Com DocuSign, Zema economiza recursos e melhora a experiência do cliente

Com quase um século de existência, o Grupo Zema foi fundado pelo tataravô do diretor administrativo da Zema Seguros, Ricardo Zema Neto, e tinha forte atuação principalmente no ramo de veículos - concessionária de carros, postos de combustíveis, entre outros. Na metade da década de 1990, no entanto, a empresa expandiu os negócios para o setor varejista e já no começo dos anos 2000, os principais negócios se concentravam mais no varejo e na venda de combustíveis para postos de gasolina.

Atualmente, o Grupo possui diversos negócios em diferentes setores, como o de varejo, financeiro, consórcios, seguros e entre outros. Só no varejo, o Grupo conta com 466 lojas em sete estados brasileiros: Minas Gerais, São Paulo, Rio de Janeiro, Espírito Santo, Bahia, Mato Grosso do Sul e Goiás.

Os desafios com papel nas lojas e o início da digitalização

Em 2019, com a criação do e-commerce, o Grupo Zema intensificou os seus passos rumo à transformação digital e automatização de processos - passando a rever e inovar em diversos fluxos que ainda eram manuais e poderiam ser otimizados - como por exemplo, os fluxos de contrato.

Antes a Zema tinha um desafio com o alto volume de papel e espaço físico para armazenamento de documentos: os clientes que iam às lojas físicas para contratar um serviço de seguro celular, garantia estendida ou demais serviços oferecidos, tinham de realizar o processo de forma totalmente analógica. Imprimia-se duas vias de um contrato e uma permanecia na loja. "Tínhamos o custo tanto com papéis quanto com o aluguel das impressoras nas unidades", comenta Ricardo. 

Diante disso, em setembro de 2021, adotaram a solução de assinatura eletrônica da DocuSign. “O mundo tem se transformado e a assinatura eletrônica vem totalmente ao encontro disso, é muito mais simples para nós buscar documentos armazenados na nuvem do que encontrá-los em espaços físicos pulverizados.”, afirmou o diretor.

A decisão de implementar DocuSign veio por uma recomendação do departamento jurídico. “Já conhecíamos a DocuSign e quando se fala em assinatura eletrônica é a primeira empresa que vem à cabeça. Além disso,  fomos muito bem atendidos durante as negociações para prestação do serviço”, explicou o executivo. Além da seguradora, a ferramenta segue expandindo para outras áreas: já está em uso no Consórcio Zema e também na assinatura com fornecedores de todo o Grupo. 

Economia gerada com a assinatura eletrônica

A adesão da assinatura eletrônica nas operações das Lojas Zema é de 100%, o que gera uma economia anual estimada de R$140 mil em recursos como folhas de papel e impressões. Hoje o cliente que contrata um serviço de seguro recebe um SMS que direciona o usuário para o documento digital e a formalização da assinatura de forma eletrônica. "É um processo muito rápido para o cliente. Em minutos ele já consegue adquirir o serviço". 

DocuSign também está integrado ao aplicativo das lojas Zema, que apesar de estar em desenvolvimento, já conta com 45% dos contratos sendo assinados eletronicamente, em integração com a plataforma. Assim que completa a implementação nos processos operacionais, a redução de custos com papel, tinta e impressões pode chegar a R$500 mil por ano, somado à significativa contribuição para preservação do meio ambiente.

O tempo gasto também foi reduzido, já que o cliente não precisa estar presencialmente em uma loja para realizar todo esse trâmite. “No momento que forem concluídas as etapas de instalação do nosso aplicativo e dos tablets nas lojas, essa diminuição será ainda mais expressiva”, ressalta Zema Neto.  

Agora que a empresa conta com documentos em nuvem - o que facilita também em processos de auditoria – estão descartados custos com locação de equipamentos e armazenamento físico de documentos. “Entendo que diversos processos poderão ser otimizados com a chegada do DocuSign. Há também mais agilidade para o cliente, pois tudo se resolve com um Token e uma mensagem de texto".

Próximos passos na digitalização da Zema

Para o futuro do Grupo Zema, a digitalização é essencial, pois a intenção da empresa é unificar as ferramentas de experiência do cliente, com diversos serviços do grupo em apenas um documento. Todos os demais produtos, incluindo os financiamentos, serão assinados via assinatura eletrônica. "DocuSign veio para melhorar a experiência do cliente da Zema", conclui o executivo.