Como usar DocuSign para ServiceNow

Na era de fluxos de trabalho digitais e empresas de longo alcance, garantir a execução de contratos de forma tranquila e a fácil assinatura nos sistemas da sua empresa é mais importante do que nunca. Se a sua empresa usa o ServiceNow para aprimorar a colaboração entre os departamentos, o DocuSign eSignature poderá simplificar a papelada e conectar os processos de contratos das suas equipes administrativas em uma única plataforma.

Quando as empresas integram o poder da ServiceNow e da DocuSign, otimizam seus fluxos de trabalho para TI, funcionários e clientes por meio da automação inteligente dos processos de contratos - economizando tempo, reduzindo erros e encantando a todos: funcionários, fornecedores e clientes.

Como o DocuSign para ServiceNow otimiza os fluxos de trabalho

Sempre que um funcionário faz uma solicitação que exige consentimento ou assinatura eletrônica, a ServiceNow pode conectar departamentos diferentes para enviar automaticamente solicitações de assinatura eletrônica e compartilhar dados de forma segura por meio da integração com a DocuSign. Use a DocuSign para aumentar a produtividade dos seus fluxos de trabalho daServiceNow ao:

• Assinar documentos jurídicos, como acordos de confidencialidade e formulários de autorização
• Realizar o onboarding de novas contratações
• Gerar contratos de clientes 
• Aprovar solicitações de exceções às políticas de funcionários
• Automatizar contratos de compras e ordens de compra
• Fornecer consentimento para verificação de antecedentes
• Preencher formulários de desligamento e atualizar planos de remuneração
• Autorizar transferências internas e eventos do ciclo de vida do funcionário
• Validar documentos de desligamento

Reduza as complexidades da integração e trabalhe melhor em conjunto

O DocuSign eSignature moderniza o processo de contratos para que as empresas possam gerenciar as solicitações de assinatura na plataforma ServiceNow sem precisar alternar sistemas. Vamos comparar o processo de obtenção de assinaturas antes e depois de as empresas integrarem o DocuSign eSignature à plataforma ServiceNow.

Antes da integração do DocuSign, a geração de contratos era mais ou menos assim: o iniciador do contrato baixaria um contrato do painel de contratos do ServiceNow e o enviaria por e-mail para todos os signatários. Cada destinatário do contrato precisaria imprimir, assinar e fazer upload do contrato para o ServiceNow. Após o envio e o armazenamento das assinaturas, todos que tinham baixado o contrato precisariam se lembrar de excluir as cópias locais de seus computadores pessoais. Esse processo era exaustivo e apresentava diversas oportunidades de erro humano. Além disso, em caso de erros, o signatário precisaria refazer todo esse processo.

Com a implementação da integração do DocuSign, o cenário muda. Agora, após o iniciador selecionar um contrato no ServiceNow, ele pode usar a DocuSign para enviar automaticamente o contrato para a aprovação de fornecedores e executivos. Em vez de imprimirem o contrato, os destinatários podem assiná-lo digitalmente em qualquer dispositivo usando o DocuSign eSignature. Todas as assinaturas serão coletadas pela DocuSign. A plataforma ServiceNow salvará todas as assinaturas do contrato em um repositório em nuvem, permitindo que todas as pessoas com acesso autorizado recuperem o documento rapidamente, sem precisar vasculhar documentos em papel.

Ao automatizar e simplificar a aprovação de documentos, a DocuSign permite que as empresas otimizem os fluxos de trabalho da ServiceNow e promovam parcerias entre departamentos ao, por exemplo, fazer a integração de novas contratações. Desde a assinatura de documentos jurídicos, como contratos de propriedade intelectual e acordos de confidencialidade, até a aquisição de novos equipamentos de TI, a DocuSign para ServiceNow permite que os funcionários enviem e concluam solicitações em um só lugar.

No caso de uma nova contratação da empresa, o RH pode criar uma lista de tarefas de integração, permitindo a junção de diferentes fluxos de trabalho departamentais. O departamento jurídico pode adicionar um modelo da DocuSign à ServiceNow para o envio automático de solicitações de assinatura eletrônica aos destinatários e a TI pode incluir uma lista de equipamentos obrigatórios na plataforma. A partir daí, o RH pode associar o documento e os equipamentos à lista de tarefas para facilitar o cumprimento das necessidades. Tudo o que a nova contratação precisa fazer é oferecer seu consentimento digital.

Obtenha os benefícios da integração do DocuSign com o ServiceNow

Promova o trabalho em equipe, economize tempo e reduza os erros — a facilidade de obtenção de assinaturas eletrônicas com a DocuSign para ServiceNow traz benefícios avançados para empresas de todos os tamanhos. Maximize o potencial de cada uma desses aplicativos com uma integração que permite que você:

Promova a colaboração departamental

A DocuSign para ServiceNow abrange a empresa inteira, conectando departamentos e sistemas diferentes que precisam de formulários assinados. Com fácil escalabilidade, é possível expandir os fluxos de trabalho da DocuSign para ServiceNow onde e quando você precisar — RH, TI, departamento jurídico, compras, vendas, diretoria — facilitando a colaboração e unificando as partes interessadas.

Consolide processos e aprimore a supervisão

Visibilidade, segurança, capacidade de rastreamento: a DocuSign para ServiceNow mantém as operações administrativas da empresa no bolso da sua equipe de TI. Em um único painel, o departamento de TI consegue rastrear os processos internos na ServiceNow e monitorar a trilha completa de auditoria. Com um registro abrangente de nomes, e-mails, endereços IP e locais associados a casos legais, a integração também facilita a identificação e a correção de eventuais erros.

Conduza fluxos de trabalho mais eficientes 

Economize milhares de horas de trabalho administrativo e minimize os erros humanos automatizando os processos de contratos manuais e reduzindo as etapas obrigatórias para a conclusão dos fluxos de trabalho. Por exemplo, veja como seu departamento jurídico e de RH podem economizar tempo usando a DocuSign para ServiceNow. Como diretoria de conformidade, o departamento jurídico lida com muitas solicitações de aprovação e conformidade dos funcionários, como solicitações para participar de conselhos externos e solicitações de isenção de políticas. O uso de assinaturas eletrônicas para automatizar encaminhamentos e aprovações cria um processo de autoatendimento para funcionários e reduz a papelada e as tarefas administrativas para as equipes de RH e do departamento jurídico. 

Aumente a produtividade dos funcionários 

Facilite para os funcionários a assinatura de documentos que registram eventos do ciclo de vida, como a mudança para outro estado ou a obtenção de uma promoção. A DocuSign para ServiceNow permite que os funcionários eliminem tarefas manuais com o preenchimento automático de modelos de formulários e a marcação automática de departamentos. Com um sistema de chamados fácil de usar, as criações e aprovações de documentos ocorrem na interface de usuário na web ou no aplicativo móvel da ServiceNow.

Confie na segurança dos seus documentos

A DocuSign traz diversos métodos de autenticação para a plataforma ServiceNow, como verificação de identidade por ligação telefônica e SMS, o que mantém seus contratos digitais seguros e em conformidade com as regulamentações de segurança. Isso é especialmente útil para empresas que operam em setores e países com requisitos abrangentes de segurança, como a autenticação de dois fatores.

Em setores altamente regulamentados, as empresas podem estar sujeitas a decretos de proteção de dados, como a norma 21 CFR Parte 11 no setor de HLS e o Programa Federal de Gerenciamento de Riscos e Autorizações (FedRAMP) para contratos com o governo dos Estados Unidos. A DocuSign garante que os contratos digitais que passam pelo ServiceNow contenham as etapas adicionais de autenticação necessárias para cumprir as regulamentações específicas do setor. O eSignature é compatível com o Padrão de segurança de dados do PCI, o Nível de impacto moderado do FedRAMP e o Nível de impacto 4 (IL4) do Departamento de Defesa.

Em países com diferentes requisitos legais, como Polônia, França, Índia e China, as empresas devem cumprir uma abrangente verificação de identidade. Uma empresa que deseja integrar um funcionário na França descobriria que, sem uma assinatura eletrônica qualificada para formulários, a solução de RH da ServiceNow solicitaria assinaturas e processos manuais para a integração de funcionários. Isso prejudicaria a experiência digital que a maioria dos funcionários espera de seus empregadores atualmente. A DocuSign oferece as medidas de segurança que ajudam as empresas a cumprir as leis internacionais de contratos digitais e cria uma experiência global para todos os funcionários. A DocuSign tem certificações internacionais de segurança, como a ISO 27001, e tem o compromisso de conformidade com padrões internacionais de privacidade, incluindo o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados da União Europeia e o Sistema PRP de Cooperação Econômica da Ásia-Pacífico.

Trabalhe facilmente com fornecedores externos

A DocuSign expande os fluxos de trabalho além do ambiente do ServiceNow. Em vez de convidar partes fora da organização para o ServiceNow, a DocuSign permite que as empresas capturem consentimentos e obtenham assinaturas eletrônicas facilmente de fornecedores e prestadores de serviço independentes que não estão na plataforma ServiceNow.

Os acordos de confidencialidade são um dos exemplos mais comuns dessa funcionalidade. Com a DocuSign para ServiceNow, o departamento jurídico pode simplesmente adicionar a assinatura eletrônica como uma etapa em seu fluxo de trabalho, e a DocuSign enviará automaticamente uma solicitação de assinatura para o parceiro sem exigir que ele entre na plataforma ServiceNow. Quando o parceiro assina o documento, a DocuSign armazena o acordo de confidencialidade na plataforma ServiceNow.

Integre flexibilidade

Se uma organização usar várias soluções de software empresarial, a DocuSign poderá ser o fio unificador que conecta todas as soluções em um painel da ServiceNow. Ao usar Microsoft Office, Microsoft Teams, Microsoft Dynamics, Workday, SAP, Salesforce ou Oracle, as integrações prontas para uso da DocuSign oferecem a facilidade de alternar os aplicativos sem esforço. Empresas de diversos setores estão descobrindo que a transformação dos fluxos de trabalho fica ainda mais poderosa quando você harmoniza todas as ferramentas de tecnologia que estão ao seu dispor.

Aproveite ao máximo a ServiceNow com a integração do DocuSign eSignature

Com 6.900 clientes empresariais e em expansão, a ServiceNow ajuda as organizações a reinventar suas formas de colaboração. Ao usar essa plataforma de chamados com os recursos de fornecimento de consentimento da DocuSign, você obtém uma ferramenta de fluxo de trabalho potente que gerencia suas tarefas administrativas e elimina silos departamentais.

E com a fácil implementação e a compatibilidade móvel, você não precisa esperar para implementar essa integração. As empresas podem aproveitar os benefícios da DocuSign para ServiceNow em praticamente qualquer dispositivo móvel em poucos dias. Explore o potencial da DocuSign para ServiceNow para tornar seu local de trabalho mais eficiente e seguro e aproveitar ao máximo o seu investimento na ServiceNow.

Saiba mais sobre como otimizar seus fluxos de trabalho do HR Service Delivery da ServiceNow.