Normas, processos, autorizações, formulários, rotinas: toda empresa séria, seja ela grande ou pequena, precisa de um certo grau de burocracia para se manter organizada e funcional. O problema é quando cada uma dessas etapas acaba se mostrando excessiva e, assim, não só trava a produtividade como desmotiva os funcionários. Para ajudá-lo a evitar esse ciclo negativo é que resolvemos criar este post, dando 6 ótimas dicas para você diminuir a burocracia na empresa, tornando seu negócio mais competitivo e aumentando a produtividade da equipe. Ficou interessado? Então continue lendo!

Dê autonomia à equipe

É papel dos líderes se manter a par de cada passo dado e cada decisão tomada por sua equipe. Mas isso não pode se traduzir em uma dependência dos funcionários para realizar ações de forma rápida sem precisar, necessariamente, passar por um longo processo de aprovação prévia dos seus superiores. Os colaboradores precisam de um certo nível de autonomia.

É importante lembrar, porém, que uma equipe só pode ser autônoma se for devidamente capacitada para tal. Por isso, invista em treinamentos constantes para que cada membro do seu time seja capaz de tomar a decisão certa de forma independente, trazendo resultados concretos e rápidos, ou solucionar pequenos problemas sem ter que lidar com burocracia excessiva.

Otimize o tempo

Como falamos lá no início deste post, toda empresa precisa seguir uma série de protocolos para se manter organizada. No entanto, mais que fazer com que cada etapa seja cumprida de maneira efetiva, deve-se fazer com que todas elas sejam executadas em um tempo adequado. Para isso, defina prazos factíveis para cada fase, desde a aprovação de uma ação até sua execução. Assim você evita que ações importantes fiquem emperradas por muito mais tempo que o estritamente necessário.

Também é importante definir momentos certos para tomar determinadas ações, dividindo seu dia em blocos práticos de atividades. Defina, por exemplo, que uma parte do seu dia será dedicada ao envio de documentos para clientes, outra para o contato direto com a equipe e outra para o desenvolvimento de projetos. Dessa forma, você já sabe de antemão como será sua jornada e por quais processos passará.

Reveja processos com frequência

Cada processo da empresa deve ser analisado e reformulado de acordo com a realidade do dia a dia. Portanto, esse trabalho de gestão processual precisa ser constante e levar em conta alguns aspectos básicos. Responda:

  • Meu processo atual tem um tempo de resposta adequada?
  • O processo envolve mais pessoas que o necessário?
  • As ações atuais estão levando a um aumento de produtividade?
  • Determinado processo está impactando outro de maneira negativa?

Ao fazer essa análise em cada etapa do trabalho da equipe, você conseguirá definir quais dos colaboradores aumentam a burocracia na empresa em vez de melhorar sua produtividade. E não se esqueça: essa gestão deve ser feita desde ações simples, como o pagamento de horas extras, até as mais delicadas, como os fechamentos de negócios com clientes.

Evite a papelada

Quando falamos em burocracia na empresa, é quase impossível não imaginarmos gavetas e mais gavetas cheias de papéis e pastas. Isso acontece por um motivo muito simples: a papelada é um dos principais sinais de que a empresa está enfrentando problemas de burocracia. Mas já pensou que formulários, autorizações e documentos exigem muito tempo e dedicação para serem estruturados, preenchidos e, posteriormente, analisados? Se sua empresa só funciona na base de documentos escritos, provavelmente você e sua equipe estão perdendo um tempo precioso.

Só não entenda errado: não estamos dizendo que nenhum processo precisa de um documento físico para ser validado. A intenção aqui é mostrar que é possível sim reduzir essa necessidade, relegando-a apenas a atividades em que esse processo é imprescindível — seja por ordens internas ou por questões legais.

Procure diminuir o número de reuniões

Poucas coisas são mais frustrantes que reuniões improdutivas. E quando elas se repetem de excessivamente ao longo da semana de trabalho ou são morosas demais, o problema fica ainda maior. Sua empresa está perdendo tempo e dinheiro na sala de reuniões? Em geral, a culpa da ineficiência dos encontros da equipe é resultado direto da falta de capacidade de definir quando elas são necessárias ou quando são apenas entraves burocráticos. Para solucionar esse problema, basta seguir algumas regras simples:

  • Marque reuniões com hora certa de início e término;
  • Faça uma pauta prévia com os assuntos que serão discutidos;
  • Busque a comunicação direta com os responsáveis, no caso de decisões simples, antes de marcar uma reunião com toda a equipe;
  • Convide apenas os funcionários diretamente ligados à pauta da reunião.

Use a tecnologia a seu favor

Você já sabe que, para diminuir a burocracia na empresa, precisa otimizar seu tempo, melhorar os processos e evitar o acúmulo de papelada. O que você deve aprender agora é que é possível fazer tudo isso com uma boa ajuda da tecnologia! As soluções podem incluir desde aplicativos para organizar a rotina de trabalho, como agendas digitais ou gerenciadoras de atividades diárias, passando por sistemas de gestão até chegar ao uso de assinatura eletrônica, que otimiza a forma como a empresa envia, recebe e assina documentos, encurtando toda a extensão do processo. E tudo de maneira simples, com segurança jurídica e eficiência máxima.

Cada uma dessas ferramentas tecnológicas ajuda sua empresa a automatizar processos, diminuindo o erro humano e otimizando o tempo de resposta. Além disso, elas ainda reúnem informações essenciais a respeito do negócio em plataformas amigáveis, facilitando um passo importante: a tomada de decisões.

Por mais que diminuir a burocracia possa parecer um grande desafio para seu negócio, superá-lo deve ser uma das principais metas da gestão. Dessa forma, a empresa e os membros da equipe se veem livres de entraves desnecessários, encontrando tempo e disposição para fazer o que realmente importa: aumentar a produtividade, encontrar novas soluções, melhorar o atendimento aos clientes e inovar!

Agora deixe aqui seu comentário nos contando se já precisou diminuir a burocracia na empresa? Compartilhe suas experiências conosco e aumente a nossa listinha de dicas! Participe e enriqueça nosso post!

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