Versionamento de documentos: o que você precisa saber sobre o tema?

Afinal de contas, você sabe o que é o versionamento de documentos? Caso não, sem problemas, pois hoje falaremos sobre essa prática tão importante para as empresas. Aqui, responderemos todas as dúvidas no tema.

Você descobrirá o que é o versionamento, qual a importância dessa prática, quais as melhores dicas para otimizar esse processo, e como a DocuSign pode ajudar nesse dilema. Então, não perca tempo e acompanhe!

O que é o versionamento de documentos?

A gestão de documentos é uma das partes mais importantes para a conformidade de uma empresa no longo prazo. Mas muito além dos contratos, acordos e termos, existem documentos que precisam ser continuamente atualizados. 

Um exemplo disso ocorre no desenvolvimento de softwares, como apps, sites, plataformas e ferramentas digitais. Para que essas soluções continuem relevantes, é comum que sejam feitas atualizações periódicas, acrescentando recursos e funcionalidades. 

Cada atualização representa uma evolução pontual. É isso que se chama de versionamento de softwares, por exemplo, com o pulo de uma versão 1.0 para uma 1.1. No entanto, essa é a parte que concerne à engenharia de softwares, e não à gestão de sua documentação. 

Com o versionamento de documentos, a ideia é parecida. A cada atualização, uma nova versão do documento original é criada, adicionando as atualizações, evoluindo o número de versão, e preservando a versão anterior para fins de consulta e auditabilidade.

Entre outras coisas, o versionamento é muito importante para garantir a conformidade da empresa na sua prestação de serviços. Imagine, que por uma razão qualquer, a sua empresa está sendo contestada por um cliente em algum detalhe do seu contrato. A questão maior é como armazenam essas versões e todos os comentários sobre ela?

As empresas que negligenciam a prática ficam vulneráveis, pois não há como contra-argumentar, de maneira razoável e comprovada, sobre o erro na contestação. Já para quem investe em versionamento, não há esse risco, pois ocorre o armazenamento seguro de todas as versões e atualizações já realizadas sobre cada contrato.

Qual a importância do versionamento de documentos?

A prática é utilizada tanto pelas equipes de desenvolvimento como por times jurídicos. O exemplo mais emblemático disso seria em startups, por exemplo. Frequentemente, essas empresas são iniciativas de tecnologia, que lidam tanto com termos jurídicos como com a evolução técnica de suas plataformas. 

Nessas empresas, a equipe jurídica costuma ser responsável pela redação dos Termos de Serviço, que orientam direitos, deveres e condições para a utilização dos serviços prestados pela empresa. Com o tempo, e o acréscimo de serviços, produtos, leis e funcionalidades, os termos precisam ser atualizados.

Essa atualização é um episódio em que ocorre o versionamento de documentos. Com uma boa ferramenta de CLM, a equipe jurídica consegue atualizar o documento com velocidade e precisão, criando uma nova versão atualizada e vigente, e preservando a antiga para fins de histórico, consulta e conformidade. 

O mesmo vale para os times de desenvolvimento. Conforme novas versões da aplicação são publicadas, é preciso atualizar a documentação e reportar os ganhos de funcionalidade, recursos, otimização e destaques da nova versão, informando tanto os usuários como os desenvolvedores que utilizam a ferramenta. 

Mas além disso, o versionamento também é utilizado em outras instâncias. Por exemplo, em contratos de compra com fornecedores. Novos acordos e condições podem estimular a atualização dos contratos. Para isso, utiliza-se o versionamento, criando uma nova versão e preservando a antiga para consulta e conformidade. 

Quais as principais dicas para otimizar o versionamento?

Quando falamos de versionamento, os principais pilares são a organização e a padronização. Com essas duas qualidades, é possível manter um histórico organizado e acessível, garantindo segurança, escalabilidade e eficiência para futuras consultas e atualizações. Além disso uma boa ferramenta de CLM capaz de salvar em nuvem todas as versões e comentários é fundamental. Agora, dê uma olhada em como atingir isso! 

Crie padrões de nomenclatura

A engenharia de software já tem um padrão muito funcional. No entanto, pode ser que você esteja no setor jurídico, contábil ou de compras, e quer adotar um padrão pertinente à sua realidade operacional. A decisão cabe a você, o importante é decidir por um modelo que seja padronizável e escalável. 

A nomenclatura pode incluir versões numéricas — 1, 2, etc. —, mês de atualização —0222, 0322 —, grau de atualização — AP para ajuste pontual, RC para reformulação completa, enfim. Cabe a você decidir um padrão, como o da engenharia de software (p.ex.: 1.2.1), ou um criado pelo seu departamento, como 1.0222.RC. 

Conte com alguma solução tecnológica

Uma das maiores qualidades do versionamento é manter um fluxo de documentos confiável, auditável e acessível para novas consultas e atualizações. Fazer isso com um simples editor de texto é o mesmo que manter o livro-caixa de uma empresa em um bloco de notas — é possível, só não é aconselhável. 

Para isso, você pode adotar uma ferramenta de CLM — Contract Lifecycle Management, em português, uma ferramenta de gestão do ciclo de vida dos contratos. Essa tecnologia é indispensável para qualquer empresa moderna e digital, sobretudo as que trabalham com modelos de contrato virtual. 

Com uma boa solução de CLM, você consegue garantir a atualização do versionamento com velocidade, praticidade e auditabilidade. Além disso, uma boa ferramenta também oferece o fator colaborativo, permitindo a atualização do documento por mais de um usuário, simultaneamente, em tempo real. 

Como a DocuSign pode solucionar esse dilema?

Caso não saiba, a DocuSign é a principal referência no mundo em tecnologias de autenticação e gestão de contratos. Entre assinaturas eletrônicas e outras soluções, nos consolidamos como uma empresa pioneira em tecnologia, segurança e praticidade na transformação digital. 

Para o versionamento, também oferecemos a solução perfeita, o DocuSign CLM. Essa é, nada mais, nada menos do que a melhor e mais completa ferramenta no segmento. Com uma interface fluida, intuitiva e repleta de funcionalidades, essa é a plataforma líder em gestão e versionamento de contratos.

E no fim das contas, o que realmente importa não é apenas o versionamento em si, mas o armazenamento seguro de todas as versões anteriores dos arquivos, pois é isso que garante a segurança e a auditabilidade do ciclo de vida dos seus contratos — o acesso para consultas posteriores.

Agora que você sabe o que é e qual a importância do versionamento de documentos, aproveite para conhecer e aproveitar todas as funcionalidades das nossas ferramentas. Para isso, é simples: basta acessar nosso site e entrar em contato!