Afinal, como é possível assinar digitalmente um documento?

A Revolução 4.0 trouxe uma verdadeira transformação no mundo corporativo, de modo a estabelecer novos padrões de negociações, exigir ferramentas mercadológicas com alto nível de eficiência e reestruturar os meios pelos quais as transações são fechadas. Nesse paradigma, assinar digitalmente um documento se tornou um procedimento fundamental para que as empresas otimizem seus processos produtivos e ganhem mais competitividade.

Foi justamente levando esse cenário em conta que preparamos este post. Nele, vamos explicar por que vale a pena assinar digitalmente documentos que circulam no ambiente corporativo e esclarecer o que é uma assinatura eletrônica.

Também mostraremos um passo a passo para assinar um arquivo de forma digital. Continue a leitura e fique bem informado sobre as principais características e funcionalidades dessa modalidade de assinatura!

Por que assinar digitalmente?

Além de acompanhar as tendências mais atuais da automação de processos no universo empresarial, a ação de assinar digitalmente traz diversos benefícios administrativos e financeiros para o negócio. Trata-se de uma prática necessária para se manter competitivo no mercado, cada vez mais tecnológico. Na sequência, listamos algumas dessas vantagens.

Mais segurança

Documentos assinados digitalmente são protegidos por mecanismos eletrônicos especializados. Eles garantem tanto a integridade do teor daquilo que é registrado quanto a veracidade da firma emitida pelo signatário.

Essa característica confere autenticidade ao arquivo e à assinatura. Também, evita falsificações de identidades e valores, bem como outras atividades fraudulentas que tendem a gerar prejuízos para o negócio.

Redução de gastos

A prática de assinar digitalmente documentos tem impactos extremamente positivos nas finanças da empresa. Isso acontece porque a companhia deixa de ter diversos gastos, como com papel, tinta para a impressora, serviços de postagem e armários ou pastas destinados ao arquivamento dos materiais impressos.

Além disso, como não existe impressão, não há mais desperdícios.

Economia de tempo

Quando os documentos são assinados de forma digital, há a diminuição significativa do fluxo administrativo da empresa. Isso porque grande parte dos trâmites passa a ser feita eletronicamente.

Essa redução faz com as negociações sejam fechadas com mais rapidez, o que aumenta a satisfação dos clientes, ao mesmo tempo em que possibilita aos colaboradores elevar a sua produtividade.

Eficiência na gestão de resíduos físicos

O uso de arquivos eletrônicos assinados digitalmente dinamiza consideravelmente a gestão dos resíduos físicos na empresa. Eles se tornam bem menos volumosos após a mudança nos processos.

Os documentos digitais podem ser guardados em pastas alocadas nos computadores e em nuvem, extinguindo o processo de arquivamento físico, no qual podem ocorrer extravios e a danificação de documentação impressa.

O que é uma assinatura eletrônica?

Por estar presentes em documentos virtuais típicos do contexto empresarial, é muito comum que as pessoas confundam a assinatura eletrônica com a assinatura digital. No entanto, ainda que apresentem similaridades, essas modalidades não são exatamente a mesma ferramenta tecnológica, com algumas pequenas diferenças que precisam ser esclarecidas.

Assim, quando se usa a expressão assinatura eletrônica, a referência é feita a todos os formatos de firma que utilizam artifícios eletrônicos como meio de validação da identificação do emitente. A assinatura mediante senha, normalmente usada para a realização de operações bancárias, a biometria, o token e a própria assinatura digital são alguns dos tipos de assinatura eletrônica disponíveis.

Mas, o que distingue a assinatura digital dos outros tipos de assinaturas eletrônicas? Uma das propriedades mais importantes dessa tecnologia de validação é o uso do certificado digital ICP-Brasil, que se baseia em um conjunto de princípios e procedimentos algorítmicos.

A finalidade do uso do certificado para reconhecer a autenticação do signatário é para cifrar combinações previamente estabelecidas. Para efetuar a assinatura digital em um documento, a empresa precisa dispor de um certificado digital, que funciona como uma espécie de identidade virtual, e é emitido por uma Autoridade Certificadora.

É o certificado digital que confirma a autenticidade do signatário e com isso a assinatura emitida, regulando o uso da chave pública e da chave privada. Ou seja, os códigos criptografados que identificam e conferem validade ao signatário do arquivo.

Ainda que o tipo de codificação feito por meio do certificado digital seja altamente seguro, a sua ausência em outras modalidades de assinatura eletrônica não as tornam menos eficientes. Os diversos mecanismos de proteção usados para assinar digitalmente um documento oferecem proteção e validade às autenticações dos signatários que são realizadas nos arquivos virtuais e ambas as assinaturas são totalmente seguras e com validade jurídica.

Como assinar digitalmente?

Os procedimentos específicos que devem ser seguidos para assinar digitalmente um documento dependem do tipo de assinatura eletrônica utilizada pelo usuário. Entretanto, em termos gerais, o processo tem início com o acesso, via internet, à plataforma em que será feita a autenticação do arquivo pelos seus signatários.

Na sequência, o usuário tende a seguir os seguintes passos:

• abrir o arquivo, que pode estar associado a um link, compartilhado com as partes interessadas;
• ler por completo o conteúdo do arquivo;
• aceitar os termos e condições explicitados, indicando a anuência quanto ao acordo firmado eletronicamente;
• prosseguir para os locais em que será preciso preencher dados e efetuar a assinatura;
• especificar a representação eletrônica do signatário que servirá como autenticação da sua identidade;
• finalizar o processo.

Como é possível observar, os trâmites são simples, fáceis, rápidos e extremamente seguros. Se não bastassem tantos benefícios, a assinatura eletrônica tem validade jurídica, o que significa que o seu valor legal é exatamente o mesmo do que o de uma assinatura manuscrita. O diferencial é que pode ser emitida de qualquer lugar e a qualquer hora e pode também ser integrada a outros sistemas que a empresa possui.

A DocuSign é sinônimo de excelência quando o assunto é assinatura eletrônica ou assinatura digital. Com uma plataforma completa e tecnologicamente sofisticada, a empresa oferece soluções ágeis, certeiras e eficientes para que documentos corporativos sejam assinados digitalmente com segurança e rapidez.

A prática de assinar digitalmente documentos no universo corporativo não só gera diversos benefícios para a companhia, como também, pode funcionar como um poderoso diferencial diante da concorrência. Além de ser um recurso crucial ao futuro dos contratos, o uso dessa tecnologia torna o negócio mais moderno, otimizado e eficiente.

Assim, contribui para satisfazer às expectativas dos clientes, atender às demandas do mercado e aumentar os lucros da empresa. Faça o teste grátis com a DocuSign e descubra, na prática, as vantagens da assinatura eletrônica!