Pode acreditar: a maturidade da gestão documental ainda é um sonho distante para muitas empresas brasileiras. Uma pesquisa feita pela PwC mostra alguns dados que explicam direitinho como arquivar documentos de forma inadequada pode gerar altos prejuízos financeiros às organizações. Sabia, por exemplo, que os gestores das empresas normalmente perdem 1 mês do ano procurando informações armazenadas em locais inadequados? Além disso, ao menos 66% das informações guardadas pelas empresas são obsoletas, só contribuindo para aumentar o caos nos arquivos corporativos.

A gestão de documentos é ainda subestimada pelas empresas, especialmente porque os efeitos da sua ineficiência tendem a ser imperceptíveis a olho nu, ainda que, silenciosamente, sejam corrosivos ao faturamento da organização. A propósito, o departamento administrativo da sua empresa consegue encontrar qualquer documento com rapidez? Se essa pergunta não desperta em você muitas certezas, vale a pena conferir nossas dicas sobre como arquivar documentos de forma eficiente!

Arquive documentos contábeis por assunto e em ordem crescente

Mesmo com o advento da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), o volume de multas aplicadas em função de transporte, estocagem e depósito de mercadorias sem documentação fiscal ainda é abundante — só em São Paulo, por exemplo, o regulamento do ICMS prevê uma multa de 50% sobre o valor da operação. O problema é que, mesmo com as facilidades atuais do mundo digital, muitos gestores ainda se descuidam do arquivamento adequado de notas fiscais, e-mails enviados à Fazenda Pública, duplicatas, legislação de contratos e muito mais.

O armazenamento de documentos contábeis (sejam eles físicos ou em formato digital) deve ser feito por assunto — DRE, fluxo de caixa, balanços patrimoniais, notas fiscais e assim por diante. Cada uma dessas classes deve ser protegida por pastas, contendo arquivos alinhados em ordem crescente a partir da data de emissão. No caso de documentos físicos, é bom dar preferência a envoltórios transparentes para facilitar ainda mais a identificação.

Evite se desfazer de documentos relativos a aquisições de imóveis antes de ter a escritura

Quaisquer documentos ligados à aquisição de imóveis devem ser arquivados até a data de lavratura e de registro imobiliário da escritura. Aqui entram instrumentos de promessa de compra e venda, contratos de financiamento, bem como todos os devidos comprovantes de pagamento.

Crie uma tabela de temporalidade para arquivar corretamente seus documentos

A tabela de temporalidade delineia o tempo de arquivamento de cada tipo de documento, evitando que os funcionários se desfaçam de recibos, duplicatas e contratos antes do prazo devido. Confira agora alguns dos principais períodos de guarda obrigatórios:

  • Acordo de compensação de horas: 5 anos;
  • Carta de pedido de demissão: 5 anos;
  • Comunicação de Acidente do Trabalho (CAT): 10 anos;
  • COFINS: 5 anos;
  • Comprovantes de pagamento de tributos da Previdência Social: 30 anos.

Recorra à microfilmagem caso não possa simplesmente digitalizar

A microfilmagem é um processo de gerenciamento e armazenamento de documentos por meio da captação fotográfica. Com ele, o volume e o tamanho do arquivo são radicalmente reduzidos, fazendo com que essa forma de armazenamento seja muito mais prática do ponto de vista físico. Outra vantagem diz respeito à duração maior dos arquivos microfilmados em relação aos físicos, que, se armazenados adequadamente, podem durar algumas centenas de anos.

Estruture o espaço físico para possibilitar a movimentação dos arquivos

Se você ainda não tem um espaço destinado aos arquivos e está pensando em criar um agora, tome cuidado para não subestimar a capacidade da empresa de gerar papel. É muito comum que gestores ignorem o poder reprodutivo de contratos, legislações, recibos, relatórios de folha de pagamento, guias e assim por diante. O problema é que, assim, o ambiente destinado ao arquivo morto vai aos poucos se transformando em um espaço completamente insalubre.

É importante, portanto, pensar no longo prazo. Assim, além da temporalidade já citada anteriormente, separe um espaço amplo para guardar seus documentos, de preferência contando com rampas e elevadores, a fim de facilitar eventuais deslocamentos de caixas e simplificar a busca no dia a dia.

Digitalize seus documentos para evitar deteriorações e extravios

Além da redução na produtividade da equipe pelo manuseio diário de caixas-arquivo, a perda de uma simples nota fiscal pode gerar punições pesadas à empresa. A lei que define os crimes contra a ordem tributária é clara, dizendo que:

Constitui crime contra a ordem tributária suprimir ou reduzir tributo ou contribuição social e qualquer acessório, mediante as seguintes condutas: negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente relativo à venda de mercadoria ou à prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação. Pena: reclusão de 2 a 5 anos e multa.

Diante da gravidade das consequências, é altamente recomendável digitalizar a documentação física e migrar definitivamente para a tramitação digital. Você sabia, por exemplo, que seus e-mails podem ser transformados em documentos com valor jurídico, substituindo as cartas registradas? Isso acontece por meio do acréscimo de elementos técnicos e legais que comprovam o envio e o recebimento de e-mails e documentos eletrônicos.

Uma mudança simples como essa na estrutura administrativa da empresa reduz custos com correios e diminui o tempo perdido com atividades burocráticas, além de otimizar a gestão de documentos na organização.

Crie o hábito tramitar documentos por meio de assinatura eletrônica

Quanto tempo os gestores perdem anualmente assinando documentos de forma manual? Além do desgaste físico de rubricar e assinar uma papelada e tanto por mês, há ainda o alto custo relativo à compra de papel e às impressões. E se estivermos falando de um documento que deve ser enviado a terceiros, surge ainda o custo com motoboys, além dos dias de espera para que o documento retorne, pronto para ser arquivado. Isso sem contar que o excesso de burocracia dos procedimentos analógicos facilita a ocorrência de problemas.

Na era da mobilidade, já é possível assinar quaisquer documentos até mesmo pelo celular, remetendo-os aos destinatários em questão de segundos. E isso é feito assegurando o mesmo valor jurídico de um documento assinado manualmente, só que com muito mais segurança, já que os documentos são criptografados. Essa mudança de cultura proporcionada pelo chamado Digital Transaction Management (DTM) rende agilidade de processos, ganho de produtividade e redução de custos, entre muitos outros benefícios.

Agora que aprendeu como arquivar documentos de forma a racionalizar processos, economizar tempo e dinheiro, aproveite para nos seguir no Facebook e continuar atualizado sobre gestão de custos, gerenciamento de documentos e otimização de rotinas administrativas! E sem ainda não entende a diferença entre assinatura eletrônica e digital, dê uma olhada neste post!

(Visited 8,259 times, 51 visits today)

Tags