Como usar assinaturas eletrônicas no Microsoft SharePoint

Organizações de todos os tamanhos têm milhares de acordos para gerenciar. Muitos desses acordos estão armazenados em sistemas como o SharePoint, e muitos deles solicitam assinaturas formais de partes internas e externas. Essa pode ser uma experiência difícil, complexa e demorada.

Vamos conferir como acelerar o processo usando o SharePoint com o DocuSign. 

Os desafios das assinaturas eletrônicas e o SharePoint

Um dos principais desafios de usar assinaturas eletrônicas no SharePoint é que pode ser difícil encaminhar documentos para assinatura e rastrear seu progresso manualmente. Depois que um documento sai do SharePoint, pode ser difícil fazer seu rastreio.

Para complicar ainda mais as coisas, muitas organizações usam assinaturas eletrônicas em conjunto com outros sistemas, como o Teams e o Outlook. Enviar um documento de um sistema para o outro pode gerar mais incertezas sobre o local ou o status do documento.

Considere o cenário de uma empresa farmacêutica que gerencia documentos de SOP (Procedimento operacional padrão) para a fabricação de medicamentos. São documentos longos e detalhados que são revisados por diversas partes interessadas dentro da empresa, como equipes clínicas, departamentos jurídicos e de conformidade, operações, grupos de segurança, líderes de produto, equipes de P&D e outras mais. Assim que o SOP é totalmente negociado, cada parte precisa assinar o documento para indicar sua aprovação do plano.

Os desafios das assinaturas manuais e o SharePoint

Em um fluxo de trabalho fragmentado e multissistema, o gerente de programa tem o fardo de coletar todas as assinaturas necessárias. Primeiro, é necessário descobrir quem, em cada departamento, precisa aprovar o documento. Depois, é preciso baixar o documento do SharePoint e imprimir uma cópia física, que deve então ser levada até cada pessoa para que as assinaturas manuais sejam coletadas. 

Uma vez que todas as assinaturas são coletadas, o gerente de programa precisa fazer cópias do documento e distribuí-las para todos os representantes dos departamentos que as assinaram. Em seguida, é necessário encontrar um lugar para armazenar os documentos físicos com segurança.

Esse encaminhamento manual dos documentos impressos para a obtenção de assinaturas manuais pode ser ineficiente e propenso a erros. Não há como rastrear os documentos depois que eles saem do SharePoint, e pode ser difícil encontrar as cópias firmadas nas pastas. Esse não é apenas um caso de uso isolado. Isso é comum em diversos processos, incluindo onboarding de fornecedores, processamento de faturas, onboarding de RH e muitos outros.

O poder da integração entre o DocuSign eSignature e o SharePoint

A integração entre o DocuSign e o SharePoint pode simplificar e otimizar o processo de aprovação com a tecnologia de assinatura eletrônica. Com essa integração, você pode:

Enviar documentos para assinatura diretamente do SharePoint

Capturar assinaturas e encaminhar documentos com fluxos de trabalho automatizados

Armazenar automaticamente os documentos assinados nas pastas corretas do SharePoint

Comparar o fluxo de trabalho fragmentado de antes com o que integra o DocuSign e o SharePoint. Depois que os signatários de todos os departamentos tiverem sido identificados, o gerente de programa pode simplesmente clicar em um botão no SharePoint para enviar um documento de SOP para assinatura a diversas partes interessadas, em uma ordem específica, se necessário.

Essas partes interessadas podem adicionar sua assinatura com rapidez usando o DocuSign direto no SharePoint, momento em que o documento será enviado automaticamente à próxima parte interessada para ser assinado. Assim que a última assinatura for coletada, a cópia completa volta a ser automaticamente armazenada na mesma pasta do SharePoint. Também é possível verificar o status do documento, quem assinou ou não e onde o documento está parado, tudo dentro do SharePoint.

Parte de um contexto maior

O SharePoint geralmente é apenas uma parte de um processo de negócios maior. Ao integrar o DocuSign ao SharePoint e a outros produtos da Microsoft, você pode economizar ainda mais tempo e esforço.

Você pode, por exemplo, usar a integração do DocuSign para Teams a fim de notificar membros da equipe sobre as assinaturas em seu aplicativo do Teams quando eles estiverem revisando o documento. Ou você pode usar a integração do DocuSign para Outlook com o objetivo de permitir que as partes interessadas assinem documentos diretamente do Outlook. E você pode usar o conector do DocuSign para Power Automate a fim de automatizar todo o processo de disparo de assinaturas do documento de SOP, eliminando a necessidade de o gerente de programa até mesmo clicar um botão no SharePoint.

Benefícios do uso do eSignature com o SharePoint

As vantagens de integrar o SharePoint e o DocuSign não se limitam à economia de tempo na coleta de assinaturas. Confira aqui algumas outras vantagens principais:

• Maior segurança: O DocuSign usa as principais medidas de segurança da indústria para proteger seus documentos e assinaturas.
• Melhoria da Conformidade: O DocuSign pode ajudar você a cumprir os requisitos de conformidade oferecendo uma trilha de auditoria à prova de violação para todas as assinaturas e transações.
• Colaboração aprimorada: O DocuSign facilita a colaboração com signatários internos e externos, independentemente de onde estejam localizados.

Integre o SharePoint e o eSignature hoje mesmo

A integração entre o DocuSign e o SharePoint pode ajudar organizações de todos os tamanhos a economizar tempo e dinheiro por meio da otimização do processo de assinatura. Com o DocuSign, você pode enviar documentos para assinatura direto do SharePoint, capturar assinaturas e encaminhar documentos automaticamente e devolver documentos assinados para as pastas corretas do SharePoint.

Para mais informações sobre como configurar e usar a integração do DocuSign eSignature para Sharepoint, visite nosso site de suporte.

Para começar a usar assinaturas eletrônicas no SharePoint, baixe o aplicativo do DocuSign para SharePoint.