Mesmo convivendo com os constantes avanços da tecnologia dentro e fora do espaço de trabalho, o setor de RH no Brasil manteve-se alheio a muitas das inovações que trouxeram mais agilidade e simplicidade a outras áreas. Por motivos burocráticos, a geração anterior de profissionais de RH e órgãos reguladores se apegou aos documentos em papel.

Você deve se lembrar que, num passado não tão distante, cada funcionário possuía uma pasta física para si nos imensos arquivos das empresas. Ou seja, todos os documentos relacionados a um determinado colaborador era guardado nessa pasta – formulários de contratação, solicitações de adiantamento, atestados, fichas de vale-transporte, pedidos de férias e muito mais, criando uma imensurável pilha de folhas de papel que causavam perda de tempo para serem separadas e dor de cabeça ao serem eventualmente perdidas ou danificadas.

Baseando suas ações em processos antiquados, os profissionais corriam risco de perder qualidade das vias dos documentos ou não conseguirem as assinaturas necessárias corretamente, além de exigir gastos relacionados a impressões, cópias, logística e afins.

Acontece que a nova CLT, apesar de suas polêmicas, transformou a forma como esta área pode atuar. Para os órgãos reguladores legais (como a Justiça do Trabalho), não importa mais se uma assinatura vem em papel ou eletrônica, desde que o formato torne possível reconhecer a autoria da mesma. E não há forma mais confiável de se formalizar um documento do que usando plataformas digitais.

A “moça do RH” não existe mais; a agilização dos processos tornou este setor uma peça estratégica das empresas.

A adoção de uma solução como a assinatura eletrônica de documentos da DocuSign pode abrir as portas de uma nova realidade para o profissional de RH. Imagine uma rotina sem retrabalho, sem checagem de arquivos físicos, sem assinaturas no lugar errado, sem correria com prazos que dependem do envio e do recebimento de papelada e até sem estar preso ao escritório para completar suas tarefas.

Absolutamente todos os processos realizados pela maioria das funções do setor podem se beneficiar desse recurso. Verificar e acessar documentos diretamente na nuvem, criar nomes, tags e seções para facilitar a busca de contratos e formulários, garantir que os documentos sejam assinados na hora certa (sem conflito com prazos do E-Social, por exemplo) e poder enviar, receber, aprovar e gerenciar arquivos sem precisar estar dentro da sua sala, são algumas das muitas vantagens envolvidas.

Hoje em dia, ninguém mais está preso no analógico. Se até petições e inquéritos já podem ser feitos online, por que com o RH deveria ser diferente?

Imagine ser capaz de concluir um processo de contratação de estágio sem sequer ligar a impressora, ou aprovar solicitações de férias e adiantamentos enquanto está em home office, longe dos armários e do cheiro de papel guardado. Até ações relacionadas ao Ministério do Trabalho ou cartas de demissão, que sempre foram obrigatoriamente feitas a próprio punho, são possíveis de serem realizadas digitalmente.

Isso tudo faz com que o profissional economize tempo do seu dia para focar em atividades mais significativas, que podem ser feitas por um analista de departamento – afinal, o mercado atualmente exige um RH mais estratégico, mais atuante e mais presente no negócio, que não perde tempo caçando papel.

Visando catalisar e simplificar essa evolução, a plataforma da DocuSign é intuitiva o bastante até para pessoas que não estão acostumadas com tecnologia.

Além disso, novos talentos que chegam na empresa são impactados pela velocidade incomum dos processos e pelo apelo tecnológico oferecido pelas soluções, criando uma vantagem competitiva sobre a concorrência. Os funcionários atuais, inclusive, acabam sendo retidos pelos mesmos motivos – a comodidade para executar tarefas burocráticas deixa de ser um problema e se torna um atrativo.

Neste cenário, a empresa que não se modernizar tende a ficar para trás. Não é à toa que empresas como Microsoft e LinkedIn usam a DocuSign globalmente em seus setores de RH; no Brasil, o iFood e a Loggi também são prova da eficiência digital no setor. Para companhias com funcionários alocados em diferentes lugares ou que estão em deslocamento constante, inclusive, a adoção de uma plataforma de gerenciamento e assinatura de documentos pode ser um divisor de águas.

O profissional de RH moderno não precisa passar a vida batendo carimbos e caçando assinaturas. Clique aqui e saiba como a DocuSign pode ajudar na evolução completa dessa área rumo à transformação digital.

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