Descubra como empresas podem otimizar o desempenho com gerenciamento do ciclo de vida dos contratos

A medida que as empresas amadurecem, o número de partes interessadas envolvidas e a complexidade do processo de contrato aumentam drasticamente. Isso ocorre principalmente nas organizações comerciais que gerenciam milhares de contratos, incluindo recrutamento de prestadores de serviços, cadastro de associados e processamento de solicitações, vendas diretas e indiretas e diversos parceiros. Sem uma solução de gerenciamento do ciclo de vida dos contratos (CLM) para lidar com essa complexidade, as empresas se deparam com processos manuais de contratos que desperdiçam tempo e levam a risco desnecessário e insatisfação de prestadores de serviços, associados e funcionários.  

Nesta publicação, vamos explicar o que uma plataforma CLM é, quais recursos de contratação de prestadores de serviços ela oferece a você e como esses novos recursos se revertem em melhores resultados comerciais para você, seus stakeholders.

Uma melhor forma para gerenciar contratos de prestadores de serviços

Uma plataforma CLM é um aplicativo software como serviço para automatizar fluxos de trabalho manuais de contratos, simplificar preparação e negociações, centralizar, armazenar e gerenciar eletronicamente todos os contratos ao longo de todo o ciclo de vida de cada contrato. O primeiro desafio é simplesmente tentar ter uma visão exata do número de contratos de prestadores de serviços que você tem, contratos de vendas ou até mesmo de RH para contratar pessoas. Esse número pode estar nos milhares, dezenas de milhares ou até mesmo centenas de milhares, dependendo do tamanho e do alcance de ser plano de saúde no mercado. 

O segundo desafio é tentar gerenciar alterações, versões e revisões de cada um desses contratos, que podem estar em diferentes estágios de conclusão ou aprovação, incluir termos de contrato fora do padrão ou baseados em linguagem desatualizada. 

O terceiro desafio, que na verdade é a consequência dos dois primeiros, é conformidade. Se você não souber quantos contratos de prestadores de serviços possui e se cada um está concluído, atualizado e devidamente assinado, corre o sério risco de estar fora de conformidade em diversos aspectos.

Visibilidade, controle e conformidade

Então, como usar uma plataforma CLM que lide com todos os contratos de participação e reembolso de seus prestadores de serviços irá solucionar esses três desafios? Ela fornece visibilidade. Ela fornece controle. E, como resultado, ela simplifica os processos de conformidade.

Vamos explicar cada um deles em mais detalhes.

CLM fornece visibilidade. Ao digitalizar todos os contratos de seus prestadores de serviços e armazená-los em um banco de dados centralizado, você obtém visibilidade para responder perguntas importantes sobre os contratos, como:

• Se você tem um contrato com um prestador de serviços específico
• Se os termos do contrato estão corretos para aquele prestador de serviços
• Se aquele contrato está concluído ou precisa ser renovado 

Você pode não apenas verificar esses três itens de maneira mais simplificada por meio de tecnologia de IA com um prestador de serviços, pode fazer isso com centenas ou até mesmo milhares de uma só vez. Pode iniciar, rescindir ou substituir um contrato com um prestador de serviços ou concluir um contrato inacabado para que você e seu prestador de serviços participante possam realizar com sucesso seus termos de serviços e de pagamento. 

CLM fornece controle. Aqui, estamos falando sobre controle de contrato, controle de versão, controle de acesso e controle de aprovação. Uma solução CLM não informa apenas que um contrato está incompleto, ela alerta se cláusulas específicas diferem da linguagem aprovada para o contrato determinada por seu departamento jurídico. Isso inclui fazer uso de uma biblioteca de linguagem pré-aprovada para as cláusulas que aparece automaticamente ao negociar a linguagem do contrato. Controle de versão significa que existe apenas uma versão do contrato por vez e as alterações são indicadas em tempo real em uma única versão. Não há diversas versões em anexos de e-mails nem em pastas de arquivos. Controle de acesso significa que você decide quem pode ver o contrato e quem revisa o contrato. Controle de aprovação significa que você decide quem aprova o contrato e se essa aprovação é final.

CLM ajuda a simplificar conformidade. Quando todos os seus contratos de participação e reembolso junto a seus prestadores de serviços estiverem concluídos e atualizados, você poderá gerenciar a conformidade de forma simples e prática  Veja o vídeo abaixo do produto:

Melhores resultados nos negócios para você

Operacionalmente, o que você está fazendo é simplificar todo o seu processo de contratos de participação, vendas, RH e reembolso de prestadores de serviços. Está tornando tudo mais eficiente, mais preciso e menos custoso. Além de estar tornando tudo mais seguro do ponto de vista da privacidade, controlando versões, acesso e aprovações.   

Reduzindo suas despesas operacionais relacionadas a seu processo de contratação de prestadores de serviços e vendas, está agregando outros benefícios financeiros. No topo da lista está conformidade contratual. Você conhece os termos financeiros e, agora, pode monitorar de forma contínua se está reembolsando cada um de seus prestadores de serviços participantes com o valor correto baseado na conformidade deles com os termos de prestação de serviços de seus contratos.

Outro benefício financeiro é melhor colaboração com todos os envolvidos. Fazendo uso de uma solução CLM, você oferece aos prestadores de serviços, vendedores, candidatos e etc... Uma melhor experiência para realizar negócios com você, seja por meio de contrato simples de tarifa por serviço prestado ou de contrato complexo baseado em valor. Isso ajudará a atrair e manter as pessoas certas que deseja em suas redes e que, por sua vez, atrairão negócios de empregadores, associados e outras partes pagadoras. 

Melhor experiência para os associados

Mudar para uma plataforma CLM para gerenciar os contratos facilita a verificação automática do status de cada contrato. É possível verificar rapidamente se cada uma das partes já aprovou o documento.  O sistema pode sinalizar licenças e credenciais que estão faltando ou desatualizadas e solicitar aos prestadores de serviços para enviar documentos atualizados.

Por exemplo, a DocuSign ajudou o Facebook  que precisava implementar uma ferramenta que pudesse simplificar seus fluxos de trabalho de contratos para as equipes de RH, O sistema manual e baseado em papel do Facebook consumia muito tempo e reduzia o tempo disponível dos novos contratados para aprender sobre a empresa e o novo trabalho e o tempo que os atuais funcionários de RH podiam gastar em outras responsabilidades de trabalho. Com o DocuSign CLM isso foi muito fácil e hoje todo este fluxo de criação do documento está automtizado.

Assim como o Facebook a DocuSign também ajudou a Aetna a desenvolver um processo contínuo para criar, imprimir e armazenar cotações de apólices e guias com linguagem padrão e personalizada. Após a conclusão da revisão, o DocuSign CLM envia o documento automaticamente a uma impressora de terceiro que produz e envia os guias diretamente aos clientes do Aetna Voluntary. Uma cópia eletrônica pesquisável de cada guia é marcada e armazenada no DocuSign CLM para acesso on-line pelos clientes e pelos funcionários da Aetna.

Pense em uma plataforma CLM como um mecanismo de fluxo de trabalho de contratos de prestadores de serviços que pode levá-lo onde seu plano de saúde precisa chegar com seus acordos de participação e reembolso junto aos prestadores de serviços. A hora de aderir é agora.

Saiba mais sobre as soluções de ciclo de vida de gerenciamentos de contratos da DocuSign para empresa.  https://www.docusign.com.br/produtos/clm