Documento digital e digitalizado: entenda as diferenças

Homem trabalhando em uma mesa de escritório

Em 2020, muitas empresas precisaram modernizar suas operações de escritório, sobretudo, no manuseio de documentos, acordos e contratos. Mas em meio a esse cenário, surgiu uma curiosidade importante no tema. Afinal de contas, documento digital e digitalizado são ou não são a mesma coisa?

Essa é uma curiosidade bem comum na era do home office. Por isso, elaboramos este artigo completo, explicando todas as diferenças de ambos os modelos. Assim, você garante a segurança jurídica dos seus contratos. Então, não perca tempo e acompanhe!

Os documentos digitais e digitalizados são a mesma coisa?

Resumidamente, não. Apesar dos nomes parecidos, o documento digital é uma instância completamente diferente dos documentos digitalizados. Para quem olha a um primeiro momento, pode parecer que a diferença só existe no nome. No entanto, existem distinções, até mesmo, de validade jurídica.

Por isso esse tema é tão importante. Como todos sabem, os contratos são uma parte determinante para a estabilidade operacional de uma empresa. É fundamental, portanto, contar com os melhores recursos para garantir a segurança do seu empreendimento em todos os momentos.

Especialmente em 2020, esse assunto ganhou muita popularidade. Afinal de contas, o trabalho remoto criou uma série de dificuldades expressivas para a rotina dos escritórios e departamentos, exigindo soluções mais seguras e funcionais para a assinatura e manuseio de contratos.

Quais as diferenças entre documento digital e digitalizado?

Logo de início, é importante entender um detalhe — nessa disputa, há uma alternativa superior: o documento criado de forma digital. Como perceberá abaixo, essa opção carrega todos os atributos de segurança, versatilidade, autenticação, menor custo e validade jurídica.

Por essa soma de fatores, o documento digital é, sem sombra de dúvidas, a melhor instância documental, pois carrega todos os atributos positivos do documento autêntico manual, sem contar com as vulnerabilidades das versões materiais. Agora, entenda mais sobre o tema!

Origem

A começar pela parte mais importante, a origem. Tecnicamente, um documento digital já “nasce” no ambiente digital. Basicamente, isso quer dizer que o contrato, acordo, certificação ou termo já foi criado em uma instância eletrônica e, por isso, é autêntico, pois é um documento essencialmente digital.

Em contrapartida, o documento digitalizado é, como sugere o nome, a digitalização de um material impresso. Por exemplo, imagine que você precisa escanear a versão impressa de um contrato, que foi assinado em papel. Para isso, você digitaliza o documento impresso, transformando ele em uma imagem eletrônica da versão impressa.

No fim das contas, ambas as versões — digital e digitalizada — existem no ambiente digital e até podem exibir o mesmo formato eletrônico, como PDF. No entanto, apenas o documento originalmente digital é autêntico, enquanto o digitalizado é uma cópia — o que nos leva ao próximo ponto.

Validade jurídica

O Direito é bastante enfático no trato de documentos. O que é autêntico, é reconhecido. O que é copiado, não. Por exemplo, imagine que você firmou um contrato com uma provedora de internet, mas só recebeu uma versão escaneada do suposto físico e nunca chegou a assiná-lo.

Logo aqui, é possível reconhecer várias irregularidades na atuação dessa empresa hipotética. O ponto em que queremos chegar é que um contrato escaneado, portanto, uma fotocópia de uma versão impressa em PDF, não carrega o mesma validade jurídica de um documento digital e eletronicamente assinado. Pois a justiça apenas aceita o documento original e neste caso o original é a versão em PAPEL.

Entre as várias ferramentas que permitem que você assine eletronicamente um documento, destacamos a eSignature da DocuSign, que permite que você assine em qualquer lugar um documento eletrônica com total validade jurídica e de forma bem simples pelo seu celular.

Com as nossas ferramentas de autenticação, as melhores imobiliárias do país, assim como as maiores empresas do Brasil, podem oferecer um meio prático e remoto para que os clientes celebrem contratos, assinando com a certeza de estar protegido com privacidade e segurança jurídica.

Os documentos assinados com a nossa plataforma garantem todo o teor jurídico necessário para a defesa dos seus direitos. Por isso, os documentos digitais são a melhor solução de autenticação na era moderna, pois combinam a autenticidade dos documentos físicos com a versatilidade da autenticação remota. Veja o vídeo abaixo da RE/MAX

Conversão para formato digital

Quando as pessoas ficam sabendo da diferença entre esses documentos, é comum que surja outra curiosidade. "Se os documentos digitalizados são tão 'frágeis' e sem valor jurídico, por que digitalizar, em primeiro lugar? Por conveniência.

Geralmente, as pessoas precisam de uma versão para acessar rapidamente pelo celular, como contratos de aluguel, faturas de serviços e por aí adiante. Mas lógico, caso precisem defender algum posicionamento que exija validade jurídica, precisarão da versão original em papel.

Já os documentos digitais não enfrentam esse dilema. Além de ser acessíveis diretamente do seu celular, a própria versão digital já carrega validade jurídica e autenticidade. O que só reforça as vantagens da assinatura eletrônica.

Não possui cópia física

Por ser originalmente criados no ambiente eletrônico, os documentos originados de forma digital não precisam de cópias físicas em papel. No entanto, caso seja vontade do portador, basta imprimir uma cópia. O que acontecerá é o mesmo na relação do original físico com a cópia digital:

  • quando o original é digital, a cópia física não tem validade jurídica;
  • quando o original é físico, a cópia digitalizada não tem validade jurídica.

Por fim, vale explicar como nós, DocuSign, podemos solucionar esse dilema para você e sua empresa. Caso não nos conheça, vale notar que somos a principal referência global em autenticação eletrônica e gestão de contratos. Atendemos as maiores empresas do mundo, além de mais de 800 agências governamentais que confiam em nós para a segurança e agilidade de seus contratos.

Atualmente, oferecemos uma gigantesca suite de aplicações e funcionalidades, como:

Agora que você reconhece a diferença entre documento digital e digitalizado, aproveite para acessar nossa plataforma e garantir agilidade, controle, organização e eficiência na gestão de todos os seus documentos.

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