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Paperless: como (e por que) eliminar o papel da sua empresa?

Em uma empresa paperless, contratos são assinados em questão de minutos, não há necessidade de reconhecer firmas, arquivos são localizados rapidamente em ferramentas avançadas de busca e custos administrativos com papel, toner, tinta, pastas e caixas-arquivo simplesmente deixam de existir. Esse é o cenário típico de uma organização imersa na era dos negócios digitais.

Nas demais empresas, por outro lado, tudo ainda tramita em papel, com documentos sendo extraviados constantemente, o que gera multas frequentes do Fisco e de auditores do trabalho.

Nesse contexto, funcionários perdem centenas de horas por ano por terem que procurar documentos ou até recriar alguns que eventualmente desaparecem. Isso sem falar nos negócios que deixam de ser fechados pelo longo tempo de assinatura dos contratos.

Agora reflita: se essas organizações fossem concorrentes, qual tenderia a se manter no mercado? Qual seria eliminada pelo obsoletismo e pelo conservadorismo na manutenção de seus processos analógicos? Não tem jeito: é hora de sua empresa se tornar paperless! Continue acompanhando para entender como e por que eliminar o papel do seu business!

Os custos das empresas analógicas

Por se tratar de um hábito secular, o alto custo da tramitação de documentos físicos acaba sendo ignorado pelas companhias. Você já ouviu falar que não se sente falta do que não se conhece? Pois até o surgimento do modelo empresarial paperless, muitos gestores não faziam ideia do tamanho da despesa que os processos analógicos geravam em uma organização. Você também não sabe ao certo?

No entanto, alguns estudos recentes abriram a ferida sobre o tema. Já mostramos em posts anteriores sobre gestão documental, por exemplo, que os danos financeiros de ter papéis na corporação vão muito além da compra das resmas.

Na realidade, os danos envolvem até o tempo que os funcionários gastam procurando informações, bem como o desperdício de produtividade causado pelas assinaturas à caneta e o custo de recriar um arquivo extraviado.

RE/MAX, por exemplo, maior rede de franquias imobiliárias do mundo, com mais de 7 mil unidades e mais de 100 mil corretores, conseguiu reduzir o lapso presente na assinatura dos contratos de locação de 7 a 15 dias para apenas 1 dia! Já na HP, uma gigante do mercado de computadores, impressoras e multifuncionais, um contrato demorava em média 76 dias para ser assinado. Atualmente, pode ser assinado em poucos minutos! O processo completo de geração e arquivamento de contratos tinha 23 passos. Hoje, tem apenas 7.

Com esses dados em mente, reflita: será que deixar a transformação digital para depois é realmente econômico?

A vantagem competitiva das empresas paperless

Adotando uma plataforma de assinatura eletrônica, os documentos de qualquer empresa podem ser assinados a um só clique e em pouquíssimos segundos. Além do mais, o arquivamento de documentos em nuvem permite que gestores e funcionários autorizados acessem dados da empresa a partir de smartphones, facilitando novas formas de colaboração, como home office ou BYOD, o que também dá mais agilidade e flexibilidade ao negócio.

Como se não bastasse, o alto grau de segurança de dados presente nas soluções de armazenamento em nuvem (com backups automáticos, hierarquia de permissões e autenticação de 2 fatores) reduzem significativamente as chances de acesso indevido, de adulterações e extravios.

Imagine se contratos em papel fossem danificados propositalmente por um funcionário mal-intencionado que tivesse acesso às salas de arquivo? Pois quem assina e armazena seus documentos digitalmente não tem essa preocupação! No fim das contas, eliminar o papel da empresa traz muitos benefícios, como:

  • redução de custos administrativos;
  • agilidade e flexibilidade nos processos internos;
  • melhor aproveitamento do espaço físico da companhia;
  • fortalecimento da imagem da empresa no mercado.

A transformação como exigência dos clientes

De acordo com um levantamento da Associação para a Gestão de Informação e Imagem (AIIM), 24% das organizações têm uma política formal para a eliminação do papel. Com o mundo corporativo alterando sua forma de fazer gestão de dados, algumas consequências já começam a ser vistas nas pesquisas. A venda de impressoras, por exemplo, tem sofrido quedas sucessivas em diversos países — no Brasil, a queda registrada no 1º semestre de 2015 foi de 13,7%, enquanto as vendas despencaram 29% em 2016.

Esses números comprovam a nova preocupação das corporações em reduzir o consumo de papel e impressões, diminuindo despesas e se adequando às atuais exigências sociais de respeito ao meio ambiente. E nem daria para ser diferente, já que os novos consumidores exigem que as empresas assumam essa responsabilidade.

Uma pesquisa recente encomendada pela Unilever revelou que 85% dos brasileiros preferem marcas que impactem positivamente a sociedade e, principalmente, o meio ambiente. A insistência em manter um processo produtivo predatório tende a surtir efeitos negativos na relação empresa-consumidor.

Na prática, não é mais possível fechar os olhos para essas questões. E elaborar um plano de migração para uma empresa paperless é a melhor forma de mostrar atuação sustentável ao mesmo tempo em que se consegue reduzir custos administrativos e aprimorar a gestão de dados.

As etapas para construir uma empresa sem papel

Confira agora o passo a passo que montamos para sua empresa caminhar mais fortemente rumo à transformação digital!

Digitalize todos os seus documentos físicos

Esse é um esforço nada confortável, mas necessário para transformar a dinâmica de uma companhia. Organize mutirões de digitalização, priorizando, em um primeiro momento, levar todos os arquivos físicos da empresa para o universo digital. Só então se torna possível pensar em eliminar de vez a geração de documentos em papel.

Adote uma plataforma de armazenamento em nuvem

Com as melhores soluções em cloud computing dispondo de segurança de dados de nível bancário, armazenar as informações na nuvem definitivamente é o ideal. Esse passo ainda confere mobilidade à organização, que passa a estar presente em qualquer lugar, a qualquer hora. No aeroporto, no trânsito ou em viagem de férias: de posse dos dados da empresa, é possível fazer reuniões por videoconferência, elaborar relatórios ou mesmo apresentar produtos aos clientes. Em uma era em que velocidade da informação é essencial para os negócios, não faz sentido se manter restrito a computadores locais.

Implemente uma solução de assinatura eletrônica

Concluir a aprovação de contratos não precisa levar dias. Declarações de horas extras, documentos fiscais e laudos técnicos não devem mais gerar trabalhos manuais de impressão, assinatura e escaneamento. Tudo isso pode ser feito em poucos segundos, desde que você tenha uma plataforma de assinatura eletrônica, passo decisivo para criar uma empresa verdadeiramente paperless.

A assinatura eletrônica já inundou os processos empresariais de tal forma que até a Microsoft anunciou recentemente a consolidação de uma parceria estratégica com a DocuSign, pioneira na adoção de soluções em assinatura eletrônica, para integrar de forma nativa esse recurso em seus produtos do Office 365.

Invista em treinamentos para comandar uma mudança cultural

A migração para uma empresa digital exige muito mais que TI. Na verdade, exige uma transformação profunda na cultura organizacional. Afinal de contas, é preciso que os colaboradores entendam a vantagem competitiva que a tramitação 100% digital de documentos pode trazer à companhia. Então invista em cursos, palestras e ações de endomarketing para mostrar aos profissionais a importância de aderir ao projeto paperless!

Quer entender ainda mais sobre vantagem competitiva? Baixe agora mesmo o nosso E-book sobre o assunto!

2 Comentários

  1. Muito interessante este conteúdo.
    Esperamos que no futuro, não muito distante, as empresas já estejam totalmente digitais.
    O Lugarh já tornou o processo de admissão 100% digital e também arquivo de documentos para simplificar o RH das empresas.

  2. Quero conhecer.
    Tenho uma empresa de outsourcing de impressão e gostaria de agregar soluções como está .

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