Sobretudo no contexto corporativo, a mobilidade digital é um tema de grande relevância atualmente. O fato é que, hoje, as empresas precisam desempenhar diferentes atividades e processos que vão além dos seus muros, o que acaba por exigir novas tecnologias e soluções para otimizar o trabalho de uma equipe externa, por exemplo.

Nesse cenário, profissional e empresa precisam estar conectados, muitas vezes trocando informações e recebendo orientações, tudo em tempo real. A tecnologia, como veremos mais adiante, tem contribuído muito com esse tipo de necessidade dentro das companhias, oferecendo alternativas para reforçar a mobilidade do trabalho, dando às equipes mais liberdade e dinâmica para exercerem suas funções com eficiência e agilidade.

Continue a leitura e entenda como as inovações tecnológicas tem facilitado o dia a dia de uma equipe externa na hora de resolver burocracias, trocar informações e documentos a distância!

O impacto da tecnologia no dia a dia de uma equipe externa

Como dito, hoje as empresas têm uma grande necessidade de executar processos externos no dia a dia de operações. Os tradicionais modelos de trabalho local, baseados em escritórios e rotinas fixas na sede da empresa, hoje dão lugar a atividades remotas e trabalho home office, por exemplo, os quais estão muito mais alinhados com o conceito de mobilidade digital, que se torna cada dia mais presente na realidade corporativa.

Nesse contexto, a tecnologia tem um papel fundamental, visto que é a partir das suas inovações e tendências que essa mobilidade tem se acentuado. A Internet, por exemplo, revolucionou as comunicações e, hoje, permite interações remotas praticamente de qualquer lugar do mundo.

Nesse mesmo sentido, smartphones, tablets e tantos outros dispositivos móveis atualmente são peças-chave para o bom trabalho, permitindo que equipes externas acessem os sistemas das empresas, utilizem softwares e compartilhem dados e informações a todo momento e de qualquer lugar com total agilidade, segurança e economia.

Vale mencionar, ainda, que a tecnologia tem sido uma grande aliada das empresas quando o assunto é a gestão de equipes externas. A possibilidade de se conectar com os profissionais, por exemplo, ajuda a padronizar o trabalho, repassando orientações e feedbacks de forma mais ágil e integrada, o que otimiza ainda mais os resultados das equipes.

Como a tecnologia pode melhorar a rotina de uma equipe externa

Na prática, existem diversos recursos e soluções capazes não só de garantir mais mobilidade às equipes externas das empresas, mas também de otimizar a própria execução dos processos, reduzindo a burocracia, o tempo de espera e, principalmente, os custos.

A seguir, listamos alguns exemplos de como as inovações estão sendo utilizadas à favor dos negócios na hora de reforçar o trabalho. Confira!

Ponto eletrônico

Com os membros das equipes atuando em diferentes localidades, gerir a jornada de trabalho de cada um exige uma solução específica, já que nem sempre é possível — e muito menos eficiente — que o funcionário vá até a empresa apenas para registrar o seu ponto.

Nesse sentido, hoje já existe o ponto eletrônico, uma solução que informatiza os tradicionais pontos presenciais, permitindo que gestores acompanhem o cumprimento de horários, jornada de trabalho e até a localização exata dos integrantes de equipes externas via aplicativo.

Acompanhamento de metas online

A gestão das equipes externas também pode ser beneficiada com o uso de tecnologias próprias para essa finalidade. Hoje, com o apoio de softwares e aplicações, empresas podem acompanhar o dia a dia de cada membro da equipe de forma remota, tendo acesso a dados de localização, rota percorrida, tempo de trabalho, quantidade de visitas realizadas e muito mais.

Estrategicamente falando, esse tipo de solução permite aos gestores ter uma visibilidade maior sobre as atividades de seus recursos humanos. Assim, com um sistema de feedback integrado, o gestor pode acompanhar o desempenho individual e coletivo dos funcionários, avaliar estratégias de otimização dos serviços em campo e atuar em busca de mais produtividade.

O monitoramento, quando realizado em tempo real, aumenta significativamente a capacidade de ação de um gestor, possibilitando não só estabelecimento, mas o acompanhamento estratégico de metas remotamente, atendendo à dinâmica do próprio trabalho em campo.

Assinatura eletrônica

Outro recurso tecnológico que pode facilitar bastante a rotina de equipes externas é a assinatura eletrônica, uma alternativa eficiente e segura para a troca de informações e documentos entre empresa e profissional.

A verdade é que em tempos de grande preocupação com as questões ambientais, as ferramentas de assinatura eletrônica de documentos viabilizam uma atuação empresarial cada vez menos dependente de processos burocráticos, lentos e baseados na utilização de papel. No entanto, as vantagens dessa tecnologia vão bem além, abarcando também os seguintes benefícios:

  • mobilidade corporativa e flexibilidade na assinatura de contratos, já que com uma plataforma de assinatura eletrônica é possível fechar negócios, enviar documentos digitais e validar operações com total agilidade e segurança a partir de qualquer lugar do mundo;
  • redução de custos com a gestão e manuseio de documentos, sobretudo com desnecessidade de se fazer cópias impressas, autenticação física, envio por via postal/motoboy e o armazenamento de grandes volumes de documentos físicos;
  • possibilidade de integração de dados e documentos com outras soluções de gestão de negócios, como softwares de Enterprise Resource Planning (ERP), garantindo uma gestão ainda mais qualificada e ampla da empresa;
  • agilidade no compartilhamento de documentos entre as equipes externas e os gestores, o que garante mais agilidade na correção de eventuais erros em contratos e o fechamento rápido de acordos, sem nenhum tipo de inconsistência.

Quando se trata de assinatura eletrônica, a DocuSign, líder mundial nesse segmento, oferece às empresas soluções altamente robustas e completas para envio e assinatura de documentos com praticidade, segurança e validade jurídica em praticamente qualquer tipo de transação, seja de caráter comercial ou pessoal, em quase todas as localidades do mundo. Atualmente, são mais de 430.000 clientes utilizando a solução DocuSign.

Por fim, como foi possível perceber, a tecnologia está intimamente ligada ao bom desempenho dos processos de uma equipe externa. Hoje, inovações, soluções e dispositivos garantem mais mobilidade às atividades das equipes, facilitando principalmente a comunicação e a qualidade da gestão do trabalho. Pontos esses primordiais para que os resultados sejam cada vez mais satisfatórios paras as empresas.

Então, gostou deste artigo? Quer saber como reforçar ainda mais o conceito de mobilidade nos processos da sua empresa? Confira o que só a DocuSign pode fazer para ajudar você!