Impulsionando a conformidade e a continuidade dos negócios em ciências biológicas com assinatura eletrônica

Se você é de uma empresa nacional ou global de ciências biológicas, conectar pessoas em dezenas, centenas e até milhares de escritórios em todos os países e continentes não é novidade. Mas a pandemia do COVID-19 tornou muito mais difícil conectar funcionários e todos que com eles fazem negócios, já que a maioria das pessoas está trabalhando remotamente. Adicionar essa nova aliança externa aos círculos de comunicação tradicionais pode criar desafios de conformidade e continuidade para a maioria das empresas, mas especialmente para as organizações de ciências biológicas.

Como garantir que novos desafios não rompam essa cadeia em nenhum momento, desde a pesquisa e desenvolvimento até a comercialização de um novo medicamento ou tecnologia médica? 

A resposta para as organizações de ciências biológicas é uma plataforma de assinatura eletrônica robusta. Implementar essa plataforma para fazer a transição de formulários e fluxos de trabalho de contrato comumente usados para formatos digitais é um dos primeiros passos em uma transformação digital completa do seu negócio.

Vamos explorar a necessidade acelerada de transformação digital, falar sobre novos recursos que uma plataforma de assinatura eletrônica robusta pode dar às organizações de ciências biológicas e explicar como esses novos recursos podem beneficiar os pacientes em nosso ambiente atual e além.

O trabalho remoto agora é a norma

Praticamente todas as organizações tiveram que ajustar seu ambiente de trabalho em 2020. Uma pesquisa recente com 681 empregadores descobriu que 74% disseram ter feito mudanças em seu ambiente de trabalho para aderir a novos protocolos de pandemia. Por exemplo, 53% disseram que seus funcionários em tempo integral agora estão trabalhando remotamente ou de casa.

Para as ciências biológicas, essa mudança pode ser particularmente desafiadora por causa da papelada que impulsiona todas as fases do trabalho: acordos, auditorias, conformidade, consentimentos, contratos, regulamentos, submissões e muito mais - sem contar as normas regulatórias e GxPs. 

Desafios documentais nas ciências biológicas

Em um recente ponto de vista no Journal of the American Medical Association, três cientistas de dados, incluindo um de Bristol Myers Squibb, discutiram os desafios de fazer pesquisa clínica e realizar ensaios clínicos durante a pandemia. Eles destacaram a coleta de dados como um desafio específico e a transformação digital como a solução para esse desafio. 

"Para evitar a interrupção da coleta de dados, os ensaístas devem considerar abordagens como a captura eletrônica de dados implementada em casa pelo paciente ou cuidador, a telemedicina ou entrevistas por telefone", disseram os pesquisadores. 

Muitos dos documentos necessários para coletar dados também exigem que o paciente ou outros assinem os formulários. Você poderia comprar para todos na sua empresa uma impressora, scanner, fax e conexão à Internet para o escritório em casa. Uma solução melhor seria passar para uma plataforma de assinatura eletrônica robusta e conectar todos a essa plataforma eletronicamente de onde quer que estejam agora e no futuro.  

Ao alavancar uma plataforma de assinatura eletrônica, os documentos que seus funcionários, fornecedores ou participantes do teste precisam para fazer seus respectivos trabalhos podem ser gerenciados na plataforma. Considere as cinco paradas ao longo da cadeia de valor e os tipos de documentos e recursos de gerenciamento de documentos necessários em cada uma dessas paradas:

• Descoberta: pesquisa patrocinada, pesquisa iniciada pelo pesquisador, resultados laboratoriais
• Desenvolvimento de medicamentos ou dispositivos: desenvolvimento pré-clínico, ensaios clínicos, consentimento e inscrição do paciente, iniciação no local, submissões regulatórias
• Fabricação: registros de lote, procedimentos operacionais padrão, acordos de qualidade, inspeções de segurança, notificações de recall
• Distribuição: programas de parceria e distribuição, contratos de vendedores e fornecedores, aprovações de agências 
• Vendas e marketing: acordos de palestrantes com profissionais de saúde, acordo de patrocínio com organizações de saúde, processamento de pedidos, rastreamento de amostras, acordos de vendas

Isso é tudo antes de um único paciente usar sua nova medicação prescrita ou tecnologia médica. Agora pense em todos os documentos e recursos de gerenciamento de documentos que você precisa depois que seu medicamento ou dispositivo chega ao mercado, como contratos de reembolso com pagadores, aprovações de autorização prévia com provedores, relatórios de eventos adversos com reguladores e assistência clínica e financeira e programas de educação com pacientes.  

A documentação antes e depois da aprovação pode ser perdida, atrasada ou bagunçada quando todos estão trabalhando não apenas remotamente, mas também de casa, onde as distrações estão em todos os lugares. Nas ciências biológicas, isso pode atrasar a comercialização de medicamentos ou tecnologia médica e a aquisição dos mesmos por parte dos pacientes que deles necessitam.

Recursos de documentos digitais

Há uma maneira melhor: alavancar uma plataforma de assinatura eletrônica para seus documentos mais importantes. A transição de formulários em papel para assinatura eletrônica pode ajudar a:

• Reduzir o tempo e os custos do ciclo de desenvolvimento de medicamentos e dispositivos
• Simplificar a conformidade e reduzir o risco regulatório
• Melhorar a experiência de inscrição do paciente
• Eliminar obstáculos de vendas

Os processos digitais podem ajudar a simplificar os esforços de conformidade e continuidade de negócios. Além disso, as lições aprendidas agora ajudarão a continuar a transformação digital bem no futuro após a pandemia abrandar. Você está aprendendo uma nova e melhor maneira de trabalhar agora e seguir em frente.

E o timing é tudo. Uma série de instituições de saúde nacionais e internacionais divulgaram diretrizes para os empregadores sobre como reabrir seus edifícios e permitir que os funcionários voltem a trabalhar em seus escritórios. 

Entre as recomendações: "Alterne turnos, horários de início e horários de pausa conforme possível para reduzir a densidade de funcionários em áreas comuns, como áreas de triagem, salas de descanso e vestiários."

Se você é como a maioria das empresas, você precisa de um fluxo constante de papelada 24 horas por dia, 7 dias por semana para seguir em frente se quiser aproveitar os benefícios listados acima. Por esse motivo, voltar a trabalhar no mundo pós-COVID-19 pode não funcionar com o seu modelo de negócio. O que funcionará é uma plataforma de assinatura eletrônica que permite que seus funcionários trabalhem em qualquer lugar a qualquer hora, agora e no futuro.