Conheça os principais documentos logísticos e saiba como fazer uma gestão eficaz

Gestão de documentos logísticos é o nome dado ao conjunto de tarefas realizadas por uma companhia para fazer a emissão, o arquivamento e o uso correto de seus registros fiscais mais importantes. Essa é uma das obrigações mais desafiadoras do segmento.

Antigamente, a gerência e a equipe administrativa sofriam dificuldades durante a guarda de arquivos, pois a tecnologia não era tão avançada. Hoje, os sistemas na nuvem garantem competência e precisão durante essa atividade. Existem programas e ferramentas digitais para o controle e arquivamento dessa papelada, o que permite acesso imediato às documentações, além de reduzir custos competitivos (tempo e dinheiro).

Veja, neste conteúdo, tudo que você precisa saber para realizar uma gestão de documentos logísticos mais eficiente na sua empresa. Boa leitura!

Quais são os principais documentos logísticos?

Existe uma boa variedade de documentos de logística que você precisa conhecer. Descubra os principais.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A NF-e é um dos arquivos fiscais mais importantes para o recebimento e descarga de mercadorias. Ela é útil para registrar qualquer transação e recolher os impostos necessários. Justamente por ser eletrônica, pode ser encaminhada de forma digital, simplificando o acesso ao emissor e ao comprador.

Documento auxiliar de nota fiscal eletrônica (DANFE)

O DANFE é um documento que auxilia a NF-e. Ou seja, é uma versão impressa da Nota Fiscal para facilitar o acesso eletrônico.

Funciona como um comprovante físico durante a entrega do produto e recebe um visto do destinatário. Vale reforçar que a DANFE não substitui a NF-e.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

É o documento que substitui o antigo Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (CTRC), que era impresso (físico), ao contrário do CT-e, que é eletrônico. Ele é utilizado para comprovar transportes executados por qualquer modal (rodoviário, ferroviário, aquaviário, aéreo etc.), além de servir para comprovações fiscais.

Documento auxiliar de conhecimento de transporte eletrônico (DACTE)

O DACTE atua de forma semelhante ao DANFE. É uma versão simplificada e impressa do CT-e. Esse registro físico acompanha a carga em trânsito e permite a consulta do documento eletrônico no site da Sefaz. Não substitui o CT-e.

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)

O MDF-e tem o objetivo de agilizar o registro de documentações fiscais de mercadorias que estão sendo movimentadas. Ele nada mais é do que a junção de todos os CT-es ou notas fiscais emitidas para uma determinada carga. É um registro indispensável para transportes intermunicipais e interestaduais.

Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFE)

O DAMDFE atua como as outras documentações auxiliares. Uma versão impressa precisa estar com o entregador. Ela simplifica o acesso aos dados da Secretaria da Fazenda e não substitui o MDF-e.

Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas (RCTR-C)

A RCTR-C é uma espécie de seguro que protege terceiros contra danos causados pelo transporte de cargas. Esse serviço é contratado pela transportadora e vale em todo o território nacional. Os acidentes que podem ser cobertos são:

• capotagem;
• colisão;
• explosão;
• incêndio;
• tombamento.

A Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas é obrigatória, ainda que o dono (comprador) da mercadoria transportada já tenha contratado seu próprio seguro de cargas.

Código Identificador de Operação de Transporte (CIOT)

O CIOT é um código de identificação gerado por pagamentos eletrônicos de frete e autenticado pela Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT), que fiscaliza qualquer contrato de frete a ser pago. É obrigatório para quem é TAC (transportador autônomo de cargas) e seus equiparados (transportadoras que tenham até três veículos integrados no Registro Nacional dos Transportes Rodoviários de Cargas, o RNTRC).

Como fazer a gestão de toda a documentação?

Como visto, cada documento logístico apresenta suas peculiaridades, o que evidencia a necessidade de fazer uma gestão eficaz. Vamos às dicas.

Crie uma política de armazenamento

Para que esse controle seja bem-sucedido, é importante avaliar como os arquivos serão guardados. Todos recibos, NFs e documentações relevantes sobre a empresa devem estar organizados e seguros.

Graças à evolução das operações digitais, a impressão exagerada de papeladas fiscais não é mais obrigatória. O armazenamento é uma tarefa que pode ser realizada em arquivos físicos, mas que pode ser substituída por meio de sistemas na nuvem, o que reduz problemas como perdas ou esquecimento.

Com essa tecnologia, você também garante proteção diante de fraudes e extravios de dados, além de passar por fiscalizações de forma tranquila e rápida. Sem falar na possibilidade de gerar praticidade ao processo com o auxílio de funcionalidades estratégicas, como assinar documentos digitalmente.

Observe a temporalidade dos documentos

Entre os tipos de documentos que uma empresa gera, cada um apresenta determinado período de armazenamento. Veja alguns padrões para demandas físicas e digitais:

• contas de consumo (água, luz, gás etc.): 90 dias
• consórcios ou financiamentos: até o último pagamento;
• escritura do imóvel: permanente;
• documentos fiscais (logísticos ou não): até vencer a garantia do produto ou concluir o serviço;
• extratos bancários: 5 anos;
• IPTU e IPVA: 5 anos;
• apólice de seguro de frota: até vencer o contrato de proteção;
• PIS e Carteira de Trabalho e Previdência Social: permanente.

Guarde cada um, de acordo com o uso e a data, e elimine os que forem vencendo. Além disso, vale reforçar que os arquivos fiscais podem ser armazenados digitalmente, o que reduz muito o acúmulo de papéis, visto que são gerados constantemente para registrar as operações logísticas e o recebimento de produtos.

Faça backups

Um dos maiores benefícios da digitalização é a possibilidade de proteger os documentos gerados eletronicamente. Você pode optar por armazenar cópias em um servidor de forma periódica.

Esse backup garante que, em caso de problemas com o seu computador, você não perca todas as documentações para sempre — o que é um pesadelo e tanto, especialmente, em momentos de fiscalização.

Facilite o acesso aos dados

Os funcionários que administram os documentos fiscais devem ter um acesso facilitado para lidar com eles. Logo, os arquivos devem estar ao alcance de todos os colaboradores que os utilizam para as suas atividades de rotina.

Se mais de um usuário tiver de lidar com o registro de forma simultânea, a tarefa fica mais complicada, pois exige uma cópia de segurança sincronizada ao banco de dados. Se as documentações estiverem no servidor interno, elas precisam ser compartilhadas na rede corporativa da empresa.

Com uma solução na nuvem, esse processo fica mais ágil e dinâmico, pois o tudo funciona de forma integrada entre os usuários. Eles podem fazer acessos independentes em qualquer aparelho conectado à internet (celulares, tablets, laptops etc.), quebrando a barreira física e temporal.

Os documentos logísticos devem ser gerenciados de forma estratégica para que essa demanda seja realizada com facilidade. Pensando nisso, que tal investir em uma ferramenta de assinatura eletrônica? Afinal, se você trabalha em setores de compras, vendas ou operações, certamente, lida com acordos de diversas naturezas, como contratos comerciais, cartas de oferta, aprovações e várias outras demandas que podem ser resolvidas em poucos minutos.

Interessado? Experimente gratuitamente o DocuSign por 30 dias para lidar com as suas documentações de forma simplificada, dinâmica e digital. Faça o teste sem nenhum custo ou comprometimento e veja os benefícios na prática!