Como criar um bom workflow e obter a aprovação de documentos?

O conceito workflow, que em português significa fluxo de trabalho, tem uma ampla abrangência em uma empresa, pois ele pode ser aplicada em diferentes atividades. Na gestão de documentos, por exemplo, representa acompanhar a evolução das negociações de forma automatizada, desde a etapa inicial da elaboração de contratos, até a aprovação de documentos por todas as pessoas envolvidas, incluindo a ordem de quem deve aprovar e assinar este contrato.

No mundo digital em que vivemos, ter o controle sobre cada fase do fluxo de trabalho é muito importante, porque significa se antecipar a problemas, reduzir custos, além de manter processos ágeis e padronizados. Entretanto, é preciso entender de que maneira aplicar essa estratégia na empresa para obter tais benefícios.

A seguir, mostramos por que garantir um bom workflow é importante e como empregá-lo na gestão de documentos. Boa leitura!

Como implantar o workflow na empresa?

Basicamente, um workflow é uma ferramenta que auxilia a gestão de tarefas dentro da instituição por meio do controle de atividades e responsabilidades em cada etapa de um processo, seja ele qual for.

Em outras palavras, significa ter procedimentos bem-definidos sobre o que fazer, como fazer e quais são os setores ou pessoas responsáveis pelas atividades. Para implementar um fluxo de trabalho, portanto, é preciso determinar todas as fases que fazem parte da tarefa em questão e monitorar cada uma.

No caso da aprovação de documentos, por exemplo, o fluxo deve ser construído desde a elaboração e distribuição de documentos para os setores e pessoas envolvidas, até o controle das aprovações necessárias, a assinatura do documento e o que será feito após a aprovação. O uso da tecnologia é essencial nesse momento, pois ela ajuda no controle e organização de tal fluxo de forma automática.

Quais são os benefícios da estratégia?

A adoção de um fluxo de trabalho ajuda a evitar problemas como a perda de tempo em busca da identificação das pessoas certas para aprovar um determinado documento. E não é só isso, ele também proporciona outros benefícios. Confira, alguns deles, a seguir.

Redução de custos

Ao adotar um workflow automatizado, ganha-se mais produtividade na empresa, pois, com as etapas bem-definidas, o processo evolui progressivamente de modo ágil e organizado. Além disso, ele ajuda a eliminar falhas operacionais e a identificar erros.

Todas essas características contribuem para a redução de custos, tanto com relação ao tempo dos colaboradores no desenvolvimento de suas atividades diárias, quanto em função da agilidade para a conclusão do fluxo de trabalho envolvido nas negociações.

Padronização de processos

Com um fluxo de trabalho bem-estabelecido, as atividades seguem o mesmo caminho em diferentes negociações. Isso significa que há a padronização de processos, o que permite evitar o retrabalho ou falhas operacionais.

A adoção de ferramentas tecnológicas ajuda a criar fluxos de trabalho bem-estruturados, ou seja, com fases distintas e atribuição de responsabilidades a cada uma delas. Além disso, tais ferramentas oferecem a possibilidade de configuração de acordo com as características e necessidades do negócio.

De que maneira o workflow se relaciona com a sua gestão de documentos?

Nas atividades diárias da empresa, é comum a necessidade de um fluxo de aprovação em diversos tipos de negociações, como na compra de materiais, no fechamento de contratos de venda, na documentação de contratação de um funcionário, entre outras tarefas. Ele é necessário para garantir que a negociação efetuada atenda às regras de negócio estabelecidas pela empresa, além de possibilitar um melhor controle sobre andamento de cada processo.

Organizar tal fluxo de modo manual pode trazer uma série de prejuízos à negociação, como o atraso no fechamento de contratos em função da demora na coleta de assinaturas em papel, além da falta de organização no armazenamento dos documentos.

A implantação de um workflow com o apoio de tecnologias como o DocuSign CLM ajuda a agilizar todo esse processo e a evitar problemas semelhantes, pois ele possibilita um melhor controle sobre as atividades envolvidas em cada etapa do fluxo.

Mas, afinal, como otimizar a gestão de documentos?

Basicamente, dois fatores são essenciais para otimizar processos relacionados à gestão de documentos na empresa. O primeiro é a adoção de um workflow bem-construído, com fases claras e bem-definidas.

Aliada a isso, a utilização de ferramentas tecnológicas, como o DocuSign CLM, que contribui na preparação de documentos por meio de versionamento e templates pré-construídos, além de já ter salvo toda a ordem de aprovação daquele documento. Dessa forma, é possível acompanhar concluir as negociações com mais agilidade e eficiência.

Trata-se de uma ferramenta que tem a preocupação em atender às necessidades da empresa relacionadas à gestão do ciclo de vida de documentos. Aliás, esse foi um dos motivos que fez com que o DocuSign CLM fosse nomeado como líder no Quadrante Mágico da Garnter, em fevereiro de 2020.

Outra ferramenta que pode ser uma boa alternativa- DocuSign Gen para Salesforce

O CRM é um sistema muito utilizado pelas empresas para a gestão de vendas, pois ele permite acompanhar diversas etapas desse processo. A ferramenta DocuSign Gen para Salesforce funciona de forma integrada a esse sistema. Isso significa que não é preciso mudar de aplicação ao editar ou gerar documentos de vendas que necessitam de assinatura eletrônica para validar a negociação.

Na prática, o DocuSign Gen funciona como um complemento ao CRM, porque oferece recursos adicionais para a gestão dos contratos de vendas em formato eletrônico. Com isso, atividades que seriam mais burocráticas, como a criação deste documento com dados corretos e a assinatura de um contrato ou documentos de vendas, funcionam de maneira simples e segura por meio da integração entre essas ferramentas.

E não é só isso. A integração entre as duas ferramentas permite consolidar as informações sobre os clientes e os documentos em formato digital em um único ambiente. Assim, a empresa pode utilizar tais dados com facilidade para acompanhar a evolução de cada cliente e muito mais.

A DocuSign trabalha constantemente para viabilizar melhores estratégias e caminhos mais fáceis para seus clientes. Por isso, oferece ferramentas que auxiliam na elaboração e aprovação de documentos, além de permitirem o controle e acompanhamento de todas as etapas que envolvem o ciclo de vida de contratos e documentos.

Agora que você já sabe como um workflow bem-definido e o apoio de tecnologias como as da DocuSign são essenciais para a gestão de documentos, entre em contato com a nossa equipe para saber mais sobre nossas soluções!