Como criar um workflow: confira o passo a passo

Existe um dilema muito comum enfrentado pelos gestores: como aproveitar ao máximo o talento dos colaboradores sem deixá-los sobrecarregados demais? Além de implementar soluções como o CLM, o workflow pode ser um caminho interessante para quem visa encontrar as respostas certas e uma gestão eficaz do negócio.

A criação de um workflow, que em português pode ser traduzido como “fluxo de trabalho”, pode ser adotada pelas empresas visando melhorar os processos, aumentar a eficiência do trabalho e promover a produtividade e a qualidade dos serviços prestados ao consumidor final.

Neste artigo, aprofundaremos no conceito de workflow, destacando aspectos conceituais importantes, sua finalidade e os tipos. Além disso, explicaremos como criar um e as vantagens que ele pode trazer para o seu negócio. Acompanhe a leitura e fique por dentro!

O que é workflow?

Trata-se de um termo usado para se referir a um método por meio do qual a empresa organiza os seus processos e rotinas. Ainda, a ele são atribuídas as responsabilidades, definidas as etapas de trabalho e outras questões comuns ao dia a dia operacional.

Ademais, é aplicado para determinar o modo como diferentes pessoas de um mesmo time vão desempenhar as suas funções na empresa. 

Atualmente, essa solução pode ser tanto utilizada em procedimentos internos e corriqueiros da organização quanto para garantir resultados mais eficientes em projetos pontuais — esse é o caso de lançamentos de novos produtos e serviços. Assim, o workflow deve ser compreendido como uma sequência de atividades determinadas para promover uma ação de sucesso.

Para tanto, é preciso que todos os profissionais envolvidos estejam por dentro desse planejamento, evitando qualquer tipo de distração ou erros que podem ser cometidos ao longo do caminho.

Qual a diferença entre processo e workflow?

É comum haver uma confusão quando se trata do conceito de workflow. Algumas pessoas, equivocadamente, usam o termo como sinônimo de processo. Mas é importante contextualizar a sua aplicação, pois o método é mais estratégico e abrangente do que simplesmente a organização de um processo.

O processo é uma sequência de tarefas organizadas visando padronizar e facilitar o trabalho. De certa forma, o workflow também usa dessa definição, entretanto, ele vai além, já que trabalha com a organização dos processos com foco na eficiência, automação e agilidade.

Logo, os processos fazem parte do workflow, mas são apenas uma peça da “engrenagem” desse método. Para facilitar o entendimento, podemos dizer que os processos podem existir sem entrar em um workflow, mas é impossível que exista um workflow sem que haja processos a ele atrelados.

Qual a finalidade de um workflow?

Objetivamente, ele tem a finalidade de auxiliar na definição das funções de cada profissional envolvido no processo, estabelecendo prazos e resultados esperados nas diferentes fases de um fluxo de trabalho.

Quais são os tipos de workflow?

Existem diferentes tipos que visam atender as necessidades de demandas variadas dentro das empresas. Em uma organização, sabemos que há muitas rotinas, ferramentas, objetivos e responsabilidades.

Nesse sentido, há worflows que atendem cada demanda de uma maneira única. A seguir, explicamos melhor as diferenças entre eles.

Workflow Ad Hoc

Consiste em um processo mais simples, feito manualmente e no qual os itens podem ser modificados a qualquer tempo, sempre que identificada a necessidade de adaptações.

Workflow Administrativo

Está atrelado à organização de processos altamente burocráticos, vinculados a diferentes tarefas da empresa e que exigem um alto grau de preparação e planejamento.

Workflow Produtivo

Contempla processos com tarefas repetitivas, com alto grau de complexidade e que exigem qualificação e conhecimento. Nesse caso, são incluídas tarefas que contemplam acesso a diferentes sistemas de informação.

Workflow Colaborativo

Envolve a estruturação de processos que demandam um trabalho cooperativo executado por diferentes departamentos e profissionais da empresa.

Workflow Transacional

Contempla processos de trabalho em que as tarefas são executadas conjuntamente, ou seja, a mesma tarefa executada por dois ou mais colaboradores.

Como criar um workflow passo a passo?

Assim que você começar a determinar as tarefas e os prazos para a sua equipe, automaticamente, será possível reduzir boa parte dos erros cometidos nos processos convencionais, garantindo muito mais agilidade ao longo da atividade.

Mas, afinal, como desenhar um fluxo de trabalho do zero e aproveitar os benefícios desse recurso? É o que mostraremos agora. Confira!

Documente 

Para começar o seu workflow, é preciso documentar todo e qualquer recurso que esteja disponível em sua organização. Estamos falando desde os elementos técnicos e humanos até os financeiros.

Assim, será possível realizar uma análise detalhada e, a partir disso, descobrir o que vem sendo desperdiçado e onde estão ocorrendo os principais atrasos.

Divida as informações

Até aqui, vimos o que é workflow de processos. Entretanto, para colocar de vez essa estratégia em ação, é muito importante estabelecer a transparência dentro da sua empresa. 

Então, nesse momento, comece a estimular que os seus funcionários compartilhem dados com os colaboradores de outros setores para que, com isso, todos estejam por dentro dos resultados e trabalhem em perfeita sintonia.

Ainda, é válido ressaltar que, compartilhando as informações, é possível evitar que os problemas demorem a ser resolvidos, afinal, o trabalho em equipe ficará muito mais sólido e com foco nos melhores resultados.

Invista na capacitação

Uma vez que o seu time de colaboradores está envolvido no workflow, é de extrema importância que eles sejam capacitados para desenvolverem os seus papéis. Mas não é só isso: eles também precisam acreditar na eficácia desse novo método implementado.

Nessas condições, cabe ao gestor explicar como a ferramenta será implantada para agregar valor ao processo e, desse modo, permitir que todos trabalhem de um jeito mais efetivo e eficiente. Em outras palavras, explique que a ideia é não sobrecarregá-los, tampouco pressioná-los demais.

Dito isto, procure manter o diálogo sempre aberto e, em cada conversa, foque em palavras positivas e estimulantes, como reconhecimento, mais organização e eficácia. Assim, todos se sentirão seguros e empenhados em alcançar os melhores resultados.

Parta para a ação

Após colocar todas as recomendações anteriores em ação, você já está pronto para criar o seu workflow. Para isso, é importante descrever qual o objetivo desse processo, quais serão as etapas a serem cumpridas, os profissionais envolvidos e, claro, os recursos disponíveis para alcançar os melhores efeitos.

Ainda, é importante ter em mente que o workflow de processos precisa contar com início, meio e fim, com base em um cronograma que seja bem dividido e satisfatório para os seus participantes. Caso queira, você também pode contar com a ajuda da tecnologia para otimizar essas etapas e reunir informações, documentos ou criar fluxos ilustrativos.

Quais são as vantagens de usar um workflow no trabalho?

Bom, podemos dizer que já sabemos como fazer um workflow completo. Porém, se você ainda tem dúvidas sobre quais são os benefícios desse recurso, não se preocupe. A seguir, contamos mais sobre os principais deles!

Agilidade dos processos

É uma opção incrível para garantir mais agilidade na hora de desenvolver um projeto específico.

Padronização dos processos

Favorece a manutenção da padronização dos processos, garantindo praticidade ao longo de toda a execução.

Favorece a produtividade

É ideal para oferecer mais bem-estar e estimular a equipe a ter produtividade, porque tal método consegue reduzir o estresse e aumentar o foco nas atividades.

Favorece a redução de custos

O workflow é uma das opções mais utilizadas pelos gestores que pretendem reduzir os custos, uma vez que será possível tomar atitudes acertadas e descartar a realização de tarefas desnecessárias para a organização.

Contribui para a automatização dos contratos

O workflow é um método que pode ser utilizado nos processos de automatização dos contratos, uma etapa importante da gestão e que favorece a otimização das atividades e o aumento de produtividade.

Nesse sentido, a automatização é uma alternativa interessante sob o ponto de vista estratégico e operacional. As empresas que investem em soluções voltadas para o uso dessa inteligência ganham na qualidade do trabalho prestado, destacando-se frente à concorrência.

Comece a aprimorar seus fluxos de trabalho hoje!

Por fim, é sempre bom lembrar que a tecnologia pode ser a sua grande aliada ao criar um workflow de processos. Com os softwares corretos, os seus projetos ficarão ainda mais completos e seguros, facilitando o trabalho dos colaboradores de uma equipe.

Os software da DocuSign estão entre estes. Líder global em tecnologia de assinaturas eletrônicas, o DocuSign eSignature permite que os usuários assinem documentos de qualquer lugar, utilizando os mais diversos dispositivos. 

A opção dispensa a necessidade de entregadores, já que todos os materiais podem ser enviados diretamente por e-mail, devolvidos em poucos instantes. Isso tudo, é claro, contando com recursos de segurança de classe global, uma vez que os documentos são criptografados e auditados em cada assinatura. Assim, sua empresa consegue criar um fluxo digital para formalizar acordos de forma mais rápida e eficiente.

Outra solução é o DocuSign CLM, que automatiza o fluxo de contratos com base em regras de negócios, como o tipo de contrato ou a quantidade de dinheiro envolvida, liberando você de descobrir quem deve assinar ou revisar em seguida. Assim, elimina tarefas repetitivas, reduz erros e aumenta produtividade de suas equipes.

Como vimos, saber como criar um workflow eficiente é importante para manter todos os profissionais envolvidos nos processos da empresa com muito mais foco e determinação.

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