Nos últimos anos, o crescimento meteórico das relações comerciais via internet —  amparado por novas tecnologias, como computação em nuvem, 4ª geração de telefonia móvel e sistemas criptográficos avançados — fez da assinatura digital uma ferramenta básica ao dia a dia de pessoas algumas pessoas físicas e de todas as pessoas jurídicas. Atualmente, o certificado digital é imprescindível em inúmeros serviços, da emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ao acesso de contribuintes aos sistemas da Receita Federal.

Mas mesmo com a obrigatoriedade dessa chancela eletrônica criptográfica em diversos procedimentos, além da facilidade e do alto grau de segurança envolvidos nas operações, há ainda muitas pessoas que não sabem exatamente como funciona a assinatura digital, qual a diferença entre ela e a assinatura eletrônica e como fazer uma autenticação digital.

Neste post, apresentaremos todas as respostas sobre as questões acima, o que vai certamente levar você a outra pergunta: “por que perdi tantos anos com a insegurança e a burocracia da assinatura manuscrita?” Confira!

O que é assinatura eletrônica? Qual a diferença dela para a assinatura digital?

Assinatura eletrônica é qualquer forma de autenticação que necessite dos meios computacionais para ser produzida. Trata-se de um termo genérico, que engloba assinatura via senha (como a usada pelos sites bancários), chancela por biometria, verificação de IP e, claro, a assinatura digital (que se utiliza de algoritmos e chaves criptográficas vinculadas a um certificado digital).

A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que se baseia atualmente em um sistema criptográfico assimétrico, o qual é formado por algoritmos que geram um par de chaves exclusivas e interdependentes a cada nova assinatura (a chave pública, que pode ser divulgada livremente, e a chave privada, de conhecimento exclusivo do emissor).

Uma chave apenas codifica o conteúdo e a outra apenas decifra. Quaisquer das chaves podem cifrar ou decodificar, mas cada chave só realiza uma dessas funções. Após a assinatura, uma sequência algorítmica é atrelada ao documento e qualquer mínima alteração “quebra” a autenticação.

Como as chaves são interdependentes, apenas com uma das chaves é possível decodificar o documento criptografado pela outra. Essa tecnologia torna uma eventual adulteração algo próximo do impossível. É por causa desse tipo de recurso que as assinaturas eletrônicas se tornaram uma referência em autenticidade, confiabilidade e garantia de integridade das mensagens.

Quais as vantagens da assinatura digital?

A descrição do funcionamento desse modelo de autenticação já indica suas inúmeras vantagens em relação, principalmente, à assinatura à caneta (manuscrita). Mas vale a pena pontuá-las diretamente:

  • segurança contra fraudes (a complexidade dos códigos matemáticos exclusivos gerados em cada assinatura garante proteção absoluta aos seus documentos, além da certeza de que eles não serão interceptados por terceiros não autorizados);
  • rapidez (contratos podem ser assinados em minutos, ainda que as partes interessadas estejam em áreas geográficas distintas);
  • desnecessidade de impressões — se sua autenticação é digital, todo o processo de tramitação pode ser feito eletronicamente, sem que seja preciso imprimir uma só folha de papel A4. Isso gera, principalmente, redução de custos e maior celeridade na gestão de documentos;
  • armazenamento seguro — um contrato assinado manualmente pode ser extraviado, danificado ou roubado. Como só existe um original, se ocorrer uma dessas fatalidades, todo o procedimento de elaboração, coleta de assinaturas e autenticações oficiais deve ser refeito. Já um documento com assinatura digital é replicável, além de ser armazenado em nuvem;
  • mobilidade — seus contratos, recibos e relatórios podem ser acessados de qualquer lugar com acesso à internet (via smartphone, por exemplo).

Mas como fazer uma assinatura digital?

O primeiro passo é ter um certificado digital. Existem 2 tipos de certificado, o A1 (armazenado direto no hardware, com validade de 1 ano) e o A3  (armazenado em uma mídia criptográfica, que pode ser um cartão ou um token, com validade de 1 a 3 anos).

Já começam a circular no mercado certificados digitais em nuvem (A3), por meio dos quais é possível assinar documentos a partir de um celular, sem a necessidade de qualquer mídia física. Seja qual for o tipo, você pode adquirir um certificado digital junto a uma Autoridade Certificadora (AC).

Uma vez que você tenha o certificado digital em mãos, torna-se possível assinar seus documentos com extrema facilidade. Confira o nosso  teste grátis e realize uma assinatura digital de qualquer documeto.

Em programas governamentais

A assinatura digital é obrigatória em diversos procedimentos feitos junto a sistemas da Receita Federal, assim como na realização de atos processuais na maior parte dos tribunais brasileiros, por meio do Processo Judicial Eletrônico – PJe. Esses sistemas já possuem botões de assinatura integrados, os quais “chamam” seu certificado digital e permitem a inserção de senha.

Em navegadores como Google Chrome/Firefox

De forma geral, os navegadores não permitem acesso direto às chaves presentes nos certificados digitais. Isso quer dizer que não é possível fazer uma assinatura no Google Chrome/Firefox?

Não, é perfeitamente possível. Mas neste caso você vai precisar de um Agente de Assinatura da DocuSign, uma solução baseada no download de uma extensão de browser e de uma aplicação nativa (DocuSign PKI), adaptações simples cujo objetivo é fazer a ponte entre navegador e certificado.

Após a instalação da extensão no navegador (durante o download da aplicação nativa), a plataforma DocuSign verificará se o Java está instalado. Uma vez que todos esses 3 itens estejam devidamente baixados (você confere aqui mais detalhes sobre onde baixar essas extensões/aplicações), será aberta uma caixa de diálogo do Agente de Assinatura. Basta clicar em “continuar”.

Em seguida serão listados todos os certificados encontrados em seu computador. Você seleciona o certificado que deseja, insere a senha (PIN) e pronto! Agora você já pode assinar digitalmente na internet e controlar seus documentos por meio da plataforma de gerenciamento de transações digitais DocuSign! Tudo de forma rápida, prática e em extrema segurança!

Em documentos de formatos diversos

Particularizando a situação do browser, pode acontecer também de você simplesmente receber uma planilha do Excel ou aquele documento do Word (por e-mail) para ser autenticado de forma direta. Isso é possível? Sem dúvidas, e é inclusive bastante fácil.

Você pode aplicar a assinatura digital sobre documentos em formatos diversos, como os que possuem extensões .doc e .xls (respectivamente, Word e Excel, ambos da Microsoft) ou .odt e .ods (Writer e Calc, ambos distribuídos pelo LibreOffice).

Vale lembrar que para a maioria das finalidades, a assinatura eletrônica já cumpre as funções legais de autenticação. Se for este o caso, basta fazer o upload do documento na plataforma DocuSign, indicar o local da firma e assiná-lo eletronicamente. Mas se for preciso usar a assinatura digital, a DocuSign também aceita e checa a validade do seu certificado antes de concluir a assinatura.

Mas se quiser utilizar seu certificado digital, também é possível.

O caminho para essa chancela é semelhante ao descrito no tópico anterior. A DocuSign utiliza envelopes (conjunto de documentos) para remessa de arquivos aos destinatários e você pode assinar esses envelopes com seu certificado digital.

Uma vez que haja algum documento aguardando sua assinatura, você receberá um e-mail com um link para que o navegador faça a abertura do documento. No caso de navegadores como Google e Firefox, o download da extensão DocuSign e da aplicação nativa DocuSign PKI, juntamente com a presença do Java em sua máquina (conforme descritos no tópico acima), já são requisitos suficientes para que que o Agente de Assinatura liste todos os seus certificados digitais.

Escolha o certificado e então se abrirá a caixa de diálogo destinada à inserção de senha. Prontinho, sua autenticação digital será aposta em seus documentos!

A propósito, já começou a assinar seus documentos digitalmente? Compartilhe este post em suas redes sociais e leve aos seus colegas, amigos e familiares todas as vantagens da assinatura digital! Ou realize nosso teste grátis e assine de forma gratuita por 1 mês.