Você já ouviu falar em administração sem papel? Tramitar os documentos de forma física cria um ciclo burocrático nos processos da empresa e gera muitos custos, como o aumento das despesas com materiais de escritório, a necessidade de providenciar espaço físico para alocar os arquivos e a obrigação de adotar medidas de prevenção de incêndios e de conservação dos documentos impressos. Isso sem entrar no mérito dos custos cartorários.

Então, por que insistir nesse modelo quando se pode ter uma empresa inteiramente paperless? Hoje, você vai descobrir como uma administração sem papel reflete positivamente no lucro líquido mensal. Continue a leitura para conferir!

Por que minha empresa deve abolir o uso de papel?

O ser humano tem a tendência de confiar excessivamente na materialidade das coisas, até mesmo porque realizar processos de forma digital ainda é algo relativamente novo. Todavia, a suposta segurança de acumular arquivos físicos em sua empresa oferece muito mais problemas do que soluções. Veja a seguir algumas vantagens de administrar um empreendimento sem utilizar papel.

Segurança

Por mais cuidado que a empresa tome, ao manter documentos impressos, sempre há o risco de informações sigilosas caírem na mão de terceiros. E o que dizer sobre o imenso volume de fraudes em assinaturas manuscritas?

Quando os documentos empresariais tramitam eletronicamente, todo patrimônio documental corporativo é criptografado em nuvem privada. O acesso, então, só é permitido mediante uma série de camadas de proteção, como login e senha, confirmação de autenticidade por meio de remessa de códigos temporários via smartphone, entre outras.

Praticidade

Segundo pesquisas, os profissionais perdem, em média, 4 horas por semana assinando documentos. Já as empresas desperdiçam cerca de 400 horas ao ano buscando documentos extraviados.

Quando a empresa administra os arquivos na nuvem, sem o uso de papel, todos os arquivos podem ser encontrados pelos colaboradores devidamente autorizados em poucos segundos, por meio de lupas de pesquisa e disposição digital intuitiva. E isso a qualquer hora do dia, em qualquer lugar com acesso à internet.

Baixo custo

Um levantamento feito pelo Ministério do Planejamento em 13 ministérios revelou que o custo para manter salas e galpões para armazenar papéis chega a impressionantes R$ 466 milhões anuais.

E esse elefante não está pendurado apenas sobre os ombros da administração pública. A operadora de planos de saúde Amil, por exemplo, deixou de gastar R$ 6,2 milhões com compra de folhas de sulfite apenas em 2011, quando colocou fim a seus processos com papel. Imagine quanto sua organização poderia economizar livrando-se dessas despesas?

Como eliminar o papel da dinâmica do negócio?

1. Estabeleça um marco da administração sem papel em sua empresa

O primeiro passo para começar a conduzir sua companhia no ritmo da transformação digital é estabelecer um marco a partir do qual os documentos mais importantes da companhia devem ser digitalizados.

Considerando que boa parte dos documentos jurídicos (como petições iniciais, contestações e contrarrazões) e obrigações acessórias exigidas pelo Fisco já tramitam obrigatoriamente de forma eletrônica, esse processo de migração deve concentrar-se em relatórios, contratos e documentos internos à companhia.

2. Treine sua equipe para o mundo dos negócios digitais

Construir uma empresa paperless vai além de implementar novos recursos. É necessária uma mudança completa de mentalidade, que precisa ser internalizada adequadamente por todo time.

Afinal, de nada adianta ter ferramentas para tramitação eletrônica de arquivos quando seus colaboradores ainda insistem em fazer impressões desnecessárias ou assinar recibos e demonstrativos de forma manuscrita.

Há estudos que mostram, por exemplo, que 37% das impressões feitas nas organizações poderiam ser evitadas. Ou seja, é preciso que sua equipe entenda os benefícios de digitalizar os trâmites processuais do ponto de vista ambiental, financeiro e logístico.

3. Incorpore a assinatura eletrônica na dinâmica empresarial

A assinatura eletrônica deve chancelar relatórios de desempenho, planos de ações, contratos e demais processos na companhia, especialmente pela velocidade que ela confere aos negócios.

A Vindi, plataforma de pagamentos que permite realizar programação de cobranças e emissão de boletos, por exemplo, conseguiu reduzir seu tempo médio de assinatura de contratos em 67% com esse sistema. No caso do iFood, a praticidade resultou em um crescimento de 133%.

Vale destacar também que um dos principais mitos envolvidos na administração sem papel é acreditar que assinar documentos eletronicamente não resulta em validade jurídica. Além da Medida Provisória 2.200-2/2001, existe uma série de normativos posteriores que ratificamvalidade jurídica da assinatura eletrônica em diversos âmbitos, com a Lei 11.419/2006 e a Lei 12.682/2012.

A assinatura eletrônica utiliza códigos algorítmicos únicos para validar cada arquivo, nível de segurança que dispensa até mesmo reconhecimentos cartorários (cujos custos também pesam no caixa das organizações).

4. Implemente uma solução de gestão de documentos em nuvem

Ao tramitar os arquivos corporativos apenas em meio digital, armazenados em nuvem privada, você pode ter colaboração simultânea, acesso restrito a informações críticas, backups automáticos, além de economia de espaço físico em sua corporação.

Outra questão bastante relevante ao assumir a postura de uma empresa paperless é a sinalização aos parceiros do compromisso com o uso sustentável dos recursos naturais. O Brasil consome, por ano, em média 44 kg de papel por habitante, o equivalente a 1 árvore por pessoa. Entretanto, quem se apoia no papel para fazer negócios não está apenas estimulando o desmatamento.

Considerando que são necessários 540 litros de água para produzir cada 1 kg de papel, imagine o quanto uma empresa que consome anualmente 75 mil folhas A4 poderia contribuir ao meio ambiente caso adotasse uma postura mais responsável? Levar sua companhia para o universo digital é também uma questão de comprometimento socioambiental.

5. Faça reuniões por videoconferência

As reuniões por videoconferência podem ser gravadas, dispensando a necessidade de transcrições ou emissões de relatórios (que costumam representar perda de produtividade e, claro, mais papel). Além disso, em uma reunião por videoconferência, a companhia pode reunir profissionais que estejam em localizações geográficas diferentes e conferir mais agilidade o fluxo de informações.

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