Gestão de workflows: aprenda a otimizar usando tecnologia

No universo corporativo, a gestão de workflows tem se tornado um pilar fundamental para empresas que buscam eficiência e produtividade. Mas você já parou para pensar em como a tecnologia pode ser uma aliada nesse processo? Ao integrar ferramentas adequadas, é possível otimizar cada etapa, garantindo que os processos fluam de maneira mais ágil.

Além disso, em um mundo cada vez mais digital, não se adaptar pode significar ficar para trás. Nesse contexto, uma gestão do fluxo de trabalho, quando bem executada, pode ser a diferença entre o sucesso e a estagnação de um negócio. Com isso, as soluções tecnológicas surgem como uma parceira indispensável, trazendo inovações que podem revolucionar a forma como a sua empresa opera.

Então, se você busca entender como aliar tecnologia e gestão de forma eficaz, está no lugar certo! Continue a leitura para saber mais sobre o assunto!

Por que otimizar os fluxos de trabalho?

Otimizar os fluxos de trabalho nas empresas é essencial para reduzir erros, aumentar a eficiência, melhorar a colaboração e manter a competitividade no mercado.

No mundo empresarial em constante evolução, os negócios que perdem a oportunidade de assumir a vanguarda quando o assunto é tecnologia, correm o risco de perder participação no mercado.

Portanto, se você não que ficar para trás, veja algumas razões para fazer uma boa gestão de workflows no seu empreendimento!

Redução de erros

A digitalização de processos e a implementação de ferramentas modernas — como assinatura eletrônica, sistemas de gestão e plataformas colaborativas — podem reduzir significativamente os erros humanos.

Já imaginou não ter que se preocupar com documentos perdidos ou informações incorretas? Quando você acompanha as tendências tecnológicas, isso é possível!

Aumento na eficiência

A agilidade nos processos é crucial para a sobrevivência das empresas. Ferramentas que automatizam tarefas repetitivas e soluções como a assinatura eletrônica, que reduzem o tempo de espera em aprovações, são exemplos de como a tecnologia pode acelerar as operações e decisões.

Melhoria na colaboração

As modalidades de trabalho remoto e híbrido têm ganhado cada vez mais relevância — não só no Brasil, como em outros países do mundo. Com o encurtamento entre as distâncias proporcionado pelo avanço tecnológico, é muito comum encontrarmos profissionais brasileiros que prestam serviço para empresas sediadas em outros estados ou, até mesmo, no exterior.

Segundo o Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (IPEA):

“Os dados indicam que o trabalho remoto se revela como uma possível e relevante parcela do mercado de trabalho brasileiro, tanto na dimensão do número de ocupados quanto no potencial de geração de renda da massa salarial relacionada a essa forma laboral. De fato, nota-se que 20,5 milhões de pessoas encontram-se em ocupações com potencial de serem realizadas de forma remota no Brasil, o que representa 22,6% do total de ocupados”.

Nesse cenário, investir em soluções que permitem que as informações sejam compartilhadas em tempo real é cada vez mais importante. Afinal, elas tornam a colaboração mais fluida e eficaz.

Quais são as tecnologias para otimizar a gestão de workflows?

Uma ferramenta de gestão de workflows automatiza os processos de uma empresa, transferindo tarefas de uma pessoa para outra conforme o fluxo de trabalho definido. E como isso se traduz no seu dia a dia? Significa que tudo será executado de forma sequencial e automatizada, seguindo todas as etapas planejadas e acordadas previamente.

Essas ferramentas podem ser utilizadas em diversos setores específicos, desde o RH até as finanças. Além disso, servem para interligar diferentes departamentos de uma organização, integrando processos de forma contínua de ponta a ponta.

Nesse contexto, a assinatura eletrônica surge como uma solução inovadora e eficiente para otimizar ainda mais esses processos. Afinal, esse é um método que confirma digitalmente a veracidade, integridade de dados e conformidade legal de documentos e transações.

Assim, em vez de aguardar assinaturas físicas que podem demorar dias ou semanas para serem obtidas, você pode assinar documentos de forma eletrônica em apenas alguns minutos, sem que a localização dos signatários seja um impedimento.

Quais são os principais exemplos de automação de processos em fluxos de trabalho?

A transformação digital tem sido uma força motriz por trás da evolução dos negócios modernos. E as soluções oferecidas pela DocuSign, como a assinatura eletrônica, têm se tornado cada vez mais relevantes para transformar o fluxo de trabalho.

Essa ferramenta permite que contratos e documentos sejam assinados a qualquer hora do dia e de qualquer lugar. E tudo isso é possível até mesmo se as partes envolvidas estiverem distantes, acelerando a produtividade de forma segura e eficiente.

Veja como essa solução pode ser usada para otimizar os fluxos de trabalho:

• preparação de documentos para novos clientes: com a assinatura eletrônica, sempre que um novo cliente é adquirido, acordos relevantes podem ser feitos rapidamente;
• envio de lembretes por e-mail: a solução permite o envio automático de lembretes para clientes que ainda não assinaram um documento, garantindo que nada seja esquecido.
• integração com aplicativos: as soluções da DocuSign podem ser facilmente incorporadas à maioria dos programas empresariais, otimizando os fluxos de trabalho relacionados a contratos;
• segurança e confiabilidade: a plataforma garante que os documentos sejam assinados de forma segura, registrando todos os detalhes das transações e protegendo contratos com selos contra adulterações — contribuindo, também, para a otimização do trabalho da gestão de TI;
• acessibilidade móvel: a DocuSign permite que os usuários acessem sua conta diretamente de dispositivos móveis, facilitando a assinatura de documentos em trânsito.

Esses são apenas alguns exemplos de como a DocuSign pode ser aplicada para otimizar processos em diferentes setores. A chave é entender as necessidades específicas do seu negócio e implementar as soluções mais adequadas de maneira estratégica.

Como você pode perceber, a gestão de workflows, aliada à tecnologia, é um dos pilares para impulsionar a eficiência no mundo corporativo. As empresas que reconhecem e integram essas inovações em seus processos conseguem alcanças resultados cada vez melhores, tanto em termos de aumento da produtividade quanto na construção de um ambiente de trabalho mais harmonioso e centrado no cliente.

E aí, gostou deste post? Se você quer elevar o seu empreendimento a um novo patamar, entre em contato conosco agora mesmo e conheça as nossas soluções!