Recursos Humanos: a importância do setor para as empresas

Recursos Humanos: a importância do setor para as empresas

O setor de Recursos Humanos se refere a um conjunto de pessoas de uma empresa. Assim, a área de RH é responsável pelas ações administrativas internas e pelo relacionamento dos colaboradores com a companhia.

Há alguns anos, o departamento de Recursos Humanos era visto como um segmento que buscava solucionar questões burocráticas. Diversos trabalhadores só sabiam da existência dessa área em duas situações: ao fazer parte da companhia e ao passar por um processo de desligamento. Ou seja, anteriormente, o RH era conhecido apenas como a parte da empresa responsável por realizar assinaturas e baixas em carteiras de trabalho.

Hoje em dia, o RH vem sendo mais valorizado e ganhando espaço nas corporações, notadamente em empresas de grande porte. Com times maiores e capacitados, busca-se realizar o processo de recrutamento e seleção, administrar e conduzir os profissionais conforme as expectativas corporativas.

Nessa perspectiva, o setor de Recursos Humanos se torna cada vez mais estratégico na gestão do capital humano das empresas. Sendo assim, é responsabilidade de todos os envolvidos nessa área equiparar as políticas de gestão de pessoas aos objetivos e valores da companhia de forma a garantir maior bem-estar no ambiente laboral, aumento de produtividade e otimização das condições para a retenção de talentos.

Com tantas competências e possibilidades de atuação, existe ainda quem confunda quais são suas subdivisões e quais atividades devem ser executadas pelo setor de Recursos Humanos. O fato é que o RH não é um segmento isolado, mas uma parte essencial no andamento empresarial.

Para que você saiba qual é a importância do setor de Recursos Humanos nas empresas, preparamos este guia para detalhar e especificar tudo sobre o papel dessa área no cotidiano dos negócios. Boa leitura!

O que é Recursos Humanos

A área de Recursos Humanos é a junção de colaboradores de uma determinada empresa. A base do segmento responsável são as ações de seleção, recrutamento, treinamento, remuneração e fornecimento de vantagens aos trabalhadores.

O setor de RH surgiu no início do século 20, ainda como resultado da Revolução Industrial. Foi nomeado de Relações Industriais e seu início se deu baseado na intenção de intermediar o relacionamento entre empregador e empregado.

Ao longo dos anos, o RH foi crescendo com bastante rapidez, inserindo os variados métodos de se trabalhar as pessoas dentro de uma organização. Por se tratar de uma meta de trabalho em sua maior parte subjetiva, o setor de Recursos Humanos necessitou de criar ações para unir essa subjetividade a técnicas de planejamento estratégico.

Ao ter que enfrentar desafios cada vez mais complexos, esse setor passou a ser um excelente direcionador de decisões empresariais, tomando frente de uma função fundamental para a manutenção de uma empresa e preenchendo os espaços de conexão entre setores e colaboradores.

Com a instituição das leis trabalhistas e a modificação de postura da sociedade perante as relações de trabalho, a área de Recursos Humanos passou por transformações consideráveis, assumindo a responsabilidade de zelar pelas boas relações profissionais — considerando o trabalhador como parte essencial de um negócio.

Com isso, a tecnologia começou a fazer parte também dessa área como um facilitador na gestão de negócios. Um exemplo é a digitalização do RH, que visa agilizar processos e reduzir custos. Em relação à gestão de pessoas, o setor de RH passou a utilizar técnicas, habilidades e estratégias para propiciar satisfação aos funcionários e, ao mesmo tempo, auxiliar a companhia a conquistar suas metas.

De forma geral, a gestão de Recursos Humanos conta com o direcionamento de ser o segmento mediador entre a empresa e os colaboradores, para que todos os envolvidos tenham seus interesses solucionados e, assim, desenvolver uma relação vantajosa a ambos.

Pode-se, então, compreender que os Recursos Humanos de uma corporação são os profissionais envolvidos, e o setor de RH é a área responsável por gerir esses colaboradores. A Gestão de Recursos Humanos, portanto, é uma função estratégica dentro do RH.

A importância do setor de RH

Quando você encontra um colaborador de confiança para a empresa, é comum querer mantê-lo sempre no negócio. Mas como fazer isso de maneira correta? É aí que a área de Recursos Humanos apresenta uma grande importância.

O RH organiza iniciativas que permitem demonstrar o apreço e o valor que cada profissional tem para a organização. Assim, o negócio demonstra preocupação com seus talentos e faz com que eles se mantenham mais envolvidos e entusiasmados com o trabalho que devem realizar.

A produtividade de uma companhia que tem uma perspectiva maior na adequada gestão de RH é muito melhor quando comparada àquelas em que gestores se mostram desatentos ao setor. Da mesma maneira, é a boa gestão de Recursos Humanos que faz com que você possa conhecer as efetivas aptidões e vocações dos colaboradores e explorá-las do melhor modo possível.

Assim, você terá certeza de que cada pessoa está oferecendo seu máximo para alcançar as metas corporativas e os objetivos estratégicos do negócio. Ressalta-se que o uso da tecnologia é fundamental ao otimizar os trabalhos no RH, melhorar a gestão de documentos e controlar todos os recursos do setor.

Além disso, o setor de RH realiza diversas outras atividades na empresa. Veja a seguir algumas delas!

Recrutamento e seleção de pessoal

Assim que uma empresa sente a necessidade de inserir um profissional para executar determinada função, inicia-se o processo de recrutamento e seleção de pessoal. Ao autorizar a abertura do processo seletivo, os recrutadores precisam apontar quais serão os requisitos e detalhamento da vaga para começar a busca por novos talentos.

No caso de realização de um recrutamento online, as empresas devem contar com o uso de softwares especializados, a fim de ajudar nesse método que otimiza bastante os resultados do setor. No decorrer desse processo, a equipe de RH escolhe os candidatos, aplica testes, estipula datas de entrevista e envia a proposta assim que houver um selecionado.

Treinamento e desenvolvimento

Não importa o cargo, todas as novas contratações devem aprender determinadas habilidades para exercer uma função. Além do mais, mesmo que alguém esteja na companhia há bastante tempo, novas tecnologias surgem e, com isso, esse colaborador precisa se adaptar às novidades do mercado.

O setor de RH é responsável por garantir que os colaboradores tenham as ferramentas e os conhecimentos fundamentais para exercerem com maestria suas atividades laborais. Os profissionais de RH também podem se especializar a fim de conquistarem outras oportunidades de desenvolvimento profissional — tudo isso incentiva os trabalhadores e faz com que a empresa desenvolva novos talentos.

Políticas de gestão de RH

A política do RH apresenta o objetivo de estipular regras da atuação do quadro de colaboradores conforme o plano estratégico da empresa. Refere-se aos modos como a organização lida com seus funcionários e varia de acordo com a cultura organizacional.

A política de RH auxilia os trabalhos dos envolvidos, além de fazer com que eles se sintam valorizados enquanto peças importantes da companhia. Essas políticas envolvem desde boas oportunidades de atividades até o controle de férias dos profissionais.

Engajamento dos colaboradores

O setor de Recursos Humanos determina um papel importante no engajamento e motivação dos colaboradores. Assim, abrir espaço para feedbacks constantes, escutar reclamações e sugestões e repassar isso para os gestores da empresa é muito importante.

Por isso, é preciso que o RH promova pesquisas de satisfação, eventos, entre outros. Essas são somente algumas medidas que os profissionais do setor podem colocar em prática para ter um constante engajamento com os funcionários e fazer com que eles se sintam prestativos na empresa.

Employer branding

Atualmente, as companhias, além de atrair clientes, devem conquistar talentos. É normal uma corporação disputar com outros melhores profissionais para fazer parte do seu time e isso influencia sua imagem como um todo. Para isso, é preciso investir na promoção de uma cultura organizacional eficiente.

Muitos têm uma impressão de que o Google seria uma empresa incrível de se fazer parte, por exemplo. Além de um produto globalmente famoso, eles não economizam esforços em employer branding, divulgando como são os escritórios e de que forma realizam tudo para manter seus colaboradores motivados.

O employer branding é uma metodologia que visa atrair e criar uma percepção positiva do mercado em relação à empresa como ambiente de trabalho para, com isso, conquistar novos talentos.

Avaliação e melhorias

Realizar uma constante avaliação de como está o andamento dos negócios, promover avaliações individuais com cada funcionário e entender melhor como está a qualidade de trabalho dentro da corporação é essencial. Para isso, é necessário encontrar modos de otimizar e inovar seu ambiente de trabalho a fim de potencializar o bem-estar da equipe.

As vantagens ligadas ao setor bem estruturado

Realizar a transformação do setor tradicional para a área com caráter gerencial proporciona vários benefícios aos negócios. Conhecê-los é fundamental para compreender que, de fato, vale a pena encarar o processo de modificação. A seguir, veja quais são as melhores vantagens de contar com um RH estruturado em sua empresa!

Melhor eficiência no recrutamento e seleção de pessoas

Um RH bem estruturado conta com um trabalho muito meticuloso no momento de contratar pessoas e coordená-las. No recrutamento, o setor de Recursos Humanos busca identificar a pessoa que melhor se adapta naquela cultura organizacional, a fim de otimizar processos de contratação.

Em contrapartida, quando se cogita o assunto de retenção de talentos, é necessário que o colaborador conte com incentivos, tais como:

  • benefícios: o hábito de disponibilizar benefícios, como plano de saúde e vales, deixa claro ao trabalhador que a empresa sabe de suas mais variadas necessidades e o auxilia nesse sentido;
  • salário: a remuneração reflete, além da compensação pelo trabalho ofertado, o reconhecimento da companhia pelo empenho do colaborador;
  • feedbacks positivos: é bastante ruim quando um funcionário recebe uma ligação do RH e sente receio. Com uma estruturação estratégica do setor, é preciso ter o propósito de ajudar o empregado a crescer, tanto pessoalmente quanto profissionalmente, e não somente apontar seus erros.

Alinhamento da gestão de pessoas ao panorama da empresa

Um dos maiores desafios das empresas é identificar colaboradores que sejam capazes de compartilhar seus princípios em alinhamento à projeção de trabalho e cultura organizacional.

Profissionais talentosos que contam com metas claras e valores corretos entendem melhor como gerir seus trabalhos e têm uma noção mais eficiente de seu papel na companhia. Para isso, a integração é o ponto fundamental a ser seguido.

Com o RH bem estruturado e estratégico, é viável juntar propósitos e ideias à atuação, o que proporciona direcionamentos determinados sobre a forma certa de atuar.

Redução do turnover

Com uma seleção otimizada e um onboarding de qualidade, torna-se viável ampliar a retenção de talentos. Afinal, a alternância não é um método eficiente e atrasa o avanço da companhia. Ao reconhecer o papel do trabalhador, mantendo a comunicação aberta e propiciando conforto ao colaborador, esses pontos são aprimorados corretamente.

Isso tem tudo a ver com a atividade estratégica, uma vez que a redução do turnover também acarreta custos e esforços reduzidos. Para concluir, é uma excelente forma de estipular diferenciais competitivos no negócio, visto que uma equipe engajada tem um aumento de produtividade.

União de competências variadas

Uma loja de roupas não se faz somente de vendedores específicos, por exemplo, assim como uma companhia não sobrevive apenas com um tipo de profissional. A alternatividade de competências é algo imprescindível em uma empresa que deseja crescer e prosperar.

Com colaboradores de visões diferentes é possível olhar de modo amplo para as questões do cotidiano e pensar em ações de diversos ângulos. Nessa perspectiva, o setor de Recursos Humanos aprimorado busca pessoas de formações, competências e personalidades diferentes para que elas auxiliem o negócio a desenvolver várias frentes, sempre prezando por uma meta comum.

Além disso, essa área da empresa desempenha o papel de ajudar na integração de todas as habilidades rumo aos objetivos da organização. Assim, é possível alcançar o máximo de aproveitamento dos funcionários.

Integração de funções

O desempenho competente de um colaborador novo na empresa é o resultado de uma integração eficiente. Com a utilização de treinamentos bem aplicados, o novo membro vai se ambientar social e culturalmente. Contudo, é essencial que este novo funcionário tenha uma visão ampla.

Para inseri-lo nesse sentido, tarefas de integração são muito mais eficazes que discursos motivacionais. Imagine que seja colocado um novato em contato com outros setores, por exemplo. Ele perceberá e visualizará os objetivos e ambições do negócio de outra perspectiva, desenvolvendo, dessa forma, um entendimento apurado do todo.

Economia de recursos

Por todas as suas particularidades, um RH estratégico é definitivo para diminuir os custos de atuação da empresa. Com reduzida perda de talentos, por exemplo, existem menos gastos com novas contratações e treinamentos. Também há redução de problemas e erros, aumento na capacidade de trabalho e máxima integração dos setores de um negócio.

Não somente o dinheiro é usado de modo mais inteligente, como outros recursos, tais quais o capital humano e o tempo dos colaboradores. Assim, o melhor aproveitamento promove na empresa a possibilidade de entregar mais em menos tempo e com a melhor qualidade possível.

Desenvolvimento efetivo dos profissionais

Tão fundamental quanto contratar pessoas com as habilidades corretas é desenvolvê-las de forma constante. Por conta disso, um setor de Recursos Humanos aprimorado também se preocupa com o aperfeiçoamento da capacidade dos funcionários.

Por meio de treinamentos, desenvolvimento e até outras tarefas e parcerias, é possível garantir que os trabalhadores ampliem seus conhecimentos, atuando diretamente na motivação dos colaboradores. Isso auxilia na geração de maior qualidade de trabalho e melhor nível de produtividade.

Todavia, também é favorável para disponibilizar maior satisfação às pessoas. Por sentirem que a empresa se preocupa com seu desempenho, afinal, tornam-se mais atraídas ao negócio e há um nível mais eficiente de retenção.

Auxílio na tomada de decisão

O trabalho ligado ao caráter gerencial faz com que esse setor tenha um papel crucial na tomada de decisão. O RH aprimorado conta com uma visão completa e pormenorizada sobre o negócio e se torna capaz de saber melhor quais são as ameaças e as oportunidades.

Além do mais, existe o uso das ferramentas corretas para criar relatórios e inteligência de negócios. Sendo assim, o segmento disponibiliza os subsídios fundamentais para que a gestão tome decisões certeiras. Na realidade, isso diminui os riscos de erros e salienta as chances de o gerenciamento atuar de forma ainda mais fundamentada e funcional.

Verticalização reduzida

A verticalização tem sido desfeita notadamente em negócios que prezam pela inovação. E isso quer dizer que o cotidiano dessas empresas está se tornando menos burocrático, mais rápido e objetivo.

O RH aprimorado acompanha a tendência de horizontalização por fazer o relacionamento entre líderes e profissionais ser mais fluido, translúcido e eficiente. A menor verticalização torna o colaborador confiante e faz com que ele se sinta parte de toda a organização — e, por conseguinte, que tenha uma relação ainda mais eficaz com a empresa.

Aumento na vantagem competitiva

A disposição da empresa em relação ao mercado externo, também passa a ser desigual com a atuação desse segmento. A ampliação da produtividade e o aumento de qualidade são questões primordiais para conquistar os consumidores e se destacar da concorrência.

O trabalho ainda reforça a marca do empregador — ou employer branding. Dessa forma, é possível conquistar os melhores talentos do mercado, o que também simplifica a fase de seleção e recrutamento. Como um todo, é uma excelente maneira de diferenciar a empresa e ampliar a competitividade.

As principais ferramentas para uma gestão de RH efetiva

A fim de garantir um bom trabalho nesse setor, é importante que a empresa invista em inovações tecnológicas e processos estratégicos. As ferramentas de RH proporcionam mais agilidade nos trabalhos, ampliam a produtividade dos colaboradores e permitem uma tomada de decisão mais correta e eficiente.

Veja a seguir as principais ferramentas para uma gestão de RH efetiva e saiba como otimizar sua empresa e melhorar o fluxo de trabalho.

Plataforma de treinamento

Habilitar seus funcionários é essencial para garantir a motivação e engajamento no ambiente laboral, porque essa atitude comprova preocupação com o desenvolvimento pessoal e profissional do seu time. Além do mais, investir em treinamento e desenvolvimento amplia o nível de capacitação da equipe, que realiza a entrega com maior velocidade e qualidade.

Uma das ferramentas de RH que é vantajoso inserir na empresa é a plataforma de treinamento. Esse mecanismo se baseia em uma solução ou plataforma web em que você aplica treinamentos e capacitações únicas aos funcionários.

Os instrumentos de capacitação ficam à disposição a todo momento durante um certo tempo e seu time de trabalho conta com a autonomia para fazer os cursos e consultar o material de estudo sempre que quiser.

Perfil Comportamental

Entender o perfil comportamental dos seus funcionários é uma ferramenta ímpar no desenvolvimento da cultura organizacional da companhia. Esse método ajuda na integração e na gestão de equipes, compreendendo qual é o perfil certo para cada vaga e otimizando o processo seletivo.

Há várias metodologias para achar o perfil comportamental de uma pessoa. A partir desse conhecimento, torna-se viável inserir uma gestão estratégica de capital humano. Para que isso ocorra, é necessário mapear os perfis dos trabalhadores utilizando determinados testes.

Então, é preciso investir no diálogo entre líderes e equipes — para utilizar os perfis da melhor maneira no cotidiano — e praticar estratégias na integração dos funcionários, de forma a explorar suas qualidades essenciais.

Além de provocar impactos diretamente na cultura do negócio, captando colaboradores que tenham os mesmos valores da organização, esse método melhora os processos de recrutamento e permite que haja uma efetiva retenção de talentos.

Coaching

O coaching é uma ferramenta de desenvolvimento pessoal e profissional que tem cada vez mais destaque no mundo corporativo. Ele é constituído por estudos científicos e atua na aceleração da evolução dos seus trabalhadores. Esse método propõe a utilização de técnicas eficientes para que os indivíduos sejam capazes de alcançar seus objetivos da melhor forma possível.

O uso desse método enquanto ferramenta de RH pode proporcionar várias vantagens à corporação. Sua equipe se torna mais capacitada, tanto pessoal quanto profissionalmente, o que permite que ela gere mais e melhores resultados, além de propiciar um maior engajamento e produtividade nas atividades da empresa.

Pesquisa de clima organizacional

O ambiente laboral da organização é uma questão bastante importante na motivação e engajamento dos funcionários. Portanto, a pesquisa de clima organizacional se torna uma ferramenta crucial para uma atuação efetiva da área de Recursos Humanos.

Por meio da utilização dessa metodologia, é possível diagnosticar aspectos do seu local organizacional que geram impactos na produtividade dos colaboradores, tanto de modo positivo quanto negativo. Você pode aplicar planos de ação e promover intervenções de forma a ofertar um ambiente de atividades cada vez melhor aos envolvidos.

Plataforma de gestão de talentos

No mercado há várias ferramentas capazes de otimizar a gestão dos talentos da empresa. Por meio dessa plataforma de RH, é possível identificar com simplicidade as principais competências dos seus colaboradores, assim como as necessidades de desenvolvimentos existentes em cada um deles.

Além do mais, com o uso de uma ferramenta de gestão de talentos, você pode cruzar informações dos seus funcionários com os cargos que ainda não foram ocupados. Essa ação permite fazer realocações mais coerentes e aproveitar ainda mais o talento dos colaboradores.

Dashboard

O dashboard se baseia em uma apresentação visual que relaciona todas as questões críticas da área de Recursos Humanos. Nele, é possível averiguar de um jeito fácil e interativo seus processos críticos, além de poder mensurar objetivos e resultados.

A ferramenta organiza os dados de forma sistemática e transforma essas informações em insumos à tomada de decisão. Além disso, com o uso de um dashboard, você pode ver e analisar problemas para que atue de maneira eficiente na correção dessas questões, otimizando sua gestão e processos como um todo.

Gamificação

A gamificação passou a ser usada há pouco tempo no setor de Recursos Humanos das empresas. A ideia dessa ferramenta é a introdução de técnicas de jogos nos processos dos seus funcionários. Ou seja, você cria um jogo customizado e conveniente ao perfil dos colaboradores e à realidade da sua empresa com a meta de mensurar competências ou motivá-los a conquistarem objetivos.

Você insere um elemento lúdico no processo seletivo, avaliação de desempenho ou verificação de resultados da organização. Ainda é possível fazer o uso de recompensas particularizadas para o atingimento de propósitos e deixar os seus processos mais tênues.

Avaliação de desempenho

São os funcionários que realmente produzem os resultados da empresa, fazendo com que você alcance — ou não — as suas metas estratégicas. Isso faz com que a avaliação de desempenho seja uma ação bastante importante na mensuração de resultados individuais e dos times de trabalho como um todo.

Essa ferramenta visa realizar uma averiguação quantitativa da produtividade e performance dos seus trabalhadores. Essas informações são essenciais ao identificar os seus melhores talentos, possibilidades de realocações e a precisão de investimento em capacitação e treinamentos dos colaboradores.

Também é possível usar a estratégia a fim de capacitar os funcionários ou para otimizar a adaptação de novos à companhia — o que é chamado de onboarding. Assim, você aumenta os seus resultados, criando frutos positivos ao negócio.

Tudo isso amplia o engajamento da equipe nos processos para otimizar o RH, por meio da melhoria de resultados e fazendo com que haja uma atuação mais estratégica. Logo, você cria um diferencial para o setor de Recursos Humanos em sua empresa.

People Analytics

O People Analytics é a utilização de grande volume de informações com o objetivo de saber e prever comportamentos na empresa. Para isso, é necessário usar softwares de análise de dados específicos e optar por fontes de coleta de informação conforme as metas e necessidades.

Ele permite que você antecipe o comportamento de candidatos em processos seletivos, constate variações que possam interferir na satisfação e produtividade dos seus trabalhadores e averígue o desempenho de forma muito mais eficiente.

Desse modo, é possível ampliar a probabilidade de tomar uma decisão acertada, além de facilitar a criação de planos de ação mais conectados com a realidade, com maiores possibilidades de alcançarem os resultados almejados.

Identificação de perfil comportamental

Para que os objetivos sejam conquistados, é indiscutível que você deve colocar as pessoas certas nas funções corretas. Uma boa maneira de realizar isso é identificando o perfil comportamental de cada um, que se baseia em classificar as pessoas de acordo com quatro modelos predeterminados:

  • comunicador — em geral, apresenta muita competência em conversar e convencer clientes;
  • analista — conta como característica principal ser metódico e atento às particularidades;
  • planejador — seu valor é ser sempre paciente, voltado a soluções e em evitar o improviso;
  • executor — trata-se do colaborador competitivo e bastante focado em bater metas.

Seja como for, todo recurso só cria resultado quando é aplicado com conhecimento de causa. Isso quer dizer que, quanto mais informação você adquirir, mais habilidade terá ao usar uma ferramenta no setor de RH, não importa qual seja.

Assinatura eletrônica de contratos

Outra ferramenta que otimiza bastante o setor de RH de uma empresa são as ferramentas de assinatura eletrônica de contratos. Desde contratos com fornecedores, cartas de oferta, férias até aberturas de contas e faturas, os acordos são totalmente facilitados com essa solução.

O DocuSign eSignature, por exemplo, permite que você conclua contratos, cartas ofertas, aprovações, férias, reembolsos e outros acordos em apenas alguns minutos, e não dias, eliminando a presença física do funcionários, que pode assinar tudo via celular de onde ele estiver utilizando um celular ou um computador. Aumentando a produtividade da área, eliminando uma série de burocracias que o papel exige e cortando muitos custos com transporte e armazenamento de documentos. Veja aqui como a Loggi automatizou toda a área de RH deles com uso da assinatura eletrônica.

Veja como a DocuSign funciona no setor de RH no vídeo abaixo:

A revolução 4.0 da área de Recursos Humanos

O RH 4.0 foca na utilização de ferramentas tecnológicas que possam ajudar na tomada de decisões e em uma otimizada gestão de pessoas, principalmente com atenção voltada aos trabalhadores. Percebe-se, assim, uma valorização do capital humano e um avanço estratégico, apontando as competências dos colaboradores e aproveitando-as de modo eficaz nos processos.

Tudo isso direcionado ao alcance dos objetivos e ao desenvolvimento de toda a organização com o uso de processos totalmente digitais. Esse modelo de Recursos Humanos se diferencia do tradicional exatamente nessa abordagem. Até há alguns anos, o segmento de RH estava associado apenas à parte burocrática entre funcionários e empresa, controlando férias, montando folhas de pagamento e tratando de processos relacionados à rescisão e admissão.

Atualmente, com o auxílio de mecanismos que automatizam essas atividades, os profissionais da área trabalham com um processo seletivo que aborda e soluciona as necessidades da organização:

  • na constituição de boas condições laborais que incentivem o engajamento;
  • no desenvolvimento dos trabalhadores para que eles sejam capazes de disponibilizar seu melhor e contribuir de modo eficaz com o crescimento empresarial.

A partir disso, a revolução 4.0 do RH pode impactar positivamente as empresas. Observe adiante algumas das mudanças que são notadas com essa modificação.

Aumento da produtividade

A implementação de ferramentas também é capaz de proporcionar um aumento da produtividade como efeito, permitindo que se faça mais em menos tempo e com elevada qualidade. Essa abordagem melhora todos os processos internos e, é preciso ressaltar, que essa otimização é bastante precisa para que a empresa seja capaz de acompanhar o ritmo das modificações atuais, além de eliminar processos manuais.

Diminuição da burocracia

As inovações tecnológicas estimulam a praticidade e a rapidez dos processos, erradicando a necessidade de grandes quantidades de papéis e controles realizados manualmente. A criação de documentos comuns em companhias, como holerites e avisos de férias, bem como o controle do banco de horas, é realizada de modo automático, reduzindo a burocracia e simplificando as atividades por meio de documentos digitais.

Rompimento de paradigmas

Apesar de a adaptação contínua ser indispensável para manter o valor e a competitividade, diversas empresas não conseguem romper com velhas práticas e ações. Negócios que tomam uma postura mais rígida, provavelmente, já passam por problemas em acompanhar as novas tendências — sofrendo, com isso, efeitos negativos por conta do apego a conceitos ultrapassados.

Melhora da comunicação

A comunicação é um dos setores mais afetados pela utilização dos meios tecnológicos. É fato que as empresas necessitam dessa rapidez no fluxo dos dados internos, usando mecanismos que permitam o diálogo veloz e a troca de informações de maneira dinâmica.

Nesse quesito, há várias ferramentas disponíveis no mercado que são capazes de otimizar os processos de comunicação, desde as utilizadas em conversas diretas, como o Google Hangouts e Skype, até outras direcionadas à gestão do time, como Slack e Trello.

Mudança da cultura da empresa

A modificação dos meios tradicionais para o RH 4.0 exige uma alteração na cultura da empresa. Conceitos como liderança empática, hierarquia horizontal e desenvolvimento de colaboradores devem ser parte fundamental nos valores e missão da companhia, assim como o compromisso social.

Também é interessante fortificar internamente essa visão para que os colaboradores estejam totalmente envolvidos na finalidade corporativa e, com isso, serem capazes de atuar em direção a um objetivo específico.

Administração da diversidade de gerações

Quando você analisa o quadro de funcionários de empresas, é possível se deparar com uma situação bem interessante: colaboradores seniores, com mais de 50 anos, os que se encontram na faixa entre 30 e 40 anos, e os mais jovens, na casa dos 20 anos.

Essas três linhagens proporcionam grandes diferenças que influenciam diretamente no modo como enxergam a atividade laboral, a simplicidade de lidar com novas ferramentas e o relacionamento com colegas e a corporação.

Mesmo que seja bastante interessante contar com aspectos diversificados, os gestores devem lidar com a situação para que um seja capaz de complementar o outro. Caso contrário, esse local heterogêneo pode provocar dificuldades na gestão de equipes e na fluidez do trabalho.

Rapidez com atividades diárias

O RH é um dos segmentos que, várias vezes, se encarrega dos processos burocráticos. Manter o controle da jornada de trabalho, administrar a folha de pagamento, ter controle sobre as finanças da companhia etc. — tudo isso faz parte da rotina desse setor.

Contudo, a tecnologia auxilia bastante, uma vez que há softwares de recursos humanos que permitem economizar tempo, eliminar papel e automatizar processos. Por isso, é importante às empresas se adequarem à revolução 4.0 do RH a fim de se manterem competitivas no mercado.

A transformação do RH por conta do home office

Com o início da crise gerada pela pandemia da Covid-19, vários negócios foram afetados. Com isso, criaram-se hábitos e formas inovadoras de gestão de pessoas. O setor de Recursos Humanos é, na sua essência, o segmento responsável pelo ativo mais importante dentro da companhia: as pessoas. Isso abrange o acompanhamento de todo o percurso dos profissionais, desde os processos seletivos, desenvolvimento, treinamento até o controle de turnover.

É fato que o mercado de trabalho passou por grandes modificações nos últimos anos. Naturalmente, as empresas e suas respectivas áreas estão acompanhando essas alterações. O RH transformou-se de um segmento basicamente operacional para um cada vez mais estratégico.

Por conseguinte, foi preciso se adequar a essa transição tecnológica, inserindo processos mais digitais e autônomos, como o uso de documentos online. Diante disso, uma estratégia que ganhou bastante força foi a implementação do home office.

Sabe-se que treinar as pessoas para novas tendências e cenários é umas das atribuições do setor de Recursos Humanos. Ou seja, a área conta com uma função central na adequação do time a essa modalidade. Há variações entre trabalho a distância e o presencial. A comunicação deve ser contínua e mais efetiva, por exemplo.

É preciso ter muito mais disciplina e autogestão para promover as entregas e cumprir com os objetivos. Apesar disso, o home office não quer dizer que haja uma alteração drástica nas estratégias do RH. Na realidade, vai perfeitamente de encontro ao que se espera da evolução natural dos processos empresariais: um departamento moderno, digital e eficiente na tomada de decisões.

Sendo assim, a importância do RH tende a aumentar nesses tempos. Confira, agora, algumas medidas que devem ser tomadas no decorrer do home office e teletrabalho.

Determinação de horários

Uma das principais atribuições do setor de Recursos Humanos na implantação do home office é ajudar os profissionais a criarem uma rotina organizada, uma estruturação de atividades, o engajamento com as obrigações e a assertividade das demandas.

Laborar em sua residência quer dizer maior autonomia e possibilidade de estabelecer seus próprios horários — o que faz com que a disciplina seja bastante importante. Cabe ao RH averiguar o comportamento dos trabalhadores e, dessa forma, incentivar a produtividade.

Reuniões virtuais

As reuniões que ocorrem por meio da internet foram uma das ações mais importantes utilizadas no decorrer da pandemia. Reuniões presenciais, muitas vezes, são consideradas de baixa produtividade, além de obstruírem o andamento das tarefas diárias.

Não é que esses encontros deixaram de ser importantes. Eles continuam sendo fundamentais no alinhamento das estratégias dentro do negócio. Porém, com a nova modalidade de trabalho, as reuniões virtuais são consideradas mais pontuais, rápidas, bem direcionadas e aproveitadas.

Entrevistas online

Muitas companhias tiveram que demitir pessoas durante a pandemia. Vários negócios, no entanto, continuaram tendo que realizar contratações de novos profissionais. As entrevistas virtuais deixaram de ser uma opção e começaram a se tornar uma necessidade às empresas.

A entrevista para contratação 100% digital pode ser realizada por meio de plataformas. Algo já normal em diversas corporações, sobressaiu-se tão eficiente quanto o modelo tradicional e presencial, só que com mais benefícios, tanto para o colaborador quanto para o gestor.

Acompanhamento de metas

A importância do setor de Recursos Humanos no acompanhamento de objetivos já é bastante conhecida. O RH trabalha, principalmente, na constituição de uma cultura organizacional, na formação de profissionais e na comunicação com os colaboradores.

Uma cultura organizacional eficiente demonstra de forma precisa quais são os valores considerados pela empresa. Isso apoia o funcionamento do trabalho em casa ao instruir que é necessário que o trabalhador seja dedicado e proativo.

Dentro da formação dos profissionais, o direcionamento está no reforço da autonomia na solução de aspectos do dia a dia de trabalho. Também é preciso que haja comprometimento com o time e com o calendário de entregas.

Por fim, o RH pode auxiliar na garantia de produtividade ao estipular uma comunicação direta e frequente entre administradores e colaboradores. Somente dessa forma é possível acompanhar os objetivos, o comportamento dos funcionários e suas entregas.

O profissional ideal para o RH do futuro

Com diversas mudanças, o profissional de RH também deve se atualizar para que seja capaz de se manter no mercado de trabalho e cumprir com suas atividades de maneira efetiva. Existe uma modificação de mindset a ser explorada, em que essas pessoas precisam otimizar habilidades de compreensão de informações.

O colaborador do RH do futuro pode exercer todas essas ações por meio da coleta e análise de informações. O conceito de Big Data faz parte dessa área, abrangendo desde a análise de currículos até a organização desses dados para demissões, treinamentos e promoções.

Compreender o comportamento dos colaboradores por meio de informações e prever suas próximas estratégias é um dos recursos que o setor de RH vai contar para otimizar a gestão de pessoas. O People Analytics é uma questão bastante interessante na tomada de decisão. Seu conceito interpreta a utilização de dados estatísticos para fundamentar as próximas ações dos Recursos Humanos.

Essa solução nasceu dentro do esporte e foi bastante usada pelo Google, com foco no recrutamento e seleção de pessoas. Posteriormente, sua utilização se deu para o engajamento e retenção dos colaboradores. A aplicação desses dados também pode ser inserida para encantar os trabalhadores — outro ponto essencial na gestão de RH do futuro.

Os CEOs já compreenderam e sabem sobre a importância do engajamento. Porém, como lidar com uma equipe heterogênea, uma vez que contar com profissionais variados é tão interessante no crescimento e inovação do negócio? O uso de Big Data contribui com o entendimento eficiente do perfil de cada profissional e auxilia em uma administração mais individualizada, que vai de encontro com as expectativas de cada contratado.

É importante frisar que essas metodologias precisam ser separadas e, em negócios que promovem a inovação, esse pagamento de bônus não pode enfatizar apenas resultados e objetivos. Enfim, é preciso se adaptar ao RH online e os profissionais envolvidos devem sempre buscar pela capacitação exigida no mercado atual.

As principais ferramentas para viabilizar as mudanças

Diversas pessoas acham que a transformação digital na sua operação de RH não interfere de forma efetiva em um departamento cujas funções são direcionadas às pessoas. Contudo, a tecnologia foi um importante divisor de águas no modo como vários colaboradores atuam em todo o mundo, inclusive no setor de Recursos Humanos.

De maneira geral, equipamentos modernos ampliam a qualidade do serviço prestado, melhoram recursos, diminuem custos, aperfeiçoam a tomada de decisões etc. Mas também existem recursos que transformam o trabalho exercido no segmento.

Como os computadores são capazes de atuar com uma grande quantidade de informações em um breve período, criam-se tecnologias que podem averiguar grandes perfis, traçar milhares de dados e promover várias ações de modo simultâneo.

Isso tudo torna viável um trabalho que seria difícil caso prestado sem recursos tecnológicos. Por isso é fundamental saber que as máquinas não substituirão os trabalhadores do RH, mas servirão como base de apoio para a otimização dos resultados.

Veja, a seguir, algumas ferramentas que tendem a viabilizar mudanças importantes no setor de Recursos Humanos!

Automação de gestão

A primeira e uma das principais mudanças no setor de RH se baseia na automação de diversas atividades oferecidas pela área. Em qualquer segmento de uma companhia existem muitas operações que são consideradas bastante burocráticas, como o envio de documentos, a realização de cálculos, a organização e armazenamento de conteúdos etc.

Essas tarefas podem ser feitas por meio de computadores sem prejuízos, visto que são consideradas ações mecânicas, podendo, inclusive, serem realizadas em trabalho home office. De forma geral, a tecnologia permite que haja os seguintes benefícios para os negócios:

  • segurança: reduz chances de perdas e extravios de documentos;
  • unificação das informações: reúne dados da companhia automaticamente em uma solução, o que simplifica o acesso às informações;
  • produtividade: reduz o volume de trabalhos operacionais feitos pelos colaboradores, o que permite dedicação à tarefa principal do negócio;
  • economia: diminui custos com materiais físicos e com a contratação de mais funcionários;
  • agilidade dos processos: todas as atividades são realizadas de modo instantâneo;
  • integração: compartilha em tempo real as informações do RH com os de outros setores, facilitando a criação da folha de pagamento por outro setor, por exemplo;
  • minimização de falhas: diferentemente de um cérebro humano, os processadores são capazes de calcular de forma complexa e sem erros.

É preciso ressaltar que a tecnologia tratada neste tópico se baseia em soluções de gestão especializadas.

Inteligência Artificial no RH

A Inteligência Artificial (IA) tem como objetivo reproduzir o raciocínio humano por meio de ferramentas ou softwares. Os computadores buscam exercer interação com referências e ambientes do mesmo modo que o homem, no entanto, com benefícios de uma máquina, uma vez que os processos são precisos, rápidos e sem falhas.

Assim, trata-se de um conceito muito abrangente, visto que podem se desenvolver diversas ferramentas com variadas funcionalidades. Em relação ao setor de RH, há três subgrupos de IA em que a aplicação prática no segmento é vantajosa. Veja quais são:

  • bots e automatizadores: promovem buscas e estudos automatizados em dados tanto na internet quanto nas redes internas da companhia;
  • biometria: baseia-se na identificação de um aspecto físico ou comportamental de um indivíduo. Hoje em dia, é usado para constatar o funcionamento de máquinas a partir do reconhecimento de digitais, íris, palma da mão etc.;
  • algoritmos: atuam por meio de códigos que podem aprender sozinhos considerando as ações das pessoas.

Enfim, bots e automatizadores são bastante utilizados no setor de recrutamento e seleção das corporações, já que são úteis ao pesquisar informações do histórico e das redes sociais dos candidatos.

People Analytics

Trata-se de uma expressão voltada à análise de pessoas. Ou seja, o People Analytics promove um processo de coleta, organização e análise de informações sobre o comportamento das pessoas por meio da tecnologia.

No setor de Recursos Humanos, é bastante usada ao auxiliar na escolha de profissionais alinhados às características do negócio. Mas também se aplica em várias outras situações, como nas decisões que envolvem corte de funcionários, contratações, criação de programas de treinamento, políticas de remuneração, entre outras.

Melhoria de processos

O Big Data é um recurso que vem se tornando essencial em várias áreas empresariais. Com o RH não poderia ser diferente! De forma ampla, os colaboradores utilizam ferramentas que conseguem integrar informações e enviá-las de modo automático.

Com a modificação de operacional para um segmento de RH estratégico, a disciplina passa a ser ainda mais explorada, simplificando, dessa forma, processos de departamentos. Com isso, é viável utilizar dados a fim de acompanhar o desempenho de trabalhadores e estimular o desenvolvimento de habilidades únicas.

As ferramentas de melhoria de processos chegaram como uma oportunidade de desburocratizar as operações empresariais, tornando-as mais rápidas e eficientes. Além do mais, propicia melhor segurança no armazenamento de documentos e gerenciamento de contratos.

Quando um negócio automatiza seus processos, o RH reduz, por consequência, prejuízos financeiros, diminui a ocorrência de falhas, torna o desempenho dos colaboradores mais eficiente e ganha tempo para investir em outras estratégias.

A relevância da parceria do seu RH com a DocuSign

A DocuSign é uma empresa que criou soluções que permitem que todo o ciclo de vida de um documento seja feito de forma automática. Um dos produtos mais famosos é o serviço de assinatura eletrônica que permite a assinatura eletrônica de qualquer documento, entre eles contratos e processos de aprovação. É a primeira solução em nível global a oferecer esse tipo de serviço. Você pode, por meio do sistema, realizar acordos, melhorar suas operações e agilizar processos relacionados a transações e assinaturas.

Com uma utilização simples e que otimiza todos os seus processos empresariais, essa plataforma realiza o envio de documentos para assinatura eletrônica de forma muito rápida. Com o armazenamento em nuvem, o processo pode ser feito de qualquer dispositivo ou lugar.

É importante saber que a DocuSign oferece a assinatura com o certificado digital ICP-Brasil, que é utilizado para saber, de modo seguro, quem é o autor de uma mensagem ou transação feita por meio digital. Confira alguns dos serviços e funcionalidades dessa plataforma e saiba como ela pode oferecer soluções efetivas no RH!

Dados

Os recursos de validação de campos e formulários da DocuSign facilitam o processo de inserção de informações dos assinantes, oferecendo aos remetentes o controle correto sobre a coleta de dados.

Autenticação

Os variados níveis de autenticação certificam que os signatários são mesmo as pessoas relacionadas nos documentos. Dessa forma, a identidade será comprovada antes que sejam acessados.

Assinatura

Permite o envio de documentos para assinatura dos funcionários e devolução de modo rápido e ágil.

Relatórios

O sistema concede aos usuários e gestores que emitam relatórios sobre estatísticas da empresa e verifiquem dados da conta, com acesso em tempo real.

Conformidade

A assinatura eletrônica possui validade jurídica e execução dos documentos em tribunais, protegendo os contratos contra renúncias, por exemplo.

Retenção

Os documentos assinados são criptografados e armazenados no sistema contra falsificações da DocuSign.

Disponibilidade

A solução disponibiliza tempo de atividade, com transparência em relação ao status dos serviços, como:

  • status de disponibilidade do serviço;
  • disponibilidade de nível corporativo;
  • estatísticas mensais de tempo de tarefa;
  • notificação e alertas de serviço.

Fluxo de trabalho

A plataforma permite estipular e ordenar os signatários, atribuindo a destinatários diversas funções e acessos, com controle das fases de cada processo.

Configuração

As funcionalidades da DocuSign são configuráveis conforme as questões legais para manter a conformidade em relação às políticas da companhia — gerenciamento das assinaturas dos signatários, custódia e retenção de documentos e especificação de autenticação por pessoa. Ou seja, a DocuSign atua com os aplicativos mais populares, serviços e dispositivos já usados dentro da corporação.

Segurança

Há proteção inviolável dos dados confidenciais, com criptografia e diversos certificados de segurança, incluindo:

  • criptografia de documentos;
  • central de confiabilidade da DocuSign;
  • certificação ISO 27001;
  • gestão de custódia de documento;
  • proteção contra spam.

Após analisar tudo que foi dito neste guia, você sabe exatamente como atualizar seu RH e acompanhar o mercado. São várias ferramentas e ações que podem otimizar todo o trabalho desempenhado no setor de Recursos Humanos. As novas tecnologias, que proporcionam ferramentas capazes de trazer mais eficiência e produtividade às empresas, são extremamente importantes e as companhias devem se adaptarem a essa nova realidade.

E aí, o que achou deste guia? Venha fazer o teste grátis da nossa ferramenta e descubra como a DocuSign pode otimizar o setor de RH da sua empresa!

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