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Como arquivar documentos de forma eficiente no ambiente empresarial?

Um dos mais importantes pré-requisitos para o funcionamento eficiente dos processos administrativos de uma empresa é a sua organização interna.

Por esse motivo, é fundamental que toda a estrutura organizacional do negócio seja previamente articulada, o que inclui a definição e o desenvolvimento de estratégias de arquivamento de alta performance. O grande problema é que essa necessidade nem sempre é o cenário real da maior parte das companhias, principalmente no Brasil.

Pode acreditar: a maturidade da gestão documental ainda é um sonho distante para muitas empresas brasileiras. Uma pesquisa feita pela PwC mostra alguns dados que explicam direitinho como arquivar documentos de forma inadequada pode gerar altos prejuízos financeiros às organizações.

Sabia, por exemplo, que os gestores das empresas normalmente perdem 1 mês do ano procurando informações armazenadas em locais inadequados? Além disso, ao menos 66% das informações guardadas pelas empresas são obsoletas, só contribuindo para aumentar o caos nos arquivos corporativos.

gestão de documentos é ainda subestimada pelas empresas, especialmente porque os efeitos da sua ineficiência tendem a ser imperceptíveis a olho nu, ainda que, silenciosamente, sejam corrosivos ao faturamento da organização.

A propósito, o departamento administrativo da sua empresa consegue encontrar qualquer documento com rapidez? Se essa pergunta não desperta em você muitas certezas, você precisa imediatamente conferir o post de hoje.

Vamos mostrar como é possível arquivar documentos corporativos eficientemente, de forma a otimizar os procedimentos administrativos e melhorar os processos de gestão documental que perpassam todos os setores de uma empresa. Também abordaremos os principais benefícios gerados para um negócio quando essas estratégias de arquivamento são devidamente colocadas em prática.

Dicas para o arquivamento eficiente de documentos

Entenda as características dos documentos da empresa

O primeiro passo para implementar um sistema de arquivamento eficiente é conhecer as características dos documentos que tramitam na empresa. Isso é importante porque contribui para definir como o processo deverá ser conduzido, incluindo o meio de armazenagem — se necessariamente em papel ou somente no formato digital — e o tempo de guarda de cada arquivo.

Caso não haja profissionais com esse know how na companhia, vale à pena investir em uma consultoria, uma vez que o descarte equivocado de documentos pode gerar prejuízos consideráveis para o negócio. Depois que as especificidades de cada tipo de arquivo forem detalhadas, é importante que seja elaborada e divulgada entre os colaboradores uma normativa com todas as informações para o arquivamento correto.

Estabeleça regras para acesso aos documentos

Como medida de segurança tanto com relação à integridade dos documentos quanto ao funcionamento administrativo da empresa de forma geral, é preciso que sejam criadas regras para que os funcionários acessem os documentos. Essas normas devem definir quem pode ter acesso a cada arquivo, além de estabelecerem os tipos de alterações documentais possíveis de serem efetuadas.

Além de constituírem práticas que visam à proteção de dados, essas ações ajudam a padronizar os procedimentos de arquivamento da companhia. Tal padronização é essencial, uma vez que possibilita o controle de manuseio de arquivos, de modo a evitar erros e extravios. No caso de documentos armazenados digitalmente, a segurança das informações aumenta, já que o acesso se dá mediante registro do colaborador e o histórico de ações pode ser verificado.

Defina os locais de arquivamento dos documentos

Tanto os documentos impressos quanto os documentos digitais precisam de locais apropriados para serem armazenados. Por isso, uma etapa importante para o estabelecimento de estratégias de otimização do arquivamento corporativo é a escolha dos espaços destinados à guarda documental. É preciso que essa definição leve em conta a infraestrutura da empresa, a fim de não onerar o seu orçamento.

No caso de arquivos em papel, a companhia deve pensar em aspectos físicos, como salas disponíveis, armários, pastas e fichários necessários, assim como ventilação, iluminação e condições de temperatura adequadas para a preservação do material impresso. Os arquivos digitais demandam a preocupação da empresa com o tipo de mídia em que serão arquivados, especificamente com relação à segurança e à capacidade de armazenamento do local — seja físico ou em nuvem — escolhido

Arquive documentos contábeis por assunto e em ordem crescente

Mesmo com o advento da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), o volume de multas aplicadas em função de transporte, estocagem e depósito de mercadorias sem documentação fiscal ainda é abundante — só em São Paulo, por exemplo, o regulamento do ICMS prevê uma multa de 50% sobre o valor da operação. O problema é que, mesmo com as facilidades atuais do mundo digital, muitos gestores ainda se descuidam do arquivamento adequado de notas fiscais, e-mails enviados à Fazenda Pública, duplicatas, legislação de contratos e muito mais.

O armazenamento de documentos contábeis (sejam eles físicos ou em formato digital) deve ser feito por assunto — DRE, fluxo de caixa, balanços patrimoniais, notas fiscais e assim por diante. Cada uma dessas classes deve ser protegida por pastas, contendo arquivos alinhados em ordem crescente a partir da data de emissão. No caso de documentos físicos, é bom dar preferência a envoltórios transparentes para facilitar ainda mais a identificação.

Evite se desfazer de documentos relativos a aquisições de imóveis antes de ter a escritura

Quaisquer documentos ligados à aquisição de imóveis devem ser arquivados até a data de lavratura e de registro imobiliário da escritura. Aqui entram instrumentos de promessa de compra e venda, contratos de financiamento, bem como todos os devidos comprovantes de pagamento que foram efetuados. A guarda desses arquivos é importante porque funciona como uma forma de precaução quanto a potenciais pendências documentais que possam surgir.

Crie uma tabela de temporalidade para arquivar corretamente seus documentos

A tabela de temporalidade delineia o tempo de arquivamento de cada tipo de documento, evitando que os funcionários se desfaçam de recibos, duplicatas e contratos antes do prazo devido. Esse instrumento é importante porque chama a atenção dos colaboradores para a necessidade de armazenamento dos aquivos de acordo com a legislação vigente. Confira agora alguns dos principais períodos de guarda obrigatórios:

  • Acordo de compensação de horas: 5 anos;
  • Carta de pedido de demissão: 5 anos;
  • Comunicação de Acidente do Trabalho (CAT): 10 anos;
  • COFINS: 5 anos;
  • Comprovantes de pagamento de tributos da Previdência Social: 30 anos.

Recorra à microfilmagem caso não possa simplesmente digitalizar

A microfilmagem é um processo de gerenciamento e armazenamento de documentos por meio da captação fotográfica. Com ele, o volume e o tamanho do arquivo são radicalmente reduzidos, fazendo com que essa forma de armazenamento seja muito mais prática do ponto de vista físico. Outra vantagem diz respeito à duração maior dos arquivos microfilmados em relação aos físicos, que, se armazenados adequadamente, podem durar algumas centenas de anos.

Estruture o espaço físico para possibilitar a movimentação dos arquivos

Se você ainda não tem um espaço destinado aos arquivos e está pensando em criar um agora, tome cuidado para não subestimar a capacidade da empresa de gerar papel. É muito comum que gestores ignorem o poder reprodutivo de contratos, legislações, recibos, notas fiscais, requerimentos, relatórios de folha de pagamento, guias e assim por diante. O problema é que, assim, o ambiente destinado ao arquivo morto vai aos poucos se transformando em um espaço completamente insalubre.

É importante, portanto, que a empresa pense em longo prazo, estruturando-se para o inevitável aumento dos arquivos físicos com o passar dos anos. Dessa maneira, além da temporalidade já citada anteriormente, é recomendável separar um espaço amplo para guardar os documentos, de preferência contando com rampas e elevadores, a fim de facilitar eventuais deslocamentos de caixas e simplificar a busca no dia a dia.

Digitalize seus documentos para evitar deteriorações e extravios

Além da redução na produtividade da equipe pelo manuseio diário de caixas-arquivo, a perda de documentos corriqueiros, como uma simples nota fiscal, pode gerar punições pesadas à empresa. A lei que define os crimes contra a ordem tributária é clara, dizendo que:

“Constitui crime contra a ordem tributária suprimir ou reduzir tributo ou contribuição social e qualquer acessório, mediante as seguintes condutas: negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente relativo à venda de mercadoria ou à prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação. Pena: reclusão de 2 a 5 anos e multa.”

Diante da gravidade das consequências, é altamente recomendável digitalizar a documentação física e migrar definitivamente para a tramitação digital, que, além de mais segura, gera economias de tempo e dinheiro. Você sabia, por exemplo, que seus e-mails podem ser transformados em documentos com valor jurídico, substituindo as cartas registradas? Isso acontece por meio do acréscimo de elementos técnicos e legais que comprovam o envio e o recebimento de e-mails e documentos eletrônicos.

Uma mudança simples como essa na estrutura administrativa da empresa reduz custos com serviços de postagem e diminui o tempo perdido com atividades burocráticas, além de otimizar a gestão de documentos na organização. Nessa perspectiva, uma companhia que busca ser produtiva e competitiva não pode ignorar as tecnologias atualmente disponíveis para otimizar o arquivamento.

Crie o hábito tramitar documentos por meio de assinatura eletrônica

Quanto tempo os gestores perdem anualmente assinando documentos de forma manual? Além do desgaste físico de rubricar e assinar uma papelada e tanto por mês, há ainda o alto custo relativo à compra de papel e às impressões.

E se estivermos falando de um documento que deve ser enviado a pessoas de fora da companhia, surge ainda o custo com motoboys, além dos dias de espera para que o documento retorne, pronto para ser arquivado. Isso sem contar que o excesso de burocracia dos procedimentos analógicos facilita a ocorrência de problemas.

Na era da mobilidade, já é possível assinar quaisquer documentos até mesmo pelo celular, remetendo-os aos destinatários em questão de segundos. E isso é feito assegurando o mesmo valor jurídico de um documento assinado manualmente, só que com muito mais segurança, já que os documentos são criptografados. Essa mudança de cultura proporcionada pelo chamado Digital Transaction Management (DTM) rende agilidade de processos, ganho de produtividade e redução de custos, entre muitos outros benefícios.

Benefícios do arquivamento eficiente de documentos

Economia de tempo e dinheiro

Com a automação de processos de arquivamento, um negócio tem tudo para gerar economias de tempo e dinheiro em curto prazo. Quando existem procedimentos documentais bem estabelecidos, não há a necessidade de retrabalho, uma vez que os profissionais envolvidos nas demandas administrativas estão aptos para desenvolvê-los de forma otimizada. E esse cenário ainda é melhorado se a companhia investe em tecnologias para informatizar o processo documental.

A economia financeira também é notável. Um dos principais motivos para isso é a redução — e frequentemente — a extinção de pagamentos de multas relativas ao descarte de documentos que deveriam ser guardados por um determinado período de tempo.

Se o processo de arquivamento for informatizado, a empresa também economiza com impressões, compra de materiais — armários, fichamentos e pastas —, deslocamentos para a coleta de assinaturas e envio de documentos por serviços de postagem, por exemplo.

Otimização da produtividade dos colaboradores

Em termos funcionais, um dos maiores benefícios do arquivamento eficiente é o aumento da produtividade dos colaboradores. Quando não há um sistema otimizado de gestão documental, os funcionários não têm um padrão em que se embasar, o que faz com que se envolvam em uma atividade sem finalizarem corretamente a anterior, cometam erros rotineiramente, gastem muito tempo no desenvolvimento de um único procedimento por não saberem a forma mais apropriada de fazê-lo etc.

No entanto, esse cenário é totalmente modificado se a empresa adota estratégias adequadas para arquivar os seus documentos. Diante de um sistema de arquivamento eficiente, os colaboradores são capazes de melhorar a sua performance, já que têm as informações necessárias para desempenharem as suas funções com eficiência. Com isso, sobra tempo para que os funcionários possam se dedicar a outras atividades na companhia.

Facilitação de auditorias

Auditorias são importantes porque permitem a obtenção de um panorama da empresa do ponto de vista financeiro, tributário, contábil e produtivo. Para que possam ser implementadas de forma satisfatória, gerando resultados confiáveis, é preciso que todos os documentos da companhia estejam organizados e disponíveis para serem verificados pelo auditor responsável.

Nessa perspectiva, com a otimização dos processos de arquivamento do negócio, as informações demandadas em uma auditoria tornam-se facilmente acessadas e manuseadas. Isso ocorre porque todos os documentos relevantes foram devidamente armazenados e estão organizados de maneira padronizada.

O arquivamento eficiente de documentos é uma prática estratégica de caráter fundamental para a organização apropriada de qualquer empresa. Com as dicas que oferecemos no post, é possível não apenas estruturar de forma otimizada os procedimentos documentais de uma companhia, mas também propiciar maior produtividade dos seus colaboradores, assim como gerar economia de tempo e dinheiro.

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2 Comentários

  1. cledineia dias dos santos da silva

    outubro 16, 2019 at 4:25 pm

    vou trabalha nessa aria e não entendo nada, gostaria de algumas dicas.

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