O que são custos de transação e como reduzi-los?

O avanço da tecnologia fez com que surgissem muitas mudanças no ambiente empresarial, melhorando diversos aspectos, pois geralmente a inclusão de soluções tecnológicas permite que os negócios se tornem eficientes e econômicos. Alguns dos recursos mais importantes ajudaram a eliminar ou a reduzir drasticamente os custos de transação.

Essas despesas são constantes em qualquer troca econômica, representando uma quantia considerável. Buscar estratégias com o objetivo de reduzir esse item é fundamental para o desenvolvimento da empresa. Continue a leitura e descubra o que são os custos de transação do seu negócio e saiba como diminui-los!

O que são custos de transação?

A definição mais genérica se refere a um desembolso que não está diretamente associado ao bem ou ao serviço de interesse. Imagine que você deseja ir de sua casa até o ambiente de trabalho. Para isso, precisa pagar um táxi. Esse valor despendido com transporte é o custo de transação dessa operação.

Aplicando essa mesma lógica para as empresas, podemos definir nessa categoria os custos referentes às taxas cobradas por instituições financeiras, valores aplicados em qualquer transação a fim de obter recursos para a companhia ou despesas contratuais.

Assim, são gastos empresariais relacionados a ações necessárias para garantir que os contratos e os acordos sejam cumpridos de modo satisfatório a ambos os envolvidos. Tais custos podem ser divididos em:

• Criação e negociação de contratos;
• Avaliação e acompanhamento dos direitos de propriedade;
• Monitoramento de resultado;
• Organização de projetos e atividades.

O que fazer para reduzir os custos de transação?

A redução de despesas é uma preocupação recorrente nas corporações. Quando uma empresa cria meios de se manter produzindo com menos custos, ela se torna eficiente, produzindo mais e aumentando o seu valor de mercado. Isso implica em uma quantidade maior de recursos para aplicar em projetos de desenvolvimento e expansão do negócio.

Confira a seguir as melhores formas de minimizar os custos de transação.

Crie um mapa dos processos

Para compreender os pontos de melhoria, é relevante fazer um mapeamento de todos os processos que envolvem uma transação. Nesse ponto, você pode definir quais as atividades necessárias e como elas otimizá-las. Com isso em mente, busque o apoio da equipe para desenvolver soluções que diminuam os custos operacionais de cada etapa.

Identifique os gargalos

Entender os gargalos operacionais é fundamental para reduzir custos, pois são eles os responsáveis pelo aumento das despesas. Verifique quais atividades demandam muito recurso e são pouco eficientes, bem como as etapas que estão sujeitas a falhas ou a erros de comunicação. Após identificá-las, verifique as melhores alternativas de correção e aplique-as.

Trabalhe a gestão de documentos

Uma boa gestão contribui para que todas as informações relevantes sejam preservadas a fim de que não se perca documentos importantes e a equipe incorra em retrabalho. Isso reduz grandes despesas como busca, revisão, controle e acesso a dados do negócio, diminuindo o tempo de processo e de transação. E para te ajudar nessa tarefa você pode implementar uma ferramenta de CLM que faz toda a versão, gestão e

Elimine etapas manuais

As atividades manuais demandam maior tempo da equipe, estão mais suscetíveis a erros e pecam pela falta de padronização. Por isso, investir em automatizar os procedimentos internos da corporação contribui com a diminuição dos custos, o aumento de produtividade e com a dinâmica de trabalho na organização.

Use ferramentas de automação

Outro fator importante na redução de custos é a automação de processos. Por meio dela, os procedimentos chatos e burocráticos da empresa são transferidos para as máquinas, cabendo à equipe apenas supervisionar todo o trabalho.

Isso permite que você aloque o time em atividades mais complexas que requerem habilidades humanas como liderança, tomada de decisão e planejamento. Por isso, a automação permite reduzir o custo com pessoal, diminuir as falhas em procedimentos internos e produzir informações de modo rápido e seguro.

Como o gerenciamento de documentos e contratos pode ajudar? 

O fluxo de documentos é uma importante fonte de custos de transação, sendo uma das áreas com maior potencial para ser otimizada e produzir grandes economias na empresa. Confira como fazer um gerenciamento de documentos correto a fim de diminuir os custos do seu negócio.

Criação, versionamentos e aprovação dos documentos

Contar com uma estrutura desenvolvida propriamente para a transmissão de dados e contratos oferece mais agilidade e desempenho, minimizando os custos de transação e automatizando o envio de informações relevantes. Uma excelente alternativa nesse quesito é o DocuSign CLM, responsável por automatizar etapas de preparação e aprovação de documentos.

Com essa ferramenta, é possível solucionar de modo automático as tarefas cotidianas e direcionar o tempo para atividades estratégicas do negócio. Suponha, por exemplo, que o setor de vendas da sua empresa precisa de contratos para fechar rapidamente suas negociações. Com o CLM você gera automaticamente o documento de acordo com as regras do seu negócio, você permite o versionamento deste documento e alterações salvas na nuvem e por fim, após a aprovação ele manda o documento para assinatura eletrônica.

Com o DocuSign CLM, você diminui os custos de transação, deixa o setor de vendas mais independente e economiza tempo de espera entre o acordo de venda e a finalização do contrato que firma essa relação.

Armazenamento na nuvem

Outra ferramenta que pode ser explorada para a redução de custos é a armazenagem de dados e informações em nuvem. Ela garante a segurança do material, facilita o acesso dos colaboradores e economiza espaço físico que seria perdido.

Imagine que você precisa de um determinado tipo de contrato. No caso de material impresso, seu custo seria proporcional a todo o tempo que dedicou para encontrá-lo. No caso das empresas que contam com armazenamento em nuvem, pode-se fazer uma pesquisa rápida pelos arquivos, reduzindo consideravelmente o trabalho e a espera.

Assinatura eletrônica da transação

A possibilidade de assinatura eletrônica é uma das melhores alternativas para a redução de custos, principalmente por sua natureza digital, simples e eficiente. Com essa opção, a empresa elimina automaticamente as despesas referentes a impressão, transporte, armazenamento e envio de documentos ou contratos.

Além disso, ela possibilita desenvolver uma gestão automatizada de todos os arquivos, gerando uma economia de tempo e infraestrutura e melhorando a experiência dos clientes, que são atendidos de modo mais eficiente.

Ao utilizar a DocuSign eSignature, você pode recolher as assinaturas que precisa de forma ágil e eficaz. Além disso, existe uma economia média de R$192,00 por contrato, gerando uma boa redução de despesas na empresa.

Os custos de transação exigem um grande investimento de tempo, trabalho e dinheiro. Com o objetivo de contornar esse tipo de problema, é possível utilizar a tecnologia como aliada e implementar melhorias necessárias para o desenvolvimento do negócio. Como os setores se tornam cada vez competitivos, é necessário procurar atualizações e otimizações para tornar a empresa ainda mais lucrativa.

Gostou do nosso artigo? Viu como é importante buscar soluções tecnológicas para sua corporação? Então, entre em contato conosco e confira como a DocuSign ajuda nesse trabalho!