Como funciona a assinatura digital de contratos?

A transformação digital modificou a forma de fazer negócios no meio corporativo, o que se deve a tecnologias que otimizam processos. Conforme esse novo cenário se estabelece, também surgem dúvidas relacionadas ao uso desses novos recursos na prática, sendo que uma das mais recorrentes é sobre como funciona assinatura digital de contratos, uma opção cada vez mais utilizada pelas empresas.

Qual ferramenta deve ser utilizada para realizá-la? Esse tipo de assinatura é válido ou não? Esses são alguns dos principais questionamentos quando o assunto é assinatura digital. Há, ainda, outros tipos de assinaturas que podem confundir gestores e colaboradores que não estão totalmente familiarizados.

Você tem dúvidas sobre a assinatura digital? Neste post, vamos abordar como ela funciona. Confira!

Como funciona assinatura digital de contratos?

A assinatura digital é definida como uma forma de firmar contratos de forma eletrônica e segura, exigindo um certificado digital para a formalização do documento. O contrato pode ser assinado independentemente do local em que as duas partes envolvidas na negociação estejam, já que todo esse processo pode ser feito online.

Para realizar uma assinatura digital, a empresa deve cumprir as seguintes etapas:

• preparar o contrato — consiste em elaborar o contrato em formato eletrônico, inserindo as cláusulas e informações relevantes para a negociação;
• identificar e incluir no fluxo de envio as partes — requer a identificação das pessoas que vão assinar o contrato e de seus certificados digitais;
• enviar o contrato — compreende o envio eletrônico do contrato para as partes interessadas;
• assinar o contrato — as partes envolvidas visualizam e assinam o contrato eletrônico, assinando-o digitalmente e incluindo seu certificado digital. Feito isso, a assinatura digital é registrada em um sistema eletrônico, contendo data, hora e local do ato;
• arquivar o contrato — se caracteriza pelo arquivamento eletrônico do contrato assinado em um sistema seguro, que proteja a sua integridade.

Os contratos assinados digitalmente possuem a mesma validade que os contratos assinados à caneta. No entanto, conforme adiantado acima, para que isso ocorra, devem atender a alguns requisitos legais, como o uso de certificados digitais — identidade eletrônica da pessoa ou empresa, que devem ser emitidos por Autoridades Certificadoras e em conformidade com a ICP-Brasil.

Qual a lógica e a tecnologia por trás da assinatura digital?

A assinatura digital se baseia na tecnologia que usa um par de chaves criptográficas diferentes, sendo que uma é privada e a outra é pública. A chave privada é mantida em segredo, sendo revelada exclusivamente ao signatário (a pessoa que realiza a assinatura digital), enquanto a chave pública permanece acessível ao público em geral.

Em resumo, a chave privada é utilizada para a assinatura digital do contrato, enquanto a chave pública tem como finalidade possibilitar a verificação da autenticidade da assinatura.

Sempre que um documento é assinado digitalmente, é gerada uma assinatura digital única, que se destina exclusivamente a esse documento e à pessoa que o assina. Ela é criada a partir de um algoritmo criptográfico, que combina a mensagem descrita no contrato e a chave privada pertencente ao signatário.

Qual a diferença entre a assinatura eletrônica e assinatura digital?

Apesar de esses termos serem frequentemente confundidos, assinatura digital e assinatura eletrônica não são a mesma coisa. A assinatura eletrônica se refere a toda assinatura que é realizada eletronicamente. Trata-se de uma forma ampla de assinatura que pode ser utilizada nos mais variados tipos de documentos e negociações.

Por sua vez, a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que depende de um certificado digital da ICP-Brasil para ser validada, e geralmente é utilizada em casos específicos, como em documentos governamentais.

Contudo, vale ressaltar que ambas possuem validade jurídica. E, assim como a assinatura digital, a assinatura eletrônica da DocuSign também utiliza criptografia e demais mecanismos de segurança que possibilitam a integridade de dados descritos nos contratos.

Qual assinatura eletrônica é válida em contratos?

As assinaturas eletrônicas válidas, de acordo com a lei brasileira, em contratos são a assinatura eletrônica simples, assinatura eletrônica avançada e assinatura eletrônica qualificada, ou assinatura digital. Entenda, abaixo, quais são as características de cada uma dessas assinaturas.

Assinatura eletrônica simples

A assinatura eletrônica simples é a forma mais comum de assinatura eletrônica e geralmente é a utilizada para a maioria dos documentos. Permite a identificação do seu signatário mediante anexação ou associação de dados a outros dados, em formato eletrônico. É a assinatura utilizada para a maioria dos documentos pois por si só já utiliza criptografia e possui níveis robustos de proteção a dados.

Assinatura digital avançada

Na assinatura digital avançada, o signatário deve passar por um processo de comprovação adicional de autoria, que pode ser feito, por exemplo, por meio do uso de senhas, biometria facial, tokens ou certificados digitais (inclusive através de certificados não emitidos pela ICP-Brasil).

Assinatura eletrônica qualificada

A assinatura eletrônica qualificada equivale à assinatura digital. Para utilizá-la, é necessário possuir um certificado digital emitido pela ICP-Brasil. Esse certificado digital é vinculado à identidade do autor da assinatura e garante a integridade do documento assinado. A assinatura eletrônica qualificada é geralmente utilizada em documentos específicos, como os governamentais.

Como assinar um documento com a assinatura digital?

Para realizar a assinatura digital, é necessário obter um certificado digital e um software de assinatura eletrônica. Depois disso, basta abrir o documento a ser assinado dentro do software.

Depois de adicionar os signatários e campos de preenchimento de dados/ assinatura dentro do contrato, é necessário selecionar o tipo de assinatura e escolher a opção de assinatura digital. Campos para CPF e cargo serão habilitados, os quais podem ou não ser preenchidos. Além disso, o usuário pode definir uma ordem de assinatura, se necessário. 

Por último, depois de adicionar os signatários e campos de assinatura, pode enviar o documento para assinatura. O documento pode ser enviado por e-mail ou SMS, e os signatários receberão um link para acessá-lo.

A DocuSign tem assinatura digital ou não tem?

Sim, a DocuSign também oferece como opção a assinatura digital, mas não atua como Autoridade Certificadora, ou seja, não fornece o certificado digital. Vale ressaltar que os nossos produtos admitem todos os certificados de Autoridades Certificadoras. Ou seja, qualquer pessoa com um certificado digital pode tranquilamente enviar assinaturas digitais na plataforma da DocuSign.

Ademais, a assinatura digital pode ser feita com certificados de selo de hora brasileira, do Federado/SSO, da DocuSign, de SMS, do código de acesso, de identificação social, de telefone ou voz, da autenticação em pessoa, de identificação de terceiros ou de certificados digitais da própria DocuSign.

Embora a assinatura digital possa ser utilizada em todos os tipos de arquivo, a maioria deles não requer esse nível de autenticação. Sendo assim, a assinatura eletrônica já é suficiente para promover a validação de contratos, consolidando-os como documentos com valor jurídico.

Agora que você sabe como funciona a assinatura digital de contratos, poderá entender melhor quando utilizá-la em suas negociações. Além disso, fica claro que tanto a assinatura digital quanto a assinatura eletrônica possuem validade jurídica, sendo que esta última pode utilizar diferentes meios para reconhecer a sua legitimidade, enquanto a primeira limita-se ao reconhecimento feito por certificado digital do ICP-Brasil.

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