Atendimento via WhatsApp: quais são as vantagens e como fazer

O WhatsApp se tornou muito popular graças à sua simplicidade e às constantes atualizações. Para empresas, o atendimento via WhatsApp permite que as tratativas online sejam mais engajadas, ágeis e seguras.

Com o WhatsApp Business, você pode adotar uma alternativa a mais para atender os seus clientes. Sua interface é a mesma da versão comum para clientes, porém, com recursos extras — como catálogos para compartilhar produtos na plataforma e perfil comercial para transmitir mais confiança aos clientes, entre outras funcionalidades.

Neste post, conheça as principais funções desse aplicativo tão versátil, suas vantagens e como usá-lo. Acompanhe!

Quais são as funções do WhatsApp?

Você pode estar se perguntando quais são as funções mais interessantes para atender os seus clientes. Saiba mais sobre cada uma delas, a seguir!

Catálogo de produtos via WhatsApp

Usuários que optam pelo WhatsApp Business podem elaborar o próprio catálogo de serviços e produtos dentro do aplicativo, podendo cadastrar os itens separadamente, adicionar fotos, descrições e valores, além de um link para cada item.

A plataforma permite, ainda, que você envie os detalhes de cada produto ou serviço para os clientes, de maneira a facilitar ainda mais o fechamento da venda, com economia de tempo.

Etiquetas organizadoras de conversas

As conversas com clientes podem ser organizadas no aplicativo com etiquetas coloridas. Com isso, você consegue categorizar as mensagens mais urgentes ou os pedidos de preferências, assim como identificar os contatos com mais rapidez — o que proporciona a realização de conversas mais eficientes.

É possível criar etiquetas usando temas de sua preferência, de acordo com as necessidades do seu negócio.

Mensagens automáticas para saudação e ausência

Esse é um meio que facilita o envio de mensagens automáticas aos clientes, como você desejar. Isso evita que as pessoas fiquem esperando por uma resposta que, muitas vezes, pode demorar. Assim, os clientes sentem a sensação de que estão sendo ouvidos — e não ignorados.

Uma possibilidade é criar mensagens agradecendo o contato e indicando a ausência, para enviar fora do horário de expediente, nos finais de semana e feriados.

Verificação de estatísticas de mensagens

O aplicativo emite relatórios contendo dados das conversas realizadas. Assim, você saberá a quantidade de mensagens enviadas, entregues e lidas pelos seus clientes. Além disso, terá acesso ao número de contatos recebidos.

Essa funcionalidade é muito interessante para ajudar a verificar, por exemplo, se determinada campanha de marketing foi bem-sucedida. É útil, ainda, para controlar o tráfego de conversas, permitindo avaliar quando as estratégias de comunicação precisam ser aperfeiçoadas.

Você pode acessar os dados nas configurações do aplicativo.

Como oferecer o atendimento via WhatsApp?

Oferecer um atendimento via WhatsApp torna o seu trabalho mais organizado, eficiente e produtivo para os clientes. Portanto, não pense duas vezes para investir em recursos que otimizem a comunicação da sua empresa com os consumidores, a fim de melhorar a organização dos canais de vendas.

Os recursos do WhatsApp Business são elaborados especialmente para otimizar o atendimento ao cliente. Confira algumas dicas, a seguir!

Atendimento exclusivo

Atender via WhatsApp pode significar um diferencial para o seu negócio, melhorando a proximidade e interação com o cliente — o que evita que ele tenha o trabalho de se dirigir a uma plataforma para contatar a sua empresa.

Pelo aplicativo, o cliente pode dialogar em um ambiente familiar para ele e que, provavelmente, já está instalado em seu smartphone. Isso resulta em maior retorno nas vendas, devido à acessibilidade que o aplicativo proporciona e ao alcance mais amplo de clientes.

Em uma conversa mais direta, fica mais fácil tirar dúvidas sobre preços, produtos, serviços e outros esclarecimentos antes ou depois de fechar uma compra.

Trabalho otimizado pela versão Web

Para quem está atendendo, a versão Web facilita a prestação de um bom serviço, uma vez que fica muito mais prático para consultar outras ferramentas e sistemas. Além disso, é possível contatar outros colaboradores e verificar pedidos com a agilidade que uma tela pequena não proporciona.

Horário de atendimento pré-definido

Nem sempre alguém estará disponível, ao lado do computador ou do celular, para atender aos chamados. Sendo assim, é importante assinalar um horário de atendimento, evitando frustrar as expectativas dos clientes.

Você também pode deixar uma mensagem automática esclarecendo que, no próximo horário comercial, a solicitação será respondida.

Atendimento 24 horas com chatbots

Embora você possa definir um horário para atender os clientes, é certo que esse canal ficará disponível a qualquer hora do dia. Assim, é importante nunca levar mais de 24 horas para responder, já que isso motiva desistências.

Respostas mais rápidas são um diferencial, por isso, integre o atendimento aos chatbots — que, a princípio, podem responder dúvidas mais simples. É um sistema que funciona como um filtro, liberando os atendentes para as questões mais complexas.

Uso de linguagem informal

O aplicativo permite o uso de mensagens coloquiais, já que é um canal de comunicação mais informal e faz parte do cotidiano das pessoas. Sendo assim, optar por uma linguagem mais próxima ao consumidor ajuda a criar empatia e melhorar a satisfação do cliente. No entanto, é sempre de bom tom manter uma postura profissional para criar confiança e seriedade para a marca.

Quais são os métodos de pagamento pelo WhatsApp?

Agora, os usuários do WhatsApp podem aproveitar as facilidades do aplicativo para agilizar, também, os pagamentos do consumidor. Confira como!

WhatsApp Pay

Para utilizar o WhatsApp Pay, é preciso cadastrar cartões de débito, pré-pagos ou múltiplos com função de débito, emitidos por instituições bancárias ou parceiros participantes.

Em relação às taxas, pessoas físicas são isentas de seu pagamento. No entanto, caso utilize cheque especial, o banco cadastrado poderá cobrá-las dos usuários. Já sobre o limite de transação, o pagamento via WhatsApp permite envio de até R$ 1 mil e recebimento de até 20 transações ao dia ou R$ 5 mil mensais.

Ao atingir o limite, o usuário ficará impedido de fazer mais pagamentos. Contudo, a instituição bancária poderá definir outros limites, tanto para envio quanto para recebimento de valores.

Pagamento via Pix

As transações via Pix pelo WhatsApp têm crescido significativamente. Essa forma de pagamento é nova e foi autorizada pelo Banco Central em razão da adoção do Open Banking.

A tecnologia garante a segurança do compartilhamento das informações da sua conta com outros aplicativos pelos bancos. Para tanto, é necessário analisar as regras e ativar a função Pix nas configurações.

Abra a conversa com quem pretende transferir valores e clique no “clip” embaixo da barra de mensagens. Na opção de pagamentos, estará disponível o Pix.

 É seguro pagar pelo WhatsApp?

O pagamento pelo aplicativo foi criado com base nos princípios de privacidade e de segurança — como criptografia e armazenamento de dados avançado —, contendo camadas de proteção, Pin do Facebook Pay e confirmação de dados do cartão.

No entanto, existe o alerta sobre a possibilidade de transferências entre contas. A criptografia de ponta a ponta não protege as transações, mas a empresa afirma que elas são de fato criptografadas e arquivadas em local protegido e separado.

Notificações de assinatura de contrato via WhatsApp

Já imaginou a praticidade que seria receber e enviar notificações de assinatura de contrato diretamente no WhatsApp? 

Como você viu, o atendimento via WhatApp é uma excelente forma de estabelecer um contato próximo com os clientes. As mensagens enviadas pelo app tem uma taxa de abertura muito mais alta se comparadas com e-mail, por exemplo. 

Pensando nisso, o WhatsApp Delivery para DocuSign eSignature é uma solução pensada em permitir que os usuários obtenham assinaturas de contratos de forma mais rápida e simples. 

Graças a integração entre eSignature e WhatsApp, é possível enviar notificações do sistema diretamente ao aplicativo de mensagens. As notificações são enviadas em tempo real e vinculadas diretamente ao contrato, viabilizando a assinatura rapidamente. 

Os smartphones já são parte da nossa rotina, tanto para a realização de tarefas pessoais quanto profissionais. Os dispositivos móveis são excelentes ferramentas de comunicação e, a medida que os consumidores estão utilizando cada vez mais aplicativos como o WhatsApp é importante que as empresas também se aproximem da ferramenta.

Com a possibilidade de enviar notificações e agilizar a assinatura de contratos, a empresa favorece a eficiência das transações e dá aos signatários e opção de receber informações e até assinar contratos também pelo aplicativo. 

O comportamento de consumo demonstra que a utilização de WhatsApp é uma preferência de uma parcela considerável das pessoas. Não é por acaso que a taxa de abertura e retorno de mensagens móveis é muito mais célere.

Atualmente, o DocuSign eSignature oferece a possibilidade de entrega de contratos via e-mail, SMS e WhatsApp, permitindo que a empresa personalize suas estratégias a fim de adaptá-las às preferências dos seus clientes.

Isso significa que a empresa não precisa migrar todos os clientes para o WhatsApp, é possível montar uma estratégia de envio que contemple apenas aqueles que desejam receber os contratos pela ferramenta. Esse é um diferencial importante na manutenção do atendimento e da qualidade na comunicação com clientes e parceiros do seu negócio. 

O atendimento via WhatsApp é uma grande evolução, tanto para negócios quanto para clientes: é mais prático, ágil e garante toda a segurança encontrada em outros canais digitais. Basta tomar os cuidados básicos e ter atenção a qualquer ocorrência fora do comum.

Quer mais informações mais sobre esse ou outros assuntos relacionados? Entre em contato com a nossa equipe de vendas e saiba mais!