Metodologia 5S: o que é e como funciona?

Organizar uma empresa demanda uma atuação estratégica com o envolvimento de todos os colaboradores, abraçando diversas etapas de otimização. Para contribuir com isso, foi criada a metodologia 5S, que abrange o controle de qualidade e tem sido muito praticada pelas organizações.

Ela atua de forma prática, orientando a missão da equipe em cinco condições diferentes para que a instituição alcance um nível de atuação mais competitivo. Tudo isso favorece a criatividade e a inovação do negócio. Se você deseja saber mais sobre essa técnica gerencial, suas vantagens e como aplicá-la, continue lendo este conteúdo.

O que é metodologia 5S?

A metodologia 5S existe para organizar empresas em diversos níveis estruturais. O objetivo é que o processo funcione com os recursos necessários, preserve a integridade dos funcionários, e preze pela limpeza e organização para manter a produtividade empresarial.

Qual é a sua origem?

A metodologia 5S nasceu no Japão após o fim da Segunda Guerra Mundial. Esse foi um período de reconstrução do país no qual as indústrias japonesas foram reestruturadas com base no aprimoramento dos princípios de controle de qualidade dos Estados Unidos.

Assim, surgiu a definição de qualidade japonesa, também chamada de Controle de Qualidade Total (CQT). No início, o 5S consistia no gerenciamento de processos para garantir a qualidade do produto final, evitar desperdícios e solucionar problemas.

No entanto, por ser simples, eficiente e fácil de aplicar, a metodologia foi expandida e usada em diversos contextos corporativos e individuais. Hoje, ela é aplicada em empresas, indústrias, escolas e até no cotidiano pessoal.

O que significa cada S?

Cada “S” representa um princípio da metodologia dentro do fluxo organizacional. Confira os significados de cada um a seguir.

Seiri (senso de utilização)

O Seiri estabelece o levantamento das ferramentas e recursos da instituição, identificando e eliminando aquilo que não é mais consumido e que ocupa espaço desnecessário. O mesmo preceito serve para documentos e arquivos, tanto físicos quanto eletrônicos.

Seiton (senso de organização)

O Seiton prioriza a organização, ou seja, é necessário deixar tudo em seu devido lugar. Evite mesas desorganizadas, setores bagunçados e documentos espalhados. É provável que esse seja um dos fatores mais relevantes da metodologia 5S, já que ter um ambiente de trabalho organizado é essencial. Uma sugestão é classificar arquivos, ferramentas e objetos e deixar à mão os mais usados no cotidiano laboral.

Seiso (senso de limpeza)

Já o Seiso conscientiza não apenas os responsáveis pela limpeza do local de trabalho, mas todos os funcionários da empresa. Dessa forma, cada um tem a responsabilidade de organizar seus itens e equipamentos, conservando também os sistemas e as ferramentas dos espaços e dos acessos comuns. Além disso, tanto a equipe de colaboradores quanto o local de trabalho devem ter uma apresentação limpa e asseada.

Seiketsu (senso de padronização)

No Seiketsu, há a padronização de procedimentos que foram definidos nos 3 Ss anteriores. Em resumo, entende-se que boas práticas só são benéficas quando fazem parte da rotina laboral. Ter um padrão de organização e de higienização é indispensável para desenvolver e manter bons hábitos.

Shitsuke (senso de autodisciplina)

O Shitsuke é a etapa final e se concentra na conservação das práticas aprendidas com a metodologia 5S. Ou seja, depende do comprometimento de cada colaborador que faz parte do time. Por isso, é importante investir em campanhas de conscientização de modo a lapidar os padrões éticos e morais de cada um.

Quais as vantagens de investir nessa metodologia?

Conheça como esse método beneficia a cultura organizacional das empresas de forma estratégica e saudável.

As operações são facilitadas

O uso otimizado de recursos, a organização e a limpeza potencializam o fluxo de atividades da instituição. Com as melhores condições de trabalho, as operações são simplificadas em todos setores e níveis da companhia. Os colaboradores têm um ambiente de trabalho impecável, reduzindo qualquer impeditivo.

O nível de produtividade é aumentado

A produtividade é um dos efeitos da aplicação do 5S, visto que há maior foco nas atividades estratégicas do empreendimento. Cada um dos princípios propostos pelo método deixam o ambiente laboral propício a bons resultados, despontando a produtividade como uma consequência natural.

O clima e local ficam mais convidativos

Os talentos gostam de trabalhar em companhias onde se sentem engajados e têm autonomia para desempenhar suas tarefas. Com os conceitos de limpeza e organização, a jornada fica mais convidativa e permite que o time execute suas atividades sem empecilhos burocráticos. Tudo isso eleva a motivação e a satisfação dos funcionários.

A melhoria contínua é buscada

Com auxílio do Seiketsu e do Shitsuke, as melhorias são implantadas e praticadas a longo prazo. As fiscalizações e as supervisões garantem que a companhia terá resultados competitivos por muito tempo, dando destaque no mercado e superando a concorrência graças à transformação cultural do negócio.

Como implementar a metodologia 5S na empresa? 

Veja o passo a passo para aplicar esse método na sua companhia.

Passo 1

Monte uma equipe de liderança de modo a orientar os demais para atingir o objetivo em comum, que é a implementação da metodologia 5S. É necessário escolher pessoas comprometidas e engajadas com a causa, pois o empenho delas estabelece o senso de mudança necessário para o sucesso do programa.

Passo 2

Monte uma infraestrutura para executar o 5S e suas melhorias. Aqui, são levantadas e consideradas as obrigações para que a metodologia funcione com eficiência. Para isso, monte times dentro da própria liderança para lidar com a comunicação, o treinamento e o suporte, assim como outras demandas que os colaboradores tenham ao longo do processo de implantação.

Passo 3

É chegado o momento de aplicar a metodologia. Dessa forma, os profissionais são efetivamente orientados e treinados para que todos cheguem ao mesmo objetivo. Com a equipe alinhada sobre o que deve ser feito, inicie projetos pilotos para avaliar o nível de engajamento de todos os envolvidos. Utilize áreas e departamentos de fácil implementação para servirem de base de treinamento e motivação para o time e continue o processo de forma gradativa.

Passo 4

O passo anterior servirá de apoio para a elaboração de um manual de boas práticas que guiará os próximos projetos. Crie uma fonte de informação detalhada e disponibilize-a para todos. Além disso, monte um plano de revisões com abertura para considerações e sugestões. Aqui, é necessário incentivar a participação dos colaboradores para que todos se sintam parte do projeto, garantindo o sucesso do programa 5S.

Passo 5

Por último, avalie os resultados iniciais, faça correções e busque melhorias. O monitoramento constante é indispensável para que a implantação dessa metodologia funcione. Também é importante dar feedbacks, mostrar os progressos e informar quaisquer mudanças que sejam tomadas.

Como visto, a metodologia 5S é uma das melhores formas de organizar processos e otimizar recursos. Uma forma de favorecer sua aplicação é por meio da transformação digital nos negócios, principalmente no que se refere à gestão eletrônica de documentos e contratos, como é o caso da Agreement Cloud da DocuSign.

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