7 formas de adicionar valor aos seus contratos e acelerar o seu negócio

A forma em que as empresas realizam negócios mudou. Em uma economia ágil e que muda constantemente, a maioria das empresas busca acelerar o seu negócio e avançar com a mesma agilidade. No centro desta transformação estão os contratos, o primeiro passo para que uma empresa possa realmente se reconhecer como digital. 

Imagine uma empresa que ainda usa papel para formalizar seus negócios: está fadada a experimentar erros humanos, revisões, impressões e logística imprevisíveis. Não pode convencer o mercado de que realizou uma transformação digital verdadeira, se ainda tem armários cheios de contratos em papel.

Por isso, muitas já fugiram dessa realidade migrando para contratos digitais, acelerando o fechamento de suas vendas e garantindo relevância no mercado. 

As soluções que gerenciam contratos de um jeito inteligente, como é o caso da assinatura eletrônica, auxiliam organizações de todos os tamanhos, sejam pequenas empresas ou grandes corporações, a avançar nesta transformação. Porém, assinar contratos de qualquer lugar e de qualquer dispositivo é apenas o início.  

Toda empresa que quer desbloquear os benefícios da transformação digital em seus contratos, precisa pensar em otimizar a produtividade de suas equipes, a experiência de seus clientes, a segurança de seu negócio. 

Por isso, reunimos 7 formas como a Docusign ajuda seus clientes a otimizar seus processos com contratos, que vão além da assinatura. Confira!

Agilize suas operações

Manter suas equipes produtivas é super importante. Quer estejam no escritório, ou em uma reunião externa, usar os recursos de forma eficiente é essencial. Mas para isso é preciso ter alternativas em uma única solução. É o famoso fazer mais com menos. Vejamos algumas oportunidades de aumentar produtividade no gerenciamento de contratos:

1. Fluxos de trabalho avançados: Para quê refazer o mesmo contrato dezenas de vezes para clientes diferentes, se é possível criar um fluxo automatizado e avançado? Ou perder tempo encadeando etapas, uma a uma? Essa é uma possibilidade que a Docusign agrega ao fluxo da assinatura eletrônica. 

• Criar ações específicas por modelo de contrato, de forma a respeitar regras pré-definidas.
• Estabelecer 
• Personalizar documentos com marca d'água para diferenciar rascunhos de documentos concluído
• Permitir que quem vai assinar o contrato seja capaz de fazer alterações no documento, sem ter que voltar ao editor de texto;

2. Integrações: Ao criar um contrato, as empresas precisam recorrer a diferentes sistemas para coletar informações. Mas isso não precisa ser feito manualmente, buscando dados em programas variados. A Docusign tem uma API aberta o que permite que a sua equipe técnica possa integrar a assinatura eletrônica a qualquer outro software, mesmo que seja uma plataforma própria. 
3. Organization Management: Se a sua empresa tem múltiplos usuários, é possível designar um administrador que centraliza a gestão de todas as contas em qualquer lugar. Esta característica permite que você compare as configurações entre contas, modifique as configurações da conta em massa e adicione, atualize ou feche com eficiência um grande número de contas de usuário de uma só vez.

Crie uma experiência simplificada

Ter uma equipe produtiva e eficiente já é um grande avanço. Mas é essencial oferecer recursos que facilitem a vida do cliente. Uma experiência simplificada pode converter mais clientes e é um fator essencial para acelerar o seu negócio.

4. Notificação por SMS: Para facilitar o acompanhamento do status das assinaturas dos seus contratos, a Docusign permite enviar notificações por SMS para as pessoas que estão pendentes de devolver a assinatura. O SMS Delivery aprimora as notificações de e-mail já existentes com notificações no celular em tempo real. Assim, sua equipe consegue:

• Alcançar clientes em mais de 180 países
• Aumentar a taxa de resposta e fechar negócios em menos tempo
• Criar uma experiência bem simples para o seu cliente, que consegue assinar do próprio celular, onde quer que esteja.

Minimize riscos

Com todas essas funcionalidades, sua empresa precisa de um produto robusto com recursos de segurança de nível global. Assim, é possível aumentar a resiliência do negócio e evitar erros acidentais que podem custar caro.

5. Gerenciamento de acesso: em tempos de ameaças cibernéticas, é essencial gerenciar como a sua equipe acessa os software e contratos da sua empresa. Por meio de acesso único (SSO), as empresas gerenciam que os usuários acessem documentos de forma segura. Essa função do Docusign Signature simplifica e protege o login do usuário, com apenas uma senha para todos os seus aplicativos habilitados para SSO. 

6. Monitoramento de atividades: Para reforçar ainda mais os recursos de segurança existentes na plataforma de gestão de contratos, sua equipe pode se beneficiar com a visibilidade do gerenciamento de credenciais e a integridade operacional ampliadas. O Docusign Monitor habilita alertas quase em tempo real, para que as empresas monitorem o que está acontecendo com os processos que se relacionam com seus contratos:

• Rastreando atividades para identificar potenciais ameaças;
• Investigando incidentes baseando-se nas etapas do processo;
• Reduzindo riscos com atitudes rápidas e decisivas baseadas em alertas.

BÔNUS: Siga as tendências de gerenciamento do ciclo de vida dos contratos

Segundo a Forbes, o gerenciamento do ciclo de vida dos contratos é uma das grandes tendências de tecnologia. Isso porque oferece solução de ponta a ponta no processo de contratos, aumentando eficiência e visibilidade sobre o processo e otimizando o tempo da equipe na criação, revisão, aprovação e execução dos termos do contrato.

Mas se engana quem acredita que apenas as grandes empresas podem apostar nesse tipo de solução para acelerar o seu negócio:

7. Gerenciamento de contratos de ponta a ponta para PMEs: Além da edição completa do Docusign CLM, a Docusign lançou o Essentials, que solução que ajuda as pequenas e médias empresas a automatizar o processo de contratação de ponta a ponta, incluindo geração de documentos, revisão, negociação e fluxos de trabalho. Ele também centraliza o armazenamento de acordos, tornando essas funcionalidades acessíveis para empresas em crescimento. Com isso, as PMEs podem se organizar, executar com mais eficiência, automatizar trabalhos manuais e pouco produtivos e promover a colaboração entre as equipes. 

A sua empresa também precisa desbloquear os benefícios da transformação digital em seus contratos? Conheça os pacotes de entrada da Docusign, que incluem os recursos que aumentam a eficiência do seu sistema de contratos.