Fluxo de trabalho: organize e controle cada etapa do workflow

Muitas questões podem impactar diretamente tanto a qualidade quanto o cumprimento dos prazos na realização de trabalhos. Um fluxo de trabalho problemático, ou seja, que não esteja bem organizado e controlado, é um dos principais.

Por isso, cuidar de cada etapa do workflow é fundamental para quem está em busca de otimizar resultados e proporcionar impactos positivos na realização das atividades. Vamos mostrar a seguir como fazer isso em cada uma das etapas do workflow e ter maior sucesso. Boa leitura!

Fluxo de trabalho e resultados

O fluxo de trabalho está diretamente ligado com os resultados de cada setor e da empresa como um todo. Em primeiro lugar, quando ele é bem organizado, é possível reduzir taxas de erros e, consequentemente, a necessidade de retrabalho.

Quando há essa demanda, podem ocorrer atrasos na entrega de atividades importantes ou, ainda, outro problema comum e que compromete a experiência do seu cliente: a diminuição da qualidade do produto ou do serviço final.

Afinal, para compensar eventuais atrasos, muitos profissionais podem não revisar sua atividade adequadamente e deixar erros passarem. Isso compromete fortemente os resultados.

Além disso, uma boa relação entre fluxo de trabalho e resultados pode proporcionar:

• comunicação mais eficiente no ambiente de trabalho;
• gestão de tempo mais otimizada;
• redução de processos burocráticos;
• identificação e eliminação de etapas que não fazem sentido no contexto atual;
• melhor clima organizacional e redução de conflitos internos.

Como gerenciar o fluxo de trabalho

Além de estruturar o fluxo de trabalho, como já explicamos em um artigo sobre o passo a passo para criar um workflow de sucesso, é importante também saber como gerenciá-lo. Afinal, ajustes podem ser necessários mesmo após uma aplicação excelente, para adequação em relação à rotina da sua empresa.

Além disso, a gestão permite identificar quais pontos podem ser automatizados. Então, confira a seguir como fazer uma gestão adequada do seu workflow.

Entenda o fluxo de trabalho atual

A gestão passa pela compreensão do fluxo de trabalho atual. Mesmo que você tenha seguido os passos que estão no artigo que indicamos anteriormente, é importante ter isso visualmente identificado e documentado.

Afinal, para definir quais serão as métricas de acompanhamento, é preciso entender o estágio atual e quais são os indicadores mais interessantes de se avaliar (esse é um ponto importante e voltaremos nele mais a frente).

Então, mesmo que você tenha feito todas as adaptações anteriores, é importante voltar, identificar, mapear e documentar. É uma forma, também, de poder consultar e avaliar necessidade de mudanças, em uma lógica de melhora contínua.

Caso você não esteja começando do zero e não siga o nosso passo a passo, saiba que ter essa visão sobre o seu fluxo ajuda nas demais etapas para organização e controle do workflow.

Defina adequadamente as etapas do fluxo de trabalho

Se você já possui um workflow implementado e ainda está documentando, é importante fazer um fluxograma dos processos, para entender tudo que está envolvido no sistema implementado agora.

Assim, é possível entender quem são os envolvidos, as lideranças, de que forma uma atividade influencia a outra, entre outros pontos essenciais que ajudarão na gestão. Por exemplo, quando uma atividade estiver travada em um ponto do workflow por motivos diversos, é possível pensar em estratégias para não prejudicar as próximas etapas do trabalho.

Defina métricas de acompanhamento

Uma boa gestão do workflow, para entender se ele está funcionando adequadamente, deve passar pelo monitoramento das principais métricas que ajudam a identificar quais são os pontos que merecem atenção.

Algumas das principais que devem ser avaliadas são:

• Cycle Time — também chamada de tempo de ciclo, diz respeito ao número de dias que uma tarefa é iniciada até a sua finalização. Com isso, é possível tanto fazer um planejamento para cada etapa do fluxo quanto, também, identificar eventuais atrasos;
• Lead Time — é o tempo em que uma tarefa ficou comprometida (ou seja, quando um problema surge) até que ele seja concluído. A diferença dele para o Cycle Time é a possibilidade de avaliar o tempo de resposta diante de um incidente. Se ele for muito longo, isso pode prejudicar a experiência do seu cliente;
• Vazão — identifica o volume de trabalho entregue em um determinado período de tempo. Em conjunto com outros indicadores, pode tanto apontar a produtividade de um setor e empresa como um todo ou, ainda, por outra via, indicar sobrecarga de alguns times;
• Trabalho em Progresso — essa outra métrica importante. Se as equipes estão realizando muitas tarefas em simultâneo, poderão precisar de mais tempo para responder a alguma demanda urgente. É importante não ter os times sobrecarregados.

Tenha um sistema de workflow

Para poder identificar etapas do workflow e, ao mesmo tempo, conseguir monitorar as métricas existentes, conte com um bom sistema de workflow. Ele permitirá analisar fase a fase e, assim, saber o que precisa ser alterado e o que pode ser otimizado ao longo do tempo.

Controle do fluxo de trabalho por meio da tecnologia

Fato é que, quando falamos de controle no ambiente organizacional, as tecnologias são aliadas essenciais para otimizar resultados. Isso porque, por meio delas, é possível realizar diversas funções que serão essenciais para este fim. Estão entre elas:

• automatizar tarefas importantes do fluxo de trabalho;
• proporcionar fluidez das tarefas por todo o fluxo (ou seja, quando ela é concluída, é passada automaticamente para a próxima etapa);
• documentar todo o workflow atual;
• compartilhar informações entre os setores de forma mais eficiente;
• proporcionar a padronização de processos internos, facilitando, inclusive, o processo de onboarding, ajudando no treinamento de novos colaboradores.

Controlar e organizar o fluxo de trabalho de uma empresa é fundamental para proporcionar melhores resultados, redução de gargalos e fazer com que as atividades fluam desde o começo da cadeia de atividades. E, para isso, as soluções da DocuSign, como o CLM, são essenciais para seu negócio.

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