Otimização de processos: como implementar e medir

Realizar entregas de qualidade e em menor tempo é um dos maiores desafios das empresas que desejam se manter competitivas no mercado. Para que isso seja possível, é fundamental investir na transformação digital e otimização de processos, para tornar as suas operações mais eficientes e impulsionar a performance do negócio como um todo.

A adoção de métodos e ferramentas adequadas é uma combinação imprescindível para agregar organização e agilidade aos seus processos. Quer aprimorar os resultados da sua empresa? Neste post, vamos abordar o que é otimização de processos e como colocá-la em prática. Confira!

O que é otimização de processos?

Trata-se de um método de gestão que se caracteriza por um conjunto de ações executadas por uma empresa com a finalidade de melhorar o desempenho de seus resultados.

Para tanto, são utilizadas metodologias e ferramentas que aperfeiçoam o seu fluxo de trabalho e atividades específicas. Esse conceito está alicerçado em três pilares:

• evitar ao máximo o desperdício de recursos, dinheiro e tempo;
• promover a redução de erros ou falhas;
• solucionar eventuais problemas existentes na empresa.

A ideia da otimização de processos é identificar gargalos e ineficiências que estão impedindo a organização de atingir todo o seu potencial. A partir daí, é possível estabelecer melhorias, que vão desde a redução de custos até o aumento da produtividade de suas atividades.

Quais são as vantagens da otimização de processos?

Agora que você sabe o que significa otimização de processos, é hora de entender quais são os benefícios dessa iniciativa nas empresas. Isso porque, a busca por melhorias ajuda a alavancar a sua performance. Acompanhe, a seguir, as principais vantagens da otimização de processos.

Aumento da eficiência

A partir da otimização de processos, é possível eliminar etapas desnecessárias, reduzir o tempo de espera, identificar e extinguir gargalos, o que resulta no aumento da eficiência da empresa em todos os seus departamentos.

Esse resultado se dá pelo melhor aproveitamento do tempo exigido para a execução e conclusão de tarefas e projetos, condição que reduz erros e retrabalhos.

Melhora a qualidade

Quando erros e falhas são evitados, a empresa entrega produtos ou serviços de maior qualidade aos seus clientes. Dessa forma, pode aumentar a satisfação do seu público-alvo, bem como atrair e fidelizar novos consumidores.

Aperfeiçoa a tomada de decisão

Uma das premissas da otimização de processos é a padronização das operações, o que permite que os gestores tenham maior controle sobre as atividades de cada setor da empresa. Isso gera mais facilidade para identificar gargalos, oportunidades de melhoria e tomar decisões mais embasadas e acertadas.

Facilita a solução de problemas

Em uma empresa com processos desorganizados, há uma grande dificuldade para solucionar problemas, mesmo os de menor importância. Com a otimização e padronização de processos, você pode identificar problemas de maneira preventiva e agir para se antecipar a eles.

Reduz custos

Ao otimizar processos, a empresa também pode reconhecer e eliminar desperdícios, fatores que refletem diretamente na redução de custos. Assim, recursos economizados podem ser realocados em investimento em melhorias que contribuam para o crescimento do negócio.

Como otimizar processos usando a tecnologia?

A tecnologia ocupa um papel de grande importância na hora de otimizar processos, uma vez que simplifica a sua implementação, controle e manutenção. Agora, saiba quais são as ferramentas de otimização de processos para obter melhores resultados na sua empresa.

Sistemas de automação

Os sistemas de automação de processo ajudam a reduzir o tempo demandado para a execução das tarefas, além de eliminar os erros humanos. Com os sistemas de gestão de fluxo de trabalho, por exemplo, a empresa pode automatizar tarefas repetitivas e rotineiras, liberando a sua equipe para se dedicar mais às atividades estratégicas do negócio.

Ferramentas de colaboração

As ferramentas de colaboração online, como Microsoft Teams, conectam os membros da sua equipe, independente do local em que estejam, podendo se comunicar por videochamada e compartilhar arquivos em tempo real, o que diminui as chances de erros de comunicação e aumenta a produtividade de seus colaboradores.

Plataformas de análise de dados

Os dados se tornaram essenciais para a gestão de negócios, já que permitem decisões e ações mais precisas, visto que são pautadas em cenários reais, e não em achismos.

Nesse sentido, as plataformas de análise de dados são indispensáveis, pois possibilitam a coleta, análise e visualização de dados de processos, ajudando a sua equipe a identificar as áreas de ineficiências e definir correções em tempo oportuno.

Sistemas de gestão de projetos

O uso de sistemas de gestão de projetos fornece uma visão dos status de cada projeto, ou seja, a fase de andamento em que se encontra. Assim, os gestores têm mais controle sobre o que está sendo feito e por quem, além de monitorar os prazos de entrega.

Geralmente, essas ferramentas também permitem que as equipes trabalhem em conjunto, o que acelera a execução das atividades, visto que os responsáveis pelo projeto podem trocar informações em tempo real.

Como otimizar os processos de gestão de contratos?

A emissão de contratos faz parte da rotina das empresas e, por se tratar de documentos importantes que regem a relação do negócio com os seus clientes, fornecedores e parceiros, é essencial que sejam geridos corretamente.

Diante disso, otimizar os processos de gestão de contratos é altamente recomendado para economizar tempo e dinheiro, além de minimizar erros e riscos jurídicos. Contar com as ferramentas apropriadas, como as fornecidas pela DocuSign, faz toda a diferença para obter êxito nessa tarefa.

Para gerir todo o ciclo de vida dos contratos, oferecemos o CLM, que disponibiliza opções de geração de documentos, versionamento, aprovação e alternativas de templates pré-criados com workflow de aprovação.

Além disso, também é possível plugar a assinatura eletrônica ao CLM, o que vai ajudar a otimizar a assinatura de contratos, permitindo que sejam enviados virtualmente e assinados de qualquer lugar em que as partes interessadas estejam.

A otimização de processos cria uma estrutura organizacional mais eficiente e eficaz, que gera valor para a empresa e seus clientes. Quando isso se estende para a gestão de contratos, facilita negociações, previne riscos e melhora o relacionamento da organização com clientes, fornecedores e parceiros.

Isso requer a implementação de mudanças na cultura organizacional da empresa, investimentos em tecnologias, além de conscientização e treinamento dos funcionários para que se adaptem ao novo padrão de trabalho. 

Vale ressaltar que a otimização de processos é uma abordagem contínua, logo, é preciso monitorar os seus resultados constantemente e realizar ajustes para que as melhorias sejam preservadas a longo prazo.

Quer assegurar o cumprimento das obrigações contratuais da sua empresa? Veja o passo a passo para otimizar a gestão de contratos!