Não é somente durante uma crise que se torna necessário controlar gastos empresariais. A economia globalizada e a popularização da internet facilitaram o contato de pessoas e organizações das mais distantes localidades. Esse cenário tem a capacidade de abrir oportunidades únicas, mas exige das empresas o máximo de eficiência para que se tornem competitivas.

Dessa forma, a digitalização das relações comerciais é também um desafio aos gestores, que precisam entender a nova dinâmica e manter suas organizações atualizadas. Por isso, é importante inteirar-se sobre as novas tecnologias que podem auxiliar na melhora dos processos e, consequentemente, na redução de despesas.

Neste artigo, daremos dicas de ferramentas que ajudam a aumentar a eficiência das empresas, tornando os processos mais inteligentes. Confira!

Controlar gastos empresariais é determinante para a competitividade

As relações comerciais estão mudando rapidamente. Com a popularização da internet e das ferramentas digitais, como aplicativos mobile e softwares de gestão, tanto pessoas físicas como jurídicas têm acesso a um número maior de fornecedores e parceiros de negócios, ficando menos dependentes das limitações geográficas ou do alcance da publicidade.

Além disso, novos formatos de negócios, representados pelos marketplaces, pelos buscadores de ofertas e até mesmo pelas plataformas de pagamentos online estão modificando a forma como fazemos orçamentos, negociamos preços e finalizamos compras ou contratações.

Com a melhora constante da segurança dos certificados digitais, cada vez mais aumenta a confiança dos consumidores e contratantes, bem como das organizações e prestadores de serviços para realizarem seus negócios a distância.

O novo mercado exige processos inteligentes

As mudanças são positivas, pois têm a capacidade de aprimorar a economia global, reduzindo o desperdício de dinheiro em compras e serviços caros e tornando as transações mais ágeis. Mas, obviamente, faz com que o mercado fique mais competitivo, exigindo das empresas, de todos os portes, redução de preços e aumento da qualidade de produtos e serviços.

Por isso, o controle dos gastos empresariais é essencial. Afinal, como diminuir o preço final de seu produto ou serviço sem mexer na qualidade? A resposta é uma só: melhorando a eficiência com que a empresa trabalha, tornando cada processo mais inteligente e, assim, cortando custos.

Para fazer isso, as organizações podem contar com soluções digitais, ferramentas que automatizam parte dos processos. No próximo tópico, falaremos sobre elas e daremos dicas de algumas que podem ajudar na gestão da sua empresa.

4 ferramentas digitais para controlar e reduzir despesas

Como vimos, o controle de despesas no mercado atual é indispensável. E as ferramentas digitais podem ajudar muito nesse sentido, tornando os processos mais inteligentes. As vantagens da automação de parte das atividades são muitas, destacando-se as seguintes:

  • redução da burocracia interna;
  • diminuição da ocorrência de erros humanos;
  • coleta de dados mais precisos;
  • liberação da equipe para focar no atendimento aos clientes;
  • melhoria da experiência dos parceiros de negócios;
  • agilização das negociações.

Sendo assim, as empresas que não se adaptarem e não passarem por uma transformação digital profunda tendem a perder mercado. Afinal, as concorrentes mais antenadas nas novidades tecnológicas conseguirão oferecer preços mais baixos e relacionamentos próximos com seus clientes.

Confira abaixo 4 ferramentas digitais que podem tornar sua empresa mais inteligente e melhorar o controle dos gastos!

1. Pipedrive

Pipedrive é uma ferramenta de CRM (Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente) que permite automatizar parte dos processos de vendas e de atendimento aos clientes.

Além disso, faz a gestão de informações relacionadas aos compradores, ao controle de estoque, ao fluxo de vendas e de aquisições. Rastreia e-mails e permite o controle do progresso de cada negociação por meio de quaisquer dispositivos com acesso ao sistema.

Dessa maneira, torna os atendimentos de pré e pós-vendas mais eficientes, reduzindo custos com compras desnecessárias, desperdícios no estoque, capital de giro parado e devoluções de produtos inadequados para as necessidades dos clientes.

2. RD Station

O marketing, hoje, é essencial para qualquer empresa poder se destacar em meio à quantidade de opções que consumidores e compradores de todos os tipos têm acesso pela internet. Para isso, porém, é preciso seguir uma estratégia que preveja resultados a curto, médio e longo prazos.

RD Station é uma plataforma que ajuda no planejamento e análise de resultados das ações de marketing da sua empresa, proporcionando maior eficiência nas conversões. Além disso, facilita a criação de recursos como landing pages, formulários e pop-ups para aumentar as oportunidades de transformar os visitantes do site e do blog corporativos em possíveis parceiros de negócio.

Dessa forma, é possível conhecê-los melhor para poder entregar as soluções certas no momento certo, dispensando a dedicação de uma equipe inteira para formular, implementar e gerir uma estratégia de marketing eficiente.

3. Trello

Especializado em gerenciamento de projetos, o Trello é uma plataforma gratuita que permite o cadastro de listas de tarefas e a atribuição a membros de um time selecionado para determinada iniciativa.

Por melhorar a comunicação entre os colaboradores do projeto, permitir comentários e mostrar, em tempo real, as atualizações do seu andamento, reduz a necessidade de cobranças, reuniões de equipe e elaboração de relatórios que custam tempo, esforço e dinheiro.

4. DocuSign

Com a plataforma de assinatura eletrônica da DocuSign, é possível fechar transações comerciais ou firmar contratos a qualquer hora e de qualquer parte do mundo, sem a necessidade de documentos impressos e encontros presenciais. Além disso, possibilita a redução de custos e agilidade em todo o processo de um contrato, permitindo enviar, assinar e gerenciar documentos digitais.

Tendo a mesma validade jurídica de uma assinatura física, mas sendo mais segura, a DocuSign permite a integração com outras plataformas de cobrança e de pagamento online, além aplicativos focados nos negócios, como Office 365, SAP, Salesforce e uma série de outros via API.

Como pudemos ver, atualmente, controlar gastos empresariais é uma tarefa essencial para os gestores, pois o competitivo mercado criado pelas novas tecnologias exige agilidade, atenção no atendimento e preços atraentes. Assim, as organizações precisam conhecer as ferramentas digitais que podem tornar processos mais inteligentes e reduzir custos, sem comprometer sua qualidade.