Digitalizando o processo de elaboração de contratos de sua organização
Se você decidiu que a tecnologia de elaboração de contratos moderna se adequa às metas de sua empresa, o próximo passo é identificar onde ela teria o maior impacto e fazer um caso de negócios para ela.
A meta de longo prazo deve ser transformar os processos relacionados a documentos por toda a empresa. No curto prazo, é melhor priorizar um processo que terá mais impacto na produtividade, nas receitas ou na experiência. Com o sucesso inicial, normalmente é mais fácil conseguir aprovação para uma implementação mais ampla.
Determinar onde criar essas bases não é tão simples e direto quanto pode parecer. A tecnologia de elaboração de contratos pode afetar os processos de elaboração de contratos por toda a empresa em diversos departamentos. Veja a seguir uma lista detalhada de equipes que poderiam ser candidatas a uma implementação inicial e os documentos que poderiam ser aprimorados.
Um caso de negócios deve destacar porque um processo específico de elaboração de contratos é o melhor lugar para começar a usar um software de acordos como a base para a transformação digital.
Priorizando onde começar e criando um caso de negócios
Dependendo de seu setor e de sua situação, o ponto de início ideal pode variar. Leve em consideração diversos fatores para decidir por onde começar:
- Dificuldades e impacto: Os critérios mais importantes são o quão desafiador um processo pode ser e o impacto que sua correção teria em sua organização. Eles podem ser inicialmente julgados pela intuição e pela percepção. Caso você queira ser mais quantitativo, é possível agregar valor a problemas existentes ou a resultados desejados de negócios, mas uma avaliação adequada exige conexões mais profundas com a elaboração de contratos. Por exemplo, a DocuSign geralmente realiza "avaliações de valor" com clientes em potencial e clientes já estabelecidos para quantificar o impacto que um software de elaboração de contratos pode ter em um processo específico de uma empresa.
- Velocidade: Quanto mais rápido você for capaz de implementar uma solução, mais rápido sua organização enxergará valor. Processos complexos que envolvem outros departamentos, diversos sistemas e longas negociações são mais complicados de implementar e mais difíceis de colocar em prática. Os Acordos de confidencialidade são normalmente o melhor lugar para conseguir um resultado rápido, mas eles geralmente não oferecem tanto valor quanto a simplificação de um processo mais complexo. No fim das contas, trata-se de uma escolha.
Priorizar um ponto de partida pode ser feito de maneira subjetiva ou utilizando dados para pontuar e pesar suas diferentes opções. Assim que você escolher um processo, crie um plano e um caso de negócios. Este blog oferece mais detalhes sobre a criação de um caso de negócios.
Duas estratégias de implementação de software de elaboração de contratos
Contratos de vendas: Em uma empresa de tecnologia guiada pelas vendas, os objetivos corporativos focam no crescimento das vendas e das receitas. Nesta situação, a empresa enfrenta gargalos no processo de vendas, o que afeta diretamente as metas de crescimento devido a vendas perdidas e um reconhecimento lento de receitas. Em alguns casos específicos, os clientes se comprometem verbalmente a adquirir os produtos, mas por causa do processo longo e caótico, ficam impacientes e acabam comprando com a concorrência. Quando os líderes de departamentos fazem uma análise mais detalhada, eles descobrem que os MSAs frequentemente atrasam os contratos porque eles precisam ser personalizados, e as negociações envolvendo a equipe jurídica levam tempo demais.
Nesta situação, as dificuldades são reais, e a modernização do processo de elaboração de contratos pode reduzir o esforço manual, acelerar a geração de contratos, simplificar as negociações e deixar toda a experiência mais fácil para o cliente. Este é um exemplo em que o processo de vendas é uma prioridade para a implementação de contratos.
Contratação e integração: Varejistas corporativos com uma grande força de trabalho frequentemente têm de lidar com uma alta rotatividade nas lojas e com um processo lento e laborioso de contratação e integração. Durante o período de fim de ano e de eventos sazonais, essa força de trabalho precisa aumentar significativamente e então diminuir novamente nos meses seguintes, o que significa que agilidade e velocidade são importantes. Em muitos casos, os acordos de contratação e integração são preenchidos de forma inadequada, deixando a empresa vulnerável a riscos ou atrasos, provocando redução de pessoal e fazendo com que as metas de receitas não sejam atingidas.
Este é um exemplo em que um software de elaboração de contratos pode otimizar as contratações e integrações para ajudar a empresa a crescer rapidamente durante as demandas sazonais e a reagir conformes as condições mudam. Ele também oferece uma melhor experiência aos funcionários e reduz os erros nos documentos necessários para dar início ao trabalho.
Como maximizar o impacto da tecnologia de elaboração de contratos
Ao examinar as dificuldades relacionadas à elaboração de contratos em seu departamento e empresa, você poderá identificar o melhor ponto de partida. Essa priorização fará com que fique mais fácil reunir um caso de negócios convincente para a tecnologia de elaboração de contratos e garantir que você maximize o impacto logo de início. Trata-se também de um processo repetível para determinar como expandir após o sucesso inicial.
Esta é a terceira parte de uma série de cinco partes para ajudar a determinar se você deve implantar uma solução de contratos/elaboração de contratos. Ela aborda questões que você deve considerar antes de entrar em contato com um fornecedor para explorar suas opções de software e garantir que sua empresa obtenha o valor máximo da implementação.