenda a alguns dos requisitos mais rigorosos de segurança e privacidade de dados.

O DocuSign eSignature está em conformidade com a Lei ESIGN dos Estados Unidos e a UETA, bem como com o Regulamento eIDAS da União Europeia. Geramos e armazenamos automaticamente uma trilha de auditoria eficiente para cada acordo.

Sabemos que a tecnologia está presente na rotina de todas as empresas. É impossível pensar em gestão e desenvolvimento de um negócio sem o uso de ferramentas tecnológicas. Juntamente aos softwares de ERP, CRM, estratégias de marketing digital e vendas em marketplace, estão ferramentas voltadas para gestão de documentos e assinaturas eletrônicas.

Estamos vivendo um movimento de transformação tecnológica muito rápido. Recursos surgem quase que diariamente, e as empresas devem aproveitar essas ferramentas para agregar segurança, agilidade e resultados para o dia a dia das operações.

Em um mercado cada vez mais competitivo, é importante considerar o uso da tecnologia como forma de oferecer os melhores resultados aos clientes. Com escolhas inteligentes, segurança na gestão de documentos online e assinaturas eletrônicas, a sua empresa sai da frente!

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